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报喜鸟集团有限公司采购控制程序第1页目录1、目的……………………………………………………………………………………………22、范围……………………………………………………………………………………………23、职责……………………………………………………………………………………………24、工作程序………………………………………………………………………………………25、程序外涉接口…………………………………………………………………………………86、程序支持文件…………………………………………………………………………………96.1主料申购程序……………………………………………………………………………106.2辅料申购程序……………………………………………………………………………116.3物品申购程序……………………………………………………………………………126.4设备申购程序…………………………………………………………………………136.5确定合格供应分承包程序………………………………………………………………146.6合同审查签订程序………………………………………………………………………156.7收货入库程序……………………………………………………………………………166.8付款申请程序……………………………………………………………………………176.9退货程序………………………………………………………………………………186.10紧急采购程序…………………………………………………………………………196.11采购物资招（投）标管理办法………………………………………………………206.12浙江报喜鸟服饰有限公司招标通知书…………………………………………………226.13招标邀请通知书………………………………………………………………………236.14招（投）标评定表……………………………………………………………………246.15招（投）标报价表……………………………………………………………………256.16招（投）标申请表……………………………………………………………………266.17中标通知单……………………………………………………………………………277、程序作业记录………………………………………………………………………………97.11口头协议备忘录………………………………………………………………………28报喜鸟集团有限公司采购控制程序第2页1.目的为了规范集团公司及下属各公司的采购行为，确保所采购的产品符合规定的质量要求,特制定本程序。2.范围适用于面料、辅料、外购件、办公用品、生产设备、机器零配件等所需产品采购的控制。3.职责3.1集团企管部采购管理科：负责对集团及下属各公司的采购过程和行为进行监督、控制，并组织合格供应商的评审；负责发布采购价格信息；负责建立合格供应商档案。3.2股份有限公司质检部：负责对采购物资的检验，参与合格供应商评定。3.3股份有限公司产品开发部：负责报喜鸟服饰主料及本公司外购件的采购。3.4上海宝鸟服饰有限公司采购部：负责宝鸟服饰主料、本公司外购件及设备、零备件的采购。3.5报喜鸟集团销售公司综合办：负责本公司外购件的采购。3.6股份有限公司生产部采购组：负责辅料和其它生产相关物资、设备零备件的采购。3.7股份有限公司设备科：负责生产设备的采购。3.8报喜鸟服务公司采购科：负责办公设备、办公用品、生活用品及食堂用品的采购。3.9报喜鸟服务公司办公用品仓库：负责办公用品、生活用品的保管和发放。3.10财务部：审核费用、提供采购财务支持。3.11各级领导及相关部门的职责在本程序中详述。4.工作程序4.1采购产品的分类A类主料：面料、B类辅料：里布、各种衬布、拉链、商标、纽扣、线、垫肩、领底呢、裤钩、包条、棉（胸棉、弹袖棉）等C类生产设备（详见《资产管理控制程序》）D类外购件：衬衣、风衣、皮带、促销物品、外包装袋、衣架、纸箱、胸章等E类办公设备及用品F类除上述以外的采购物资4.2采购过程流程图（图1）4.3申购与审批报喜鸟集团有限公司采购控制程序第3页4.3.1主料的申购与审批（详见《主料申购程序》）股份有限公司产品开发部根据销售实际需求、产品开发需求填写申购单（申购单应附销售计划或产品开发报告）；部门经理签字后交公司总经理审批；由产品开发部组织采购。报喜鸟集团销售公司的业务部门根据客户需求（报喜鸟品牌）由国内业务部填写申购单，部门经理（或主任）签字后交股份有限公司产品开发部，由产品开发部组织采购。报喜鸟集团销售公司的业务部门根据客户需求（宝鸟品牌）由国内业务部填写申购单，部门经理签字后交上海宝鸟服饰有限公司采购部组织采购。未批准批准未批准批准未批准批准申购审批供应商评价及询价签订合同订货、入库检验批准退货索赔等收货入库合格不合格1图1采购过程流程图付款批准报喜鸟集团有限公司采购控制程序第4页上海宝鸟服饰有限公司各业务部根据销售合同订单需求填写申购单经部门经理签字后交公司总经理审批；由宝鸟服饰有限公司采购部组织采购。采购责任人必须按批准的《购物申请单》进行采购，不得接受和办理任何部门或个人的口头采购。4.3.2辅料的申购与审批（详见《辅料申购程序》）股份有限公司生产部采购组根据生产计划的需要制定采购计划，由部门经理审核，交总经理审批，批准后交生产部采购组组织采购。上海宝鸟服饰有限公司采购部根据生产计划的需要制定采购计划，由部门经理审核，交总经理审批后组织采购。4.3.3生产设备的申购与审批生产设备的申购与审批执行《资产管理控制程序》4.3.4外购件的申购与审批股份有限公司产品开发部根据销售需要编制采购计划，部门经理签字后交主管总经理审批，由产品开发部组织采购，部分物资如需要仓库管理员电话采购，产品开发部必须给予书面授权，否则无权采购。上海宝鸟服饰有限公司业务部门根据生产计划单编制采购计划，部门经理签字后交主管总经理审批，批准后由采购部组织采购；报喜鸟集团销售公司由业务部门负责人提出报总经理批准，由综合办组织采购。4.3.5办公设备及用品的申购与审批（详见《物品申购程序》4.3.5.1对预算内的物品采购，使用部门需填写购物申请单。其申购单审批权限如下：（1）一千元以内（含）的物品采购由部门负责人审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（2）各控股子公司一千元至五仟元（含）的物品采购由部门负责人审核，控股子公司副总经理审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（3）集团总部一千元至二万元（含）的物品采购由部门负责人审核，集团总监审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（4）各控股子公司五千元至二万元（含）的物品采购由部门负责人审核，控股子公司总经理审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购；（5）集团总部和各控股子公司二万元以上的物品采购由部门负责人审核，总裁审批，签准后交采购责任人进行询价、比价，组织采购。报喜鸟集团有限公司采购控制程序第5页如申购技术性设备，应由相应的技术部门拟定采购方案，按以上权限审批后，方可采购。物品采回由技术部门按预先拟定的采购方案进行验收，验收合格后，方可交付使用。4.3.5.2办公用品（文具、复印纸、笔、信笺等低值易耗品）的申购与审批（详见《物品申购程序》），办公用品仓库保管员每月盘点库存编制库存报表，配合采购责任人做出采购计划，填写采购申请单按《物品申购程序》组织采购。仓库保管员每月将领出物品按部门进行统计，并将统计结果交服务公司经理核准后，分别报各部门负责人核实，同时报集团预算管理办公室一份备案。各部门如需采购物品应提前三天申报，采取统一采购。4.4供应商评价及寻价与合格供应商的批准确定4.4.1对A、B、D类物资的采购必须对供应商作出评价。4.4.2对E、F类物资（低值易耗品）的采购必须对两家以上供应商通过寻价作出比价。4.4.3合格供应商的评价内容4.4.3.1合格供应商的评价内容是：供货能力、产品质量（包括工作质量、交货质量、技术质量）、价格、企业信誉、就近原则等。4.4.3.2合格供应商的确认（招标）执行《确定合格分承包方程序》4.4.3.3提供供应候选名单(1)主料：供应面料的供应商候选名单、供应商资料及样品由产品开发部提供。(2)辅料：供应里布、商标、垫肩、线、拉链、纽扣、衬等供应商候选名单、供应商资料及样品由股份有限公司生产部采购组提供。(3)外购件的供应商候选名单、供应商候选资料与样品由产品开发部提供。4.4.3.4合格供应商的评审（定标）（1）评审由集团采购管理科组织召集，主管总经理主持。（2）参加人员：主管总经理、供应商候选名单的提供者、财务部、质量管理科、技术部及质检部的负责人。（3）经评审后认为符合要求的供应商，由采购管理科填写合格供应商评价认定表，其中主料（A类物资）供应商报总裁批准；辅料（B类物资）、外购件（D类物资）供应商报主管总经理批准，并由采购管理科备案。（4）采购责任人必须在评价认定的合格供应商处进货。（5）采购责任人如更换未曾评定的供应商，必须在进货前通知采购管理科，由采购管理科组织对新供应商进行评定后方可进行采购。报喜鸟集团有限公司采购控制程序第6页（6）具备招标采购条件，应尽量实行招标采购。4.4.4E、F类物资比价（1）E、F类（低值易耗品）由服务公司采购科询价并进行比价，从质量、价格、信誉等方面择优确定供应商，报主管总经理批准。采购管理科应保存合格供应商名录。（2）采购责任人必须在合格供应商名录中选择合格供应商进货。（3）如更换未曾比价的供应商，采购责任人应在进货前对新供应商进行比价。4.4.5对合格供应商的控制要求4.4.5.1对有特殊要求或对产品质量有重大影响的采购物资，应采用加严进货检验方式和审查供货单位资格进行控制。4.4.5.2供货业绩良好的供应商，可在进货检验中验证其质量证明或采用合适的检验方法。4.4.5.3对连续两批供货质量不合格又无明显改进的供应商，应取消其合格供应商的资格。4.4.5.4采购责任人应定期向供应商反馈其产品质量信息，督促其提高产品质量和质量保证能力。4.4.5.5采购管理科应根据市场价格变化，将市场实际价格定期向采购责任人进行通报，当市场价格低于采购价10%且产品质量符合要求时，应督促采购责任人与供应商协商，对其产品价格作适当调整。如采购责任人与供应商不能达到降价协议，采购管理科应报总裁批准后，根据市场调查情况和样品，召集合格供应商评定人员，进行重新评定，选择新的合格供应商。与新供应商的谈判由采购责任人负责。4.5合同采购4.5.1为保护集团利益，采购一般应与供应商签订合同。A、C类物资的采购必须与供应商签订合同，并按《合同审查签订程序》执行。其他类物资如仅为口头协议则需主管总经理批准。4.5.2合同盖章批准权限：A、C类合同由总裁批准；B、D类合同由总经理批准4.5.3采购合同由财务部负责归档。采购管理科（复印件）备案。4.5.4口头采购协议的备案：凡总价值超过2万元的采购需由采购责任人填写《口头协议备忘录》经主管总经理批准后交财务部、采购管理科各一份备案。4.6订货和入库检验4.6.1订货：采购责任人根据采购计划按照采购合同条款通知供应商发货。如采购合同约定货物自提，则由采购责任人通知车队并组织提货。报喜鸟集团有限公司采购控制程序第7页采购责任人必须及时登记《采购日记帐》，在登记过程中详细记录企业名称、产品名称、规格、数量、价格。4.6.2入库检验：4.6.2.1采购物资未经质量检验或验证不准办理正式入库和结算手续，特殊情况除外。企业对采购物资质量检验或验证时，可能影响公正检验的部门和单位不得介入。4.6.2.2入库检验按《收货入库检验程序》执行，由该次的采购责任人组织，质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验或验证，并对检验或验证结果承担责任。4.6.2.3对主要采购物资，企业可以根据需要留样存档，并进行复检。4.6.2.4合格：按财务的入库规定由原材料库组织入库并填写入库单（如原材料入外协厂仓库则由采购责任人负责办理入库手续并负责向财务