秘书办公室布局与管理

第六章秘书日常事务工作内容1、办公室实务的主要内容2、办公室的环境管理3、印章印信管理4、值班工作5、接打电话第一节办公室实务的主要内容一、办公室的含义——办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。二、办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容⑴文书撰写（会议记录等）⑵文书制作（打字、复印等）⑶文书处理（收发、传递等）⑷档案管理（归档、管理等）⑸会议组织（准备、善后等）⑹调查研究（计划、实施等）⑺信息资料（收集、整理等）⑻信访工作（来访、投诉等）⑼接待工作（各种来访的接待）⑽协调工作（政策等）⑾督察工作（决议的实施）⑿日程安排（各种日程）⒀日常事务（通讯值班）⒁办公室管理（环境等）⒂其它临时交办的事项2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容⑴速记上司交代事项；⑵执行录音吩咐；⑶档案管理；⑷阅读并分类信件；⑸以电话维持公共关系；⑹替上司定约会并记录；⑺按上司指示完成信函；⑻在权限内自发信函；⑼接待来访宾客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自动处理例行的事务；⑿为上司安排旅行或考察；⒀替公司宾客订房间机票等；⒁准备好公司要公开的资料；⒂替上司收集演讲等的资料；⒃协助上司准备财务等报告；⒄整理并组织好粗略的资料；⒅替上司保管各种记录；⒆协助上司搞好交税等事务；⒇督导一般职员或速记员；21、搞好会务工作22、复印资料3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容⑴、办公室环境的布置和整理；⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理；⑶、执行上司交办事项；⑷、照料上司身边的琐事；⑸、接待宾客和员工的来访；⑹、记录上司指令及会谈、会议内容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各种信息；⑼、保管办公室设备及用品；⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。三、办公室事务管理工作的特征办公室事务管理工作的特征服务性分散性专业性主动性繁杂性为上司服务工作分散涉及面广为组织服务为公众服务人员分散独立性专业性第二节办公室布局与管理一、办公室布局1、封闭式布局。第一、封闭式布局的含义是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。第二、办公室封闭式布局的优点比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力，以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出，办公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管理。第三、办公室封闭式布局的缺点空间环境方面：费用高，墙门走廊等占用的空间多并要装修。视角环境方面：难于监督工作人员的活动。听觉环境方面：难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。2、开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然有序的办公状态。二、办公环境布置1、布置要点◇营造一个安静的工作环境；◇保证良好的采光、照明条件；◇合理安排座位；◇力求整齐、清洁。2、布置的原则使用同一大小的桌子。档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置。主管的办公区域需保留适当的访客空间。将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。全体职员的座位应面对同一方向布置。常用的文件与档案，应置于使用者附近。应保持公共空间和私人空间的独立。桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。3、小型封闭式办公室的布置标准：领导桌椅摆放整齐有序。电话放在左边，电脑放在右边。保险柜、资料柜放在主人身边或身后，柜中资料摆放整齐。沙发、饮水机、报架等要求方便来宾。有绿色植物美化空间。（基本要求：主要面对来人方向就坐。为来访者准备一把椅子。办公室优雅、整洁、安全。电脑屏幕不要对着来人方向。）相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处；倘不可能时，亦应规定访客须知，使访客不至于干扰其它部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。应使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移动，减少到最小的限度。主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处，设私人办公室，因其易切断总办公室的自然光。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。装设充分的地板电源插座，使办公室设备与机器够插用。4、大型开放式办公室布置标准：中央区摆放四人一套的组合办公桌椅。办公桌上左摆电话，右摆电脑。文件柜放置于桌面下。公用设备摆放在四周。基本要求：电源负荷安全。整洁。便于监督。5、小会议室布置标准：会议桌多为椭圆形，中间摆放鲜花。椅子靠背要高。墙面上挂上地图等。有招待用茶具。基本要求：整洁舒适。三、办公室的视觉环境管理1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的工作气氛。红色会让人激动，蓝色则让人平静；心情郁闷的人容易从红色当中产生激情，在蓝色中更感到压抑和寂寞。办公室不好的颜色：几种办公室的典型形象：机关里灰白的墙壁、棕色的桌椅，让人感到沉闷；写字楼里雪白的墙壁、青灰色的桌椅，又让人感到呆板。（2）颜色应协调一致。搭配好办公室里的色彩，主要应考虑以下5方面的因素。一、低矮的办公室用浅色。二、背阴的办公室用暖色。三、创意人员的办公室用亮色。四、领导座椅颜色要更深。五、会议室与办公室的风格要不同。2、照明（1）办公室照明方式办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的视觉器官产生影响，进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。（2）正确选择光源在办公室照明中应尽量采用自然光做光源，这不仅有利于节约能源和费用，更重要的是自然光明亮柔和，对人体的生理机能有良好的影响。人工光源在办公室照明中只应作为补充性的照明光源，与自然光源结合运用。（3）光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。四、办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.消除噪音的来源。用吸音的材料以减少噪音的影响。适量音乐的播放。六、办公室的保健与安全环境管理1、保健＊定期健康检查＊灌输卫生知识。＊采取疾病预防＊保持环境整洁。＊推行健康运动＊举办康乐活动。2、安全管理（1）树立安全意识掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合法劳动权益；上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快解决，以维护好健康安全的工作环境。（2）识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。(2)识别办公室安全隐患办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.（3）进行安全检查包括办公环境和办公设备两部分：要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张强安装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸卡接待人员离岗有安全和失密隐患行政主管张强强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立统周一部务会上强调设备故障表时间发现人设备名称何故障维修要求维修负责人（4）安全管理重点＊防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。＊防火火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。＊防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。技能训练下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。实训五人一组，根据要求为公司主管安排办公室的布局，绘制办公室座位布置图，并演示面积、设备及工作人员要求：办公室面积：14平方米，北面有一窗户。办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人。办公设备：文件柜、5台电脑、5张办公桌、沙发。知识归纳一、办公环境布局的程序（1）根据部门的工作内容与性质，确定是采用开放式布局还是封闭式布局；（2）按人员职数及其办公所需的空间，设定其空间大小（因工作性质而异，一般而言，人均办公空间大者3～10平方米，普通者1.5～8平方米即可）；（3）明确部门和人员职责，按部门及各员工间的关系，决定其位置；（4）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅及相关办公设备并列表记载；（5）绘制办公室座位布置图，报相关领导同意后依图布置。二、办公环境布置的具体要求（1）办公场所应远离嘈杂之地，以保持安静。需要使用嘈杂设备的单位，应设于偏僻之处，以避免干扰其他部门。（2）工作联系紧密的部门和人员，应置于相邻的位置，便于沟通联系。（3）工作流程强的单位，各办公单元应按流程顺序布置，避免倒退、交叉以提高效率。（4）公告板、公示栏需刊载内部人员的周知事项，应置于出入办公场所的必经之地。（5）自动饮水机、清洁工具等应置于僻静处。（6）尽量配备相同规格的桌椅、档案柜，以增进美观，并促进员工间的平等感。（7）主管应位于部属座位之后，以便于主管观察工作地点发生的事情。（8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面对面。（9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上方或斜后上方，自然光线不足的要有充足的照明光源。（10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近电源与热源。（11）装设充足的电插座，供办公室设备与机器使用。（12）应预留充分的空间，为员工提供休息场所，也能避免过于拥挤带来的压抑感。第三节印章管理一、印章的概念印章，向下代表着一种权力，是机关职能