公司内部会议管理办法

第1页共6页公司内部会议管理制度1.目的为实现公司的经营、管理目标，进一步规范会议程序，严肃会议纪律，提高公司各类会议的效率，特制定本办法。2.适用范围公司各类会议：2.1公司性会议（详见附件1）：2.1.1例会：总经理办公会（周会）、月度经营和管理分析会（含员工建议反馈）、季度经营和管理分析会、季度房地产市场走势分析会、半年总结会、年度总结表彰会、工程项目月例会；2.1.2临时会议：业务专题会、动员会、座谈会、对外接待会、通报会等；2.2部门会议（略）。3.会议召开原则3.1按照“重要、紧急、必须”的三原则组织召开；杜绝召开没有明确议题、没有准备、无实质意义、单独沟通可解决问题的会议。3.2公司性临时会议根据董事长或总经理批示意见召开。4.职责权限4.1总经理负责组织召开公司性会议，会议安排（内容、时间等）报董事长；4.2行政管理部负责公司性会议的筹备、会议服务及记录；4.3主办部门或分管领导负责组织召开业务专题会。4.4各部门负责人负责组织召开部门会议。5.工作程序5.1公司性会议5.1.1会议准备行政管理部负责筹备公司性会议：5.1.1.1秘书根据议题拟好会议议程，与总经理沟通确定会议时间、地点、议题、与会人员、主持人等；5.1.1.2秘书进行会议通知（见附表1），做好会议准备工作（参照附件2：《会议准备工作表》）。5.1.1.3根据会议性质，可提前向与会人员发放电子版会议议题相关材料（需保密或紧急事件等特殊情况除外），以提前思考，提高会议效率。5.1.1.4凡已进行通知的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他新的会议时，秘书应立即通知与会人员。5.1.1.5有外单位人员参加的会议视具体情况安排车辆接送，专人接待，并提前与其沟通会议相关内容。5.1.2会议召开第2页共6页5.1.2.1会议主持人须遵守以下规定：5.1.2.1.1不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。5.1.2.1.2会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。5.1.2.1.3议题讲解人概括介绍议题主要内容后，主持人组织与会人员发表个人观点。5.1.2.1.4对于决策性会议主持人应引导会议做出结论，避免议而不决。5.1.2.1.5主持人为会议考勤的核准人。5.1.2.2与会人员须遵守以下规定：5.1.2.2.1准时参加会议；5.1.2.2.2积极发言，发言应围绕核心议题，条理清晰、重点突出，语言精炼，禁止离题发言，以确保议程顺利推进及会议效率，与会人员均有责任纠偏。5.1.2.2.3会议安排工作落实，及时、准确传达会议要求传达的工作。5.1.3会议记录5.1.3.1公司各类会议原则上均应确定专人进行会议记录（格式见附件3）。5.1.3.2会议记录员的确定应遵守以下原则：5.1.3.2.1公司性会议原则上由行政管理部秘书负责记录工作。5.1.3.2.2各部门应常设一名会议记录员，负责本部门组织会议的记录工作。5.1.3.2.3如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。5.1.3.3会议记录员应遵守以下规定：5.1.3.3.1做好会议的原始记录，根据会议主持人的要求整理会议记录或纪要。最迟于24小时内（有要求的按要求时间完成）经主持人审定后提交相关人员会签。5.1.3.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。5.1.3.3.3会议记录本为专用本，用完归档。5.1.4会议决议及安排工作跟进5.1.4.1行政管理部应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、完成时间和标准等会后跟进安排向与会人明确，并跟踪督办。5.1.4.2工作跟进的依据以会议记录或会议纪要为准。5.1.5会议纪律5.1.5.1保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。如有违反，记严重不合格记录，每次罚款50元以上。5.1.5.2因故不能出席会议应提前向会议主持人请假，否则以缺席论处，每次罚款50元。5.1.5.3参加会议的人员必须准时出席，迟到每次罚款20元，迟到30分钟以上及早退者以缺席论处，每次罚款50元。5.1.5.4参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、说笑，与会期间应将手机调到振动，高层重要业务电话可以接听（非重要业务电话尽量于会后接听），且应尽量简短，其他第3页共6页人员不允许接听电话，如有违反，每次罚款10元。5.1.5.5以上罚款均在会议现场落实。5.1.5.6不落实会议决议的按《工作质量评定管理办法》记不合格记录一次。5.2部门会议:自行参照公司性会议进行组织。6.记录6.1会议通知6.2会议签到簿附件1：公司各类会议一览表2：会议准备工作表3：会议记录、会议纪要格式公司名称会议通知文件编号：责任部门：承办人：会议内容：主持人会议时间会议地点序号所属部门参加人员签字备注一出席人员1.2.3.4.5.二列席人员6.7.8.9.第4页共6页10.公司名称会议签到簿文件编码：责任部门：承办人：日期时间主持人内容序号部门姓名职务/职称签字缺勤审批点到备注事由部门经理总经理1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.会议主持人意见：第5页共6页附件1：附件2：附件3：会议记录格式会议名称：时间：地点：参加人员（如有公司外人员参加需根据公司分别列出）：列席人员：主持人：记录人：会议议程：会议议题：内容：会签：抄报：抄送：存档：会议纪要格式会议名称：主持人：记录人：时间：地点：出席人（如有公司外人员参加需根据公司分别列出）：议题：会议决议：第6页共6页会签：抄报：抄送：存档：