新分部开业采购管理规定

国新分部开业采购管理规定归属体系：国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册文件编号：国美－采012撰写单位：国美电器采购中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：6页正文页数：3页附件个数：2制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项37、附件3总裁审批管理研究室审核撰写人1目的：为使新分部开业的筹备中，采购工作能够严谨有序的进行，确保新分部的成功，特制定本规定。2范围：2.1适用范围：国美电器有限公司总部采销中心；新开分部采购部、市场部、卖场部2.2发布范围：国美电器有限公司总部各中心、各部门；各分部3名词解释（无）4职责4.1总部采购中心负责制定新开业分部采购方面工作的标准和程序；4.2新分部采购部在总部指导下，负责新分部开业的货源筹备工作；5作业内容5.1新开业分部采购工作开业流程：5.1.1新开业分部采购工作开业时间：在新分部开业前60天，采购中心进入筹备工作阶段。拟订支援开业采购系统人员名单，并在第一时间通知厂家给予新开分部开业支持；5.1.2新分部开业采购筹备工作，分为五个阶段进行：（由于开业时间属于机密，以开业总指挥当时制定的开业推进计划为准。）5.1.2.1（开业前第60天-50天）：市场调研、确认供应商、初期接触客户。工作周期为10天。第一阶段的重点工作应该是对竞争对手的了解以及了解厂家在此地区和竞争对手的关系，从而确定在新分部开业时的重点合作伙伴。5.1.2.2（开业前第49-24天）：合同谈判、特价机资源的争取，与市场部共同确定开业促销方案。工作周期为25天。第二阶段就进入了开业前最关键的合同谈判期了。有全国协议的，根据总部签署的全国协议或者地方协议，在分部执行全国协议。需要在当地重新寻找供应合作伙伴的（总部没有全国或者区域协议的）品牌，尽量在确定合作伙伴前，寻找至少两家以上的供应商，根据对其实力，供货价格等的多方面考察，确定合作意向并签署合同。5.1.2.3（开业前第23天-13天）：签定合同，制作采购价格文件，确定展位制展台，洽谈开业产品资源，店内外广告位招租。工作周期为10天。合同意向确定后，需要厂家在已经洽谈好的合同备忘录上签署意见并确认，然后上报总部审批，待合同预案批回后，根据厂家提供的带有公司印章的价格表，制作采购价格文件。同时需要在卖场部已经确定好的面积和位置上，规划出适合本品类的展台位置图，并通知厂家根据实际面积和位置，制作装修效果图报卖场部签字确认后，制作展台。与此同时，和厂家就开业时的促销活动安排交换意见，包括报纸广告的宣传，特价机及促销员的的准备，室外活动的安排等等。5.1.2.4（开业前第12天-前4天）：广告前期准备工作，确定货源及特价机，确定展台、展位，促销员到位。工作周期为8天。根据与厂商在前一阶段洽谈的特价资源及开业活动计划，拟订开业报广的初步内容。对于采购系统这个阶段最为重要的就是货源的组织，因为考虑到库房的实际收货能力，尽量将本部门的到货安排在一周内全部到位。需要和厂家提前沟通备货。并配合门店将已经签署协议的厂家的促销人员到岗。5.1.2.5（前3天）：试营业及正式开业。在试营业期间，对样机，库存，展台，促销员等等出现的问题及时发现并解决，避免在正式开业时造成不必要的麻烦。5.1.3采购工作具体内容：合同的签订、采购价格文件、货源、特价机、展台、展位、促销员、协助市场部确定开业期间资源（共同营销）。5.2开业工作的标准及要求5.2.1合同：开业前13天合同签定完毕后进行录入工作，正式合同达成率80%、其它合同20%，正式合同文本可在途15天。如正式合同未到位，可按预案审批标准进行虚拟录入操作，待正式合同归档后，进行正式录入。合同分为两步走：一步是和厂家确认合同条款后，要签署谈判备忘录，达到授权标准的上报总部。第二步根据总部签署的审批意见，对合同需要进行修改的，重新与厂家协商并确认后，重新录入总部审批。5.2.2货源：广告刊登的商品，要求在广告制作前全部入库，并协调财务部门进行录入工作，其它常规商品在试营业前7天全部到位；在商品入库的时候，要特别注意商品库区的定义，特价商品入库时，先按照原价格入正常库区，然后特价机审批回来后，重新制作价格文件，在财务系统上做转仓处理。5.2.3展台、展位：开业前10—15天完成（根据卖场整体工程进度）；展台的制作本着保质量，高效率的原则，按照开业总指挥制定的进度按期完成，完成后，样机的到位要在试营业前3天完成。5.2.4店内外广告位招租：开业前15天完成；根据总部卖场部确认的室内外广告位的区域划分，价格表，与厂家协商广告位的招租工作。原则是给公司争取更多的广告位收入。5.2.5促销员：开业前10天到位，参加培训、维护店内外卫生；5.2.6采购价格文件：开业前13天，合同签定后立即在ERP系统内制作采购价格文件并上报审批后执行，并对出现价格问题的型号和厂家重新确认。5.2.7广告制作前，配合市场部确定促销计划及落实促销活动资源。制作开业报纸广告的时候，要根据实际入库的数量，价格进行制作，不能特价机入库数量和报纸广告上的数量不一致。5.3进货要求5.3.1新开分部开业前期及15天内的所有品类的商品进货，必须提前两天制作《国美电器有限公司经、代销商品进货申请明细单》，上报总部采购中心各品类部长审批。（经、代商品进货申请明细单必须分开上报，详见附件7.1）。5.3.2新开分部开业时采购人员尽可能争取与供应商签署“新分部开业所进商品可退、换货的备忘录”。5.3.3新开分部开业后所发生的各品类商品的积压、滞销均由总部各品类部长负责，对在30天内形成的积压、滞销，要求在形成积压、滞销后次月的第10天内指导、协助分部给予解决。6注意事项6.1新分部开业的采购工作在前期会遇到当地供货商不了解不配和的情况，如何有效进行沟通，并根据当地实际情况采用灵活的方法让对方接受我公司的采购政策，是需要关注的要点；6.2由于属于首次合作，要与供应商做好确认，保证货源，尤其是促销资源的准确、及时到位；6.3价格文件录入工作完成后，要注意做好全品类的核对工作，确保卖场的所有商品都有自己唯一的编码，并均能够通过收银机以正确的价格进行销售；7附件7.1经/代销商进货明细单7.2进货申请流程图附件7.1新分部名称国美电器有限公司经销/（代销）商品进货明细单采购组：申请日期：年月日进货时间商品名称规格型号进货数量单价进货总金额应付金额当前正品库存当前残次品库存采购经理：业务员：附件7.2进货申请流程图分部采购业务分部采销总监或采购经理总部采购中心部长不同意同意不同意同意审核审批修改后重新制作申请做订单，进货分部采购业务员填写进货明细单