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量化理顺部门职能的新工具——三级职能分解部门三级职能分解、岗位说明书与Q值之间的关系谈起公司战略目标与任务如何落实在部门或者岗位中的方式，企业常常使用的方式是目标分解法以及部门职责描述法两种形式，目标分解法则可以让公司发展方向直接逐级分解可以相对清晰地将公司阶段性发展目标与方向传递给部门以及岗位，而部门职责描述是以部门为中心，将所完成的各项主要职责罗列的过程。多少年来，企业一直使用这方方法分解公司级任务，落实部门级职责，但由于公司公司战略是从高层要求出发，提出关键目标与要求，而部门职责却是从部门视角出发，描述自己在干什么，这两者“一配合”，矛盾就出来了，就好像两个单位生产了两个齿轮一般，总有一点不匹配，甚至出现“齿轮互伤”的局面，分析其原因，主要是战略目标分解工具是从公司发展需要入手，提出公司需要发展的方向，而常见的部门职责是从部门“本位主义”视角开始描述自己在干什么。我们都知道，虽然组织中提出“既无重叠，又无空白的原则”，但是没有几个人能够做到，没有哪个企业至今实现，因此这条路走不通，怎么办？围绕这些难肯的骨头，咨询公司华恒智信顾问们经过多年总结与提炼，开发出一个能够上下砌接的工具“三级职能分解表”。这个“三级职能分解表”包括三个主要部分，第一部门，公司战略落实部门，应该让部门承担的目的与角色，第二部分，这些目的与角色履行中，逐级分解的关键职能与日常各种职能，第三部分：各项职能落实在部门内部，是如何分工的。见下表：一级职能二级职能三级职能本部门关键岗位配合部门担任角色厂长助理工艺室主任综合室主任检验室一工段二工段人力资源部设计所工艺所质量处为了实现公司发展目标和年度生产计划，依据公司发展规划，年度生产目标及公司相关制度，负责公司的壳体类及阀类等零件的生产按年度计划组织完成新品生产计划管理按照公司年度新品计划，编制分厂年度新品计划ACDEC负责新品工艺技术资料准备AC负责工装准备AEC负责新品按时出产（是一个目标，是及时性的问题，）ACCCCC部门三级职能分解是在职能分析的基础上，将部门应该具备的各项职能细化为独立的、可操作的具体业务活动，该工具的应用和提出，可以通过量化的工具与相关手段澄清部门定位与职责，避免职责重叠，工作遗漏，实现管理中职责无重叠，又无空白的职责与权限的设计目标。对职能分析的描述，特别强调了业务活动的独立性和可操作性。这既是衡量业务活动划分是否合理的标志，也是职能分解的基本要求。1、业务活动的独立性。由某一项职能分解出来的各项业务活动，都应该是性质单一的活动，也就是不能把性质不同的业务活动混合为一项活动；2、业务活动的可操作性。由某一职能分解出来的各项业务活动，都应该是可操作的具体活动。不然，职能无法落实，达不到职能分解的目的部门三级职能分解、岗位说明书及Q值之间的关系（补充说明Q值解释在另一篇文章中）只有在部门三级职能分解明确清晰的条件下，才能明确部门的定位与存在价值，达到有效避免部门内部的职责重叠，工作遗漏的目的；部门内部各个岗位的角色分工才能清晰界定，只有在部门内部实现清晰责任分工的前提下岗位说明书中的职位目的和应负职责才有依据；而岗位说明书中的日周月季年的工作项是对应负职责的有效履行，也就是说应负职责的有效履行是靠日周月季年的工作事项的具体实施来完成的；岗位常规考核项（Q值）中的考核内容则是对日周月季年中的工作事项的有效监督来实现岗位职业化的目的。用一句概括就是：先有部门的三级职能分解表，才会有部门内部各个岗位的岗位说明书，岗位常规考核项（Q值）中的考核内容是跟岗位说明书中的日周月季年的工作事项一一对应。因此，只有在部门三级职能分级表得到部门上一级领导确认的基础上，部门各个岗位才有可能写出合格的岗位说明书，在合格的岗位说明书的基础上才可能有合格的Q值。1级：职责2级：任务3级：活动职能分解表的划分和编制1．职能分解表的划分◆一级职能是部门应该承担的主要职能，通常只用一句话概括。◆二级职能是完成一级职能所需要做的最重要的几项工作。◆三级职能是为了完成二级职能要做的一些具体业务工作。2．职能分解表的编制职能分解表在编制的时候，应该按以下程序进行：◆首先按企业的职能编制一个职能调查表。◆其次进行分解和组合。◆最后总结哪些是一级职能，哪些是二级职能，哪些是三级职能。通常在编制职能分解表的时候，最容易出现的问题是分不清二级职能与三级职能。例如企业培训管理中，人力资源部的一级职能是人力资源开发与管理，二级职能是员工管理、薪酬管理、培训管理和考核管理。但是有的人把寻找老师、教室、教材和对培训进行总结这些工作也列入二级职能，通常这些属于三级职能。案例分析这是北京市一家以生产化工产品为主的生产型企业，包括工程塑料、黏合剂等产品。公司总部在市内，共设置10个部和一个办公室，下属的3个生产厂分别在北京郊区的3个地区。1．企业管理部职能表企业管理部职能表一级职能二级职能三级职能战略管理制定企业中长期发展战略规划战略规划的控制和管理信息反馈规章制度建设组织起草公司的一些规章制度并颁发这个部门需要执行制度实施和它的监督修订和补充企业文化建设编制纲要（文化教育培训计划等）企业内部刊物等各项活动设计企业形象企业管理专家委员会的工作聘用顾问和专家给专家提供比较好的工作环境和条件法律事务研究与企业相关的政策法规对员工进行法制教育处理诉讼或纠纷计算机网络及信息化管理负责计算机网络的管理、维护和维修编辑公司计算资料刊物提案与建议管理收集群众建议整理后向领导报告2．生产管理部职能表生产管理部职能表一级职能二级职能三级职能组织生产和对生产过程进行管理计划编制年度、季度、月度计划审核平衡公司订单并纳入生产计划给下属生产单位下达任务调度定期召开调度会议调度原材料、设备编发调度会议纪要发布调度令统计编制统计报表公司领导审批后报上级有关单位和部门汇总、保管各种统计资料设备编制设备档案设备折旧、报损和报废处理生产设备的维修新增设备的询价、采购和运输安全制定安全制度编制年度生产安全计划安全实施的询价、采购和运输安装组织各类压力容器、高压仪表仪器的定期检查和校验处理生产中发生的安全事故对职工进行安全教育说明：有的企业因为设备管理任务很重，可能专门划出一个设备部，负责二级职能的所有内容。也有一些企业例如建筑业，经常在野外施工，安全很重要，可能专门设立一个安全部。3．技术发展部职能表技术发展部职能表一级职能二级职能三级职能技术研发与技术管理技术市场信息调查与分析了解本行业经济技术的发展状况，收集发展信息对收集来的信息进行分析研究定期编写国内外本行业技术发展信息研究报告技术发展战略和管理编制本公司的技术发展战略规划战略规划的实施、管理及控制收集反馈信息新产品研发管理制定新产品研发计划对新产品做鉴定根据客户要求对新产品进行改型引进新技术的消化组织引进先进技术编写新技术工艺文件新技术实施过程的监控技术与工艺管理对公司的技术和生产工艺进行管理处理出现的技术问题组织技术与工艺操作规定的工程研究和工艺标准编制技术与工艺管理制度技术支持参与合同评审——技术内容确认与协调做好售后服务的技术支持工作对员工进行技术培训说明：如果公司规模比较大，可能会划成两个部门：一个是研发部——专门做新产品、新技术的研发；另一个是技术部——日常的技术管理。４．管理运营部职能表资产管理运营部职能表一级职能二级职能三级职能资产及运营管理制定制度编制资产管理有关规章制度报请领导批示检查子公司执行情况制定经营计划组织子公司制定本年度经营计划对子公司年度经营计划进行平衡与协调编制集团公司年度经营计划实施目标的管理制定年度目标管理计划制定目标管理考核方法制定目标管理分解方案并组织实施编制目标管理责任书并组织责任书签订工作按季度对目标管理实施情况考核，情况上报绩效考核根据年度经营计划和目标管理的指标对各个子公司进行考核配合人力资源部，对子公司的管理层按照年度经营计划和目标管理进行考核总结组织进行年度经营报告向董事会汇报集团公司和各个子公司年度经营情况说明：投资或者和其他人合资组成新的生产型子公司时，资产管理部的主要职能是对这些子公司进行投资管理及运营管理。5．企业管理部、资产管理运营部、生产管理部之间的关系如果投资功能比较小，资产管理部其实就是一个生产单位。这时资产管理部的一些功能就应该减弱，并与企业管理部的功能合一。如果投资功能比较大，如经常要建立一些生产型的子公司，由资产管理部进行资产管理。这时生产管理部的生产管理职能就应该减弱。编制职能分解表时要注意的几个问题编制职能分解表时要注意的几个问题：†一级职能的描述要准确†不要将二级、三级职能混淆†职能分解表是动态的，应及时调整1．一级职能的描述要准确一级职能的描述要考虑部门的工作流程，即以流程为中心，以顾客为导向。如果管理者对业务流程图非常了解，那么编写的二级、三级职能也就非常清晰了。【案例】以技术发展部为例，企业的技术发展首先要了解国内外在这项技术上有什么新发展、新趋势、新动向，那么市场调查肯定是二级职能。了解了市场情况后，要制定企业发展的技术战略。例如要在几年之内学会什么新技术，提供什么新产品。所以技术战略管理也是二级职能。技术发展战略制定以后，就要进行产品研发。例如立项、论证、申请经费、研发成果评审等，所以研发管理也是二级职能。产品研发以后进入生产阶段，对引进的新技术进行消化、吸收。由于是新产品、新技术，可能原有的一些生产工艺要发生变化，那么就要给员工编写一些资料，这又是一项职能。……最后可能要对所有员工进行技术培训，还要进行技术总结并写成报告。根据这一流程进行考虑，二级职能的划分就非常清楚。而且二级职能形成一条主导业务的链条。2．不要将二级、三级职能混淆有时某些二级职能和三级职能容易混淆。要解决这个问题，可以通过业务流程链判断是二级职能还是三级职能。3．职能分解表是动态的，应及时调整职能分解表编制好以后，隔一段时间就要根据市场形势的变化、产品的变化、企业任务的变化重新核对，看看职能是否需要调整。一般情况下，一年一小调，三年一大调。职能表变化后，组织结构可能也要有一些变化，组织手册也要跟着重新制定。企业各业务部门完善的职能分解表是公司管理文件的一部分，是组织结构中的企业组织手册。组织手册包括组织结构图和职能分解表。公司以外的人或者本公司的员工通过组织手册，对每一个职能部门及其一级职能、二级职能、三级职能都非常清楚，有利于企业的规范化管理。