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重庆高速公路竣工文件编制办法培训二〇一三年一、背景重庆新千公里高速公路已全面开工建设，根据档案管理要求，在抓好工程外业进度的同时，也要做好内业资料编制工作，即内外业必须同步进行。高速集团在“二环八射”高速公路竣工文件编制工作的基础上，将原来的编制办法进行了完善和修订，从而形成了新版《重庆高速公路建设项目竣工文件编制办法》。二、基本要求及原则（一）基本要求1、竣工文件编制工作由建设单位负责统筹安排，施工单位、监理单位分别负责各自合同约定的竣工文件编制工作。2、各单位编制的竣工文件必须与工程实体相符，能真实、全面、系统的反映项目的施工全过程及成果。3、所形成的档案原则上必须为原件归档。（二）原则•1、内容真实、准确•2、整理规范三、竣工文件编制依据1、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档办法的通知》（交办发[2010]382号）；2、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；3、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。四、重点注意事项（一）迎检重点1、交通运输部档案馆、国家档案局、市档案局：前期文件、科研文件、往来文件、照片等综合性文件整理的规范性（包括目录、备考表的填写情况，往来文件排序是否合理，照片描述是否准确）。以下标记红色的内容为今年交通运输部检查成渝三通道项目内业资料时所提出的问题，供参考。•2、交通运输部、市交委、市交委质监站：质检、评定、试验、制度建设、安全文件等•3、审计：竣工图、变更、计量、日志、隐蔽工程资料（包括照片）等（二）档号编制（三）“平安工地”文件材料根据重庆市交委要求，从2013年1月开始，各单位必须参照交通运输部下发的《关于开展公路水运工程“平安工地”考核评价工作的通知》（质监发[2012]679号）文件要求开展考核评价工作。同时，建设单位、监理单位、施工单位须将考核评价的相关表格（详见该文附件）进行收集整理归档。（四）会议纪要、往来文件1、只需将与本单位密切相关的文件进行归档，其他普发性的文件则不需要。2、对于不是原件归档的（或未能收集到但需要归档的）文件，需在卷内目录和备考表中备注原件存放地点。[一般指上级单位的批复文件]3、组卷时必须注意文件的闭合性，即同一问题的请示、报告、批复、回复、会议纪要等相关文件必须排列在一起归档。4、人员变更文件必须收集（请示、批复等）。交办发[2010]382号附件1节选（关于往来文件）（五）照片1、新增的内容：建设单位需将建设项目过程中重要的照片进行收集整理归档。（例如：领导视察、重大活动、庆典等）2、归档照片尺寸：六寸。不得随意更改照片比例，使图面所示内容发生变形等现象。具体编制要求参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）。3、各单位的照片体现的工作应有所区分，特别是监理照片，应从监理工作角度出发，体现监理的管理职责，与施工单位归档的照片有所区别。4、隐蔽工程的照片必须收集归档。（审计重点）5、有领导视察的照片须在照片说明中描述其名字、职务以及所在具体位置等相关信息。6、与工程相关的、对工程有影响的照片才需要归档，并要对照片进行详细的描述，将照片中所反映的情况或事由的来龙去脉、前后因果关系等进行细致的阐述。7、收集整理照片时，应选择拍摄清晰可辨的照片进行归档。模糊、不易辨认的照片一律无需为凑数而归档。（六）日志1、统一格式，编制规范。两种格式：（1）手写；（2）清稿打印。若采用第二种格式需必须将手写原件与打印件一并归档。2、突出重点，避免口水话的叙述。3、监理单位在指令或通知单中提出的施工问题，应在施工日志和监理日志中体现。4、施工单位针对指令和通知单的回复也应在施工日志和监理日志中体现。（七）工程质量责任登记表根据交通运输部下发的《关于严格落实公路工程质量责任制的若干意见》（交公路发[2008]116号），各参建单位均应填写《工程质量责任登记表》，并且该表为动态管理，须实时更新。（八）备考表的填写要求交办发[2010]382号附件1节选（九）原材料合格证或质量证明文件根据以往的项目来看，大量的原材料合格证或质量证明文件为复印件归档。要求：若厂家只能提供复印件，应要求厂家在复印件上加盖鲜章，以代替原件归档。（十）内外业同步要求1、对于施工单位、监理单位而言，内外业同步，不仅仅指质检、评定、试验资料同步，还有竣工图、变更、日志、照片等其他资料也必须同步进行。2、各单位应建立预立卷制度，建好各类档案的台账。3、各单位应设置相对固定的内业管理人员，因人员变动进行工作交接时，必须将管理的资料一并完善交接手续。4、建立相应奖励和惩处措施，例如：关于内业资料管理人员随意变动、关于内业资料编制进度评比等方面。5、竣工文件保证金（十一）建设单位1、要注重各类档案收集的齐全完整性。往往容易忽略项目前期档案、征迁档案、科研档案、交竣工档案收集的齐全完整性。2、项目前期的请示和批复文件要收集齐全，例如：施工图批复，不仅仅收集土建的，还应收集包括路面、机电、房建等单项的。3、相关文件的附件一定要收集齐全，以保证文件的完整性和准确性。（特别是上级单位的批复文件，经常忽略收集其相关附件。）4、提前（尽量在通车前）联系接管单位，让接管单位提出需求，即在通车后需要接收哪些档案用于日常营运和养护管理。（十二）施工单位1、注重基础资料的收集和及时整理。2、必须及时回复监理指令和通知单，并及时进行组卷归档，一一对应。3、注意安全费用的使用，建好安全费用台账，不得随意挪用安全经费。4、工地试验室资质应注意期限，过期后应及时办理延期手续，手续未办理前，不能再继续出具相关报告。5、成立竣工文件编制小组，安排一名负责全面统筹的人员，制定竣工文件编制工作计划以及分工，根据计划及分工定期进行内部检查。（十三）监理单位1、应配合建设单位共同推进竣工文件编制工作，加强过程中对施工单位的指导和监督。2、竣工文件编制进度应与施工单位进度相符。3、制定的各项监理计划和细则应加强内容上的针对性，对项目的特点和难点应详细阐述，不能仅为规范性的要求。3、监理细则中应落实各项工序的监理单位责任人。4、明确区分监理指令和监理工程师通知的使用范畴，要求规范签发程序，提高用语的准确性。5、明确区分监理日志、旁站、日记等功能。6、各工序完成后应及时进行评定，评定时序应符合逻辑性，不能随意修改内容，避免造假嫌疑。