档案分类试行规则实施细则

江西省双强化工有限公司档案分类试行规则实施细则档案室编制二零零九年六月1江西省双强化工有限公司档案分类试行规则实施细则为了加强企业档案的标准化、规范化管理，促进档案工作现代化建设，更好地为生产和经营管理服务，根据国家档案局和化工部的有关规定精神，结合我厂实际情况，制制定本实施细则。第一条分类原则1、本实施细则遵循《工业企业档案分类试行规则》、《化工档案分类试行规则》以及《江西省工业企业档案分类试行规则实施细则》所制定的工业企业档案的分类原则和类目设置方法，以本厂全部档案为对象，依据企业的基本职能，结合档案形成的规律、内容和特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。2、在分类中，凡是反映产品、科研、基建、设备等科技项目的技术活动的文化材料，全部归入产品、科研、基建、设备档案类，与该项目的档案一并整理归档。其它反映生产技术管理活动的文件材料都归入生产技术管理类。第二类类目的设置1、一级类目的设置。按照国家档案局和化工企业档案分类的有关规定，本厂档案分类共设置十个一级类目，那党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。2、二级类目的设置。第0~3类按职能分类，第4~7类产品档案按产品（品种）类别分类，科研档案按课题分类，基建档案按总体、生产性建筑、辅助生产建筑、办公生活福利建筑分类，设备档案按非标设备、定型设备分类，会计档案按报表、工资单、帐薄、凭证分类，人事档案按干部、工人、离退休、死亡职工分类。3、三级及三级以下类目的设置。第0~3类不设三级类目，（《化工企业档案分类试行规则》中的三级类目可2作为归档范围和卷内目录顺序）。第4~8类的三级类目，产品按名称、科研按阶段、基建按项目、设备按化工产品名称和设备类属设置，四级类目均按设备名称设置，会计档案的凭证按现金、银行、转帐等分类，帐薄按日记帐、总帐、明细帐分类，人事档案的三级类目可按姓氏笔划或汉字四角号码设置。第三条：档案的编号方法1、我厂档案各级类目代号统一采用阿拉伯数字，在每一级类目之间，用间隔号“·”隔开。2、以《工业企业档案分类试行规则》中规定的企业档案分类表为基点，我厂全部档案分这十个大类，设置十个一级类目，用“十进位”编号制标识，即十个一级类目用阿拉伯数字按从0到9的顺序标识；二级及二级以下各级类目采用01~99标识。案卷号按顺序用阿拉伯数字标识，各级类目的分类标识，详见附表。（《江西双强化工有限公司档案分类标识表》）。3、各类档案编号举例（1）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案的编号。本厂对这四大类档案只设一、二级类目，且根据这四大类档案的形成特点。结合其排列方法，编号时在案卷顺序号后加一个年度号。例如：A：0·02·X·1992年号（1992年）案卷顺序号二级类目（组织工作代号）一级类目（党群工作代号）B：3·09·X·1992年号（1992年）案卷顺序号二级类目（档案和信息管理代号）一级类目（生产技术管理代号）（2）产品类档案的编号举例：34·01·01·X案卷顺序号三级类目（产品名称合成氨）二级类目（产品种类，无机化工）一级类目（产品类代号）（3）科学技术研究类档案的编号举例：5·X·XX·X案卷顺序号三级类目（科研阶段代号）二级类目（科研课题代号）一级类目（科研类代号）二级以下类目的设置依据科研课题的大小及形成档案数量的多少而定。（4）基本建设类档案的编号基本建设类档案设一、二、三、四、五级类目。其中二级类目为工程性质，分总体、生产性建筑、辅助生产建筑、办公生活福利建筑。三级类目按车间项目设置。例如：6·02·XX·X案卷顺序号三级类目（车间项目）二级类目（生产建筑）一级类目（基本建设类代号）（5）设备仪器类档案的编号设备仪器的二级类目按非标设备和定型设备两类设置。非标设备的三级类目按该设备所生产的化工产品设置，定型设备的三级类目按设备属类设置。四级类目均按设置的名称设置。例如：47·01·01·0X·X案卷顺序号设备名称三级类目（合成氨Ⅰ）二级类目（非标设备）一级类目（设备仪器类）说明：设备名称顺序按产品的工艺流程和档案形成的先后编号。7·02·01·01·X案卷顺序号氨合成塔Ⅰ反应设备二级类目（定型设备）一级类目（设备仪器类）、说明：每一类设备按先主要设备、后一般设备排列。（6）会计档案的编号会计档案设凭证、帐薄、报表、其它四个二级类目，并设若干个三级类目，在案卷顺序号后加年号。例如：8·01·01·X·92年度号（1992年）案卷顺序号三级类目（银行凭证）二级类目（会计凭证）一级类目（会计档案）（8）职工档案类的编号举例：9·01·XX·X案卷顺序号三级类目二级类目（干部档案代号）一级类目（职工档案类代号）三级类目可以是姓氏笔划，也可以是汉字四角号码。5第四条：特殊载体形式档案的编号1、照片档案在其对应的大类代号后加上照片档案的代字“ZP”，直接以张为单位编写顺序号。大类代号与代字顺序号之间用间隔号“·”分开，底片对应编号。例如：0·ZP·88，表示党群工作类第88张照片2、录音、录像档案的分类编号在对应的大类代号后加上录音或录像的代字“LY”、“LX”后，分专题活动编号，专题活动的代号用阿拉伯数字累计顺序编号，在其代号后再以盒为单位编写顺序号，大类代号、代字、专题、顺序号之间用“·”分开。如：O·LY·5·4，表示党群工作类第5个专题第4盒录音带3、实物档案的分类编号，在实物对应的大类代号后加实物代字“SW”，然后按实物的性质（奖品、纪念品、赠品、样品、计算机软盘等）分类，用阿拉伯数字表示，在分类代号后编顺序号。例如：O·SW·1·5，表示党群工作类获得的第5个奖励。4、缩微胶片档案对应被缩微的文件编号。第五条：档案的排列1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的案卷排列，采用按年度分大类排列的分法。先按年度的时间顺序排列，各年度内分别按四大类顺序排列，各个大类内再分别按属类、问题、案卷排列，即按年度―――大类－――属类―――问题―――案卷排列。为了区分案卷的保管期限，便于案卷的鉴定移出，分别用红色、黄色、绿色表示永久、长期、短期，色标粘贴在案卷脊背“档号”上方位置。2、产品、科研、基建、设备档案的排列，采用按大类分项目排列的方法。3、会计档案的案卷排列，采用按大类分属类分年度排列，就是在会计档案大内先按凭证、帐薄、报表和其它四个属类顺序排列，再按年度顺序排列，年度内再按科目排列，即案卷大类―――属类―――年度―――案卷排列，不区别保管期限。4、职工档案的排列，采用按大类分属类以姓氏笔划排列。65、特殊载体形式档案的排列，采用按载体分专题排列，在同一载体形式内再按其所反映的专题顺序和时间顺序排列。6、外文档案的排列要求：①对于原来已组成案卷的外文档案，维护原有保管单位，不重新整理组卷。对于原来散装的外文档案，按照组卷要求整理组卷。②外文档案无论其反映的是何种问题，其案卷都单独按反映问题内容顺序排列，并单独建立案卷目录，案卷顺序号按外文档案所反映问题的有机联系，顺序流水编号。③外文档案的翻译材料，对应其外文档案整理组卷，按外文档案排列方式顺序排列，标注相应案卷顺序号。第六条：档案的编目根据《工业企业档案分类试行规则》十大类目的设置，进行系统编目，建立档案案卷目录体系。目录体系包括案卷分类目录、底图目录、非纸质载体档案目录三个基本目录。1、分类目录的编制按照《工业企业档案分类试行规则》设置的十个基本大类，以每一个大类为基本单元，以案卷为登记单位，依照案卷已整理排列顺序进行流水登记。分类目录的项目主要有：分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、页数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、备注。分类顺序号依据大类内案卷排列进行流水登记。分类目录的编号为：0类1、2，1类3、4，2类5、6，3类7、8，4类9，5类10，6类11~13，7类14~16，8类17~19.底图目录的编制底图要符合成套性和系统性要求、严格按照底图的整理和排列要求整理和排列，底图目录对应其兰图档案进行编制。其主要项目有：①序号：底图归档的顺序号，按照归档时间顺序流水登记。②归档时间：是底图经形成单位整理后移交企业档案部门的时间。③档号：填写底图对应兰图所在案卷的档号。7④底图号：是每张底图给定的图号。⑤底图名称：是揭示每套或第张底图反映的内容名称。⑥幅面张数：每套底图按不同幅面对应填入其数量。⑦编制单位：指底图的形成单位。⑧编制日期：指底图完成编制日期。⑨备注：填写针对底图需要说明的问题。3、特殊载体档案目录的编制建立非纸质载体档案综合目录，其主要项目包括：①序号：按照归档时间顺序流水登记。②载体类型：说明其载体形式或载体材料。如：照片、录音、实物等。③归档时间：即为归档的实际时间，按年、月、日填写。④案卷题名：填写该载体档案所反映的内容特征。⑤编号：填写该载体档案分类整理后给定的代号。⑥数量：根据不同载体填写。如照片按张填写，录音、录像带按盒填写，实物按件填写等。⑦编制单位、日期。⑧对应的案卷档号：填写该载体档案所对应的纸质档案已整理组卷的案卷档号，以便于对应查询。⑨密级：填写已划定的密级。⑩保管期限：填写已划定的保管期限。⑾备注：填写需要说明的问题。第七条本实施细则自1993年开始实施，在此之前已整理立卷的档案逐步按此细则重新组卷。第八条本实施细则由档案科负责解释。附：江西双强化工有限公司档案分类标识表。8江西双强化工有限公司档案分类标识表一级类目二级类目基本范围名称标识名称标识党群工作0党务工作01党委综合性工作，党代会，党委会议，统战、信访，机要保密，上级文件，党务大事记等。组织工作02组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理。宣传工作03理论教育，宣传活动，刊物，政治思想工作，精神文明建设等。纪检工作04党风治理，党纪检查，案件审理，信访等工会工作05职代会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工，文化艺术和体育活动等。共青团工作06组织建设，团代会，团员管理，团费管理，青少年工作等。协会工会07各专业学会、协会的机构、章程、会员管理，论文、刊物、技术咨询服务、合同协议等。9一级类目二级类目基本范围名称标识名称标识行政管理类1行政综合01企业综合性行政工作、厂务会议、厂长办公会议、厂长（经理）办公室工作、文秘、机要、保密工作、外事工作、厂乡关系、行政大事记等。武装保卫02户籍管理、保安保卫、枪支弹药管理、消防、交通管理、刑事案件审理、征兵、民兵、双拥、人防等。司法监察03法律事务、政纪监察、违纪案件审理等。审计工作04各专项审理活动等。劳动人事管理05干部考察、任免、职称评聘、调配、奖惩、以及干部离退休工作；劳动管理、调配、技师评聘、工资管理、工人退休工作等。教育工作06普通教育、中专和职业教育、高等教育、职工在职培训、幼儿教育等。后勤福利07生活福利、房产管理、第三产业、工业卫生监督管理、防病治病，计划生育等。10一级类目二级类目基本范围名称标识名称标识经营管理类2企业管理01企业改革、经营决策、发展规划、方针目标管理经济责任制、现代化管理、工业普查等。计划统计02中、长期及年度计划、专业发展计划、全面计划管理、统计报表、综合统计分析等。财务管理03资金管理、价格成本管理、会计管理、资金流通、固定资产、厂内银行管理等。供应销售04物质供应、协议合同、仓库管理、修旧利废、市场分析、产品销售、广告宣传、售后服务等。生产技术管理类3生产调度01生产组织、调度指挥工作等。质量管理02全面质量管理、质量责任制、质量信息、质量检测、质量控制工作、质量月报等。科技及能源管理03工艺管理、产品开发、科技成果、技术引进、技术革新和采用新技术、合理化建议、厂控工艺指标、能源消耗定额、节能降耗、生产技术月报。11一级类目二级类目基本范围名称标识名称标识生产技术管理类3安全管理04安全教育、安全生产、事故处理、劳动保护、气体防护等。设备管理05设备技术管理、大修管理、压力容器管理、设备月报等。基建管理06基建规划、勘察设计及工程项目管理等。环境保护07环