物质采购管理程序

目录青岛大炼油工程项目管理手册文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001第十部分物资采购管理程序项目经理部2005年1月版本日期说明编制审核批准1项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程目录1目的.................................................................32适用范围.............................................................33工作内容.............................................................34采购管理及机构职责...................................................34.1采购管理模式.....................................................44.2采购管理原则.....................................................44.3采购管理机构及职责...............................................74.4采购策略及要求..................................................115EC+P服务项目物资采购工作程序.......................................185.1EC+P服务方的采购组织机构.......................................185.2采购进度网络控制计划............................................185.3供应商名录的确定................................................185.4国内外物资分交..................................................185.5物资需求计划....................................................185.6物资采购........................................................195.7物资的验收、保管及发放..........................................205.8资金支付........................................................235.9完工总结及资料归档..............................................246E+P+C项目物资采购工作程序..........................................256.1采购进度网络控制计划的编制......................................256.2供应商名录的确定................................................256.3国内外物资分交和长周期设备材料分交..............................256.4物资需求计划的编制和审批........................................256.5物资采购........................................................266.6物资的验收、保管及发放..........................................266.7资金支付........................................................296.8完工总结及资料归档..............................................30附表1：引进主要设备材料分交清册......................................31附表2：物资集中分交清册..............................................32附表3：设备需求月度计划..............................................33附表4：材料需求月度计划..............................................34附表5：设备需求追加计划..............................................35附表6：材料需求追加计划..............................................36附表7：物资采购超概请示表............................................372项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程附表8：物资需用计划材料代用单........................................38附表9：工程项目设备合同台帐..........................................39附表10：工程项目材料合同台帐.........................................40附表11：长周期及进口物资合同执行情况周报.............................41附表12：物资到货验收发放单...........................................42附表13：开箱检验记录.................................................43附表14：物资报验单...................................................44附表15：物资结算月报表...............................................45附表16：项目采购情况周（月）报表.....................................463项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程青岛大炼油工程物资采购管理程序1目的根据青岛大炼油工程的特点及其全新的项目管理模式，为了能在计划的时间、地点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原则规范采购行为，针对EC+P服务和E+P+C工程管理的不同特点划分采购管理权限、设计采购工作程序，建立健全物资供应物料及供应商主数据的基础资料，实现采购管理从工程建设到生产经营的无缝衔接。2适用范围本程序适用于青岛大炼油工程项目所有设备、材料的采购活动，包括EC+P服务和E+P+C各类子项目。3工作内容采购管理的主要内容如下：对采购程序的管理；对供应商的管理；对合同的管理；对质量的管理；对进度的管理；对采购成本的控制；对资金预算的管理；对包装运输的管理；对采购和施工界面的管理。4采购管理及机构职责青岛大炼油工程采用IPMT＋施工监理＋EC+P服务的管理模式，工程项目建设实行EC+P服务和E+P+C两种方式。青岛炼化与中国石化股份公司物资装备部联合对EC+P服务和E+P+C项目工程物资采购进行管理。4项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程4.1采购管理模式中石化物资装备部组织成立青岛大炼油项目采购工作协调小组，对青岛大炼油工程项目的物资采购工作进行全面的指导、协调、监督和管理，定期组织召开采购工作协调会，对采购工作进行总体部署、安排，协调处理采购过程出现的问题。青岛炼化和各EC+P服务方成立工程项目物质采购管理部门，执行相应的采购实施和管理工作。4.1.1EC+P服务项目青岛炼化采购管理部按照EC+P服务合同对供应商名录组织审批，签订采购合同，向供应商直接付款，对EC+P服务方执行采购的全过程进行管理和监督；EC+P服务方严格按照业主要求提供采购服务，作为买方代表参与合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任。4.1.2E+P+C项目由青岛炼化采购管理部负责采购工作。4.1.3总部集中采购和进口物资（1）属于总部直接集中采购的物资，委托中石化物资装备部实施采购；（2）属于总部组织集中采购的物资，供应商的选择、产品价格等执行关于总部组织集中采购的有关规定；（3）需要进口的物资，委托中国石化国际事业公司（以下简称国际事业公司）进行采购。国际事业公司、青岛炼化、EC+P服务方三方签订委托代理协议。4.2采购管理原则依据中国石化股份公司物资装备部关于加强工程项目物资采购管理、发挥集中采购优势、严格控制采购物资的质量和价格等文件的精神和要求，青岛大炼油工程项目的物资采购要严格按照总部的有关规定和要求执行，以降低成本，保证装置在开车期间稳定运行。4.2.1严格遴选的原则供应商名录原则上从中石化资源市场范围内产生，青岛炼化采购管理部严格执行供应商名单的准入和淘汰制度，控制供应商的范围和资质，选择技术先进、产品质量可靠的供应商，加强供应商的动态管理，以保证供货质量和使用性能。4.2.2集中采购的原则5项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程为了加强对供应商售后产品的追踪管理，防止生产装置的设备材料出现“万国博物馆”的现象，以便于生产装置运行维护的集中管理，降低备品备件的储备规模和采购成本，同类同型物资的采购，要按照供应商的规模、实力、产能水平等，将工程项目按装置划分成若干采购单元，每个单元的同类同型物资原则上由一家供货商供货。4.2.3分级管理的原则根据工程所需物资的性质、对装置运行的影响程度、批量大小等，进行分级管理，主要分为：关键重要性设备材料（含引进设备材料）、大宗通用性设备材料、一般性物资。（1）关键重要设备材料（含引进设备材料）影响到装置安全运行的物资作为关键重要性设备材料进行管理，按照总部有关规定程序进行分交、采购。石化专用设备（特别是高压加氢设备）、压缩机组、电站设备及特殊材质的金属材料等订货周期在12个月以上的设备材料采购工作难度大、制造周期长，要严格按照总部的规定进行分交，提前启动订货程序。按总部要求，物资装备部、国际事业公司分别负责长周期设备材料的国内、国外招标采购工作，商务谈判以物资装备部、国际事业公司为主，青岛炼化、EC+P服务方参加；技术谈判以各EC+P服务方为主，青岛炼化参加。关键重要设备材料签订采购合同时，根据需要附带签订一揽子备品备件储备协议，以保证生产运行期备品备件的储备和供应。（2）大宗通用性设备材料工程建设需求量大，批次多，采购金额大的设备和材料（主要包括通用设备、标准化设备，常用的管材、板材、型钢、管道配件、阀门、紧固件、建筑材料、砼混凝土、钢筋、电缆、电缆桥架、表箱、电工材料、保温保冷材料等）作为大宗通用设备材料管理，按照总部物资装备部有关规定实施采购。根据中石化物资装备部关于发挥集中采购优势、降低采购成本的精神和要求，为确保全厂各装置大宗通用设备材料质量和规格的统一，由青岛炼化统一确定技术标准，统一确定配置标准，6项目管理手册第十部分物资采购管理程序青岛大炼油工程发挥集中采购的优势，扩大框架协议采购物资的品种和范围，以缩短采购流程，加快采购进度。（3）一般性设备材料的采购工程项目需求批量小、价格随市场波动较大、规格型号杂，对装置运行影响小的物资品种作为一般性设备材料管理。由于价格随市场波动较大、规格型号杂、批量小，一般性设备材料的采购要严格控制供货商的资质和范围，保证采购物资的价格、性能和质量。4.2.4与进度匹配的原则采购合同的履行应与工程