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**农村商业银行股份有限公司公文处理办法第一章总则第一条为使我行公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知》（国发〔２０００〕２３号）、《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔１９９６〕１４号）和关于印发《**省农村信用社公文处理规范》的通知（陕信联发〔２００６〕１０１号），结合我行实际，制定本办法。第二条公文是本系统在日常工作中普遍使用的具有行政约束力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。各网点、各部门（以下简称各单位）的主要负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理包括收文处理和发文处理两部分内容。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条在公文处理工作中，必须严格执行党和国家的保密法律、法规和有关规定，保守党和国家秘密及本系统秘密。第五条行政综合部是我行公文处理的管理者，主管本行的公文处理工作，同时有对各单位公文处理的指导职责。行政综合部应认真负责地做好有关公文处理的各项工作，确保公文处理的质量与效率。第二章智能办公自动化公文处理系统规程第六条为进一步提高工作效率，有效降低和节约办公成本，加快办公自动化建设，使我行公文处理工作规范化、制度化，从2012年4月1日起正式启用办公自动化公文处理系统（以下简称OA）。今后本行所有下发的各种公文一律通过智能办公自动化处理系统发送。第七条各单位要建立健全电子公文办理制度，加强管理。管理人员要有高度责任感，认真负责，切实做到不错不漏、不迟不误，确保电子公文及时传输和办理。第八条各部室负责本部门文件的起草，拟稿人在处理电子公文时须套用符合规范的文件格式模板。行政综合部负责文件的编号、盖章以及纸质文件的存档和电子公文的下发。第九条电脑信息部负责系统操作培训，运行设备的维护、管理。电脑信息部应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。第十条行政综合部、电脑信息部对系统电子公文每年整理一次，备份至移动存储器，存入档案室。第十一条所有系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄露给无关人员。第十二条正式文件及其他需要签发的公文，严格按照OA办公流程提交、审核、签发。一般性的公文从拟稿人提交，分发到收文单位不得超过两个工作日。电子文件发送后，各单位工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与行政综合部或相关部室联系。第十三条所有OA用户在每日工作时间都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通，有紧急公文时行政综合部将以短信方式通知单位负责人，如因出差休假，须指定授权的公文代办人代办。如有贻误将追究相关人员的责任。第十四条OA用户根据权限和要求批阅处理文件，如电子签名前无任何批示内容的，视为同意。第十五条各单位在电子公文传输工作中要严格遵守国家保密制度，凡涉密和依有关规定不予公开的文件不得在网上传输。第三章公文种类第十六条适用公文的主要种类：（一）决定适用于对重要事项或重要活动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）决议适用于董事会、股东大会、监事会就行使职权表决有关事项。（三）通告适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项。（四）通知适用于转发上级单位和不相隶属机关的公文，批转下级的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（七）请示适用于向上级单位请求批示、批准有关事项。（八）批复适用于答复下级单位请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况或议定事项。第四章公文格式第十七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和本行业商业机密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件’。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（四）公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。公文标题文字应力求扼要简短，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题置于红色横线下空２行，用２小标宋体字，居中排列。如有回行，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关置于标题下空一行，左侧顶格用３号仿宋字体标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全角冒号。（六）公文正文。主送机关名称下１行，每自然段左空２字，回行顶格。用３号仿宋字体，数字、年份不能回行。（七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如属转发文件，被转发的文件不作为附件标注。在正文下１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：１、ＸＸＸＸ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行项格标识；“附件”有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（八）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章应上距正文２ｍｍ—４ｍｍ，端正、居中下压成文时间，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“Ｏ”。成文时间右空３个字；（十）公文如有附注（需要说明的其他事项，如“此件不公开报道”等），用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。（十一）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十二）公文应当标注主题词。“主题词”用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用３号宋体字；词目之间空１字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，数量不超过５个。主题词参考**省农村信用社公文主题词表。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。在主题词下１行，用４号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。（十四）本单位发送。在抄送栏下标识发送单位。字体、字号、样式与抄送项目相同。（十五）联系人。在本单位发送栏下标注联系人姓名及联系电话。用４号仿宋体字标识。（十六）印发机关和印发时间。位于联系人及校对条目之下，占１行位置，用４号仿宋体字标识。印发时间以公文付印的日期为准。用阿拉伯数字标识。第五章发文种类及使用说明第十八条我行发文种类（一）党委系列**农商行党：党委用文，文种主要用通知、报告、请示、批复、通报、决定、意见、函、会议纪要。（二）、行政系列１、**农商行发：文种主要用于下行文。如通知、决定、通报、批复、函、会议纪要、稽核处理决定等。２、**农商行字：文种主要用于上行文，如报告、请示。３、**农商行传字：内部传真专用，文种可用通知、意见、决定、函。4、**农商行工会字：工会用文，文种可用通知、决定、请示、报告、批复、通报、函、会议纪要。第六章行文规则第十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送越过的单位。第二十条向上级单位的请示不得同时抄送下级单位。向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第二十一条“请示”应当一事一文，“报告”中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导人。第二十二条向上级单位的行文一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。第二十三条各单位可以和同级政府机关联合行文。联合行文，主办机关名称排列在前，并使用主办机关的发文字号。如联合行文，机关过多，必须保证行文首页显示正文。第六章发文办理程序第二十四条本行发文（含党委，下同）的办理程序一般是：主办部室拟稿人拟稿→主办部室负责人审核→行政综合部综合秘书核稿→行政综合部负责人核签→送分管领导签发（如须送董事长、行长签发的，由行政综合部按分管领导的意见送签）→行政综合部编号、盖章、分发（存档）。第七章公文起草第二十五条起草公文要做到：（一）符合党和政府的方针、政策，符合国家的法律、法规及有关部门的规定。（二）全面、准确地反映客观实际情况，完整、准确地体现发文单位的意图，提出的措施切实可行。（三）观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨。文字精炼，表述准确，标点正确，篇幅简短。（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（六）人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。（七）必须使用国家法定计量单位。（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。（九）引用公文应注明发文机关、原文件标题及原发文字号。引用顺序是：先引发文机关，后引文件标题，发文序号在文件标题后并用括号括起来。（十）在使用专用名词的简称时，应使用规范化的简称或约定俗成的简称。否则，要先用全称，再用简称，并加以注明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。（十一）行文结构序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。（十二）“制度”、“办法”等文件的结构一般是，第一层为“章”，第二层为“条”（“条”内结构顺序一般为“（一）”、“１”、“（１）”）。第二十六条拟稿人在ＯＡ系统中除正文外，需将发文起草单内容填写清楚。如发文种类、联系电话、文件标题、主题词、主送机关、抄送机关、行内发送、附件等。第八章公文签发第二十六条本商行发公文，由商行领导签发。上行文和报送外单位发文，一律由理事长签发；其他发文，按照分工负责原则，由主管领导审核后送行长签发；重要的或涉及面广的发文，由分管领导审核后送董事长签发。简讯、简报或信息由分管领导签发。凡经领导签发的文件，不得随意变更，如需变更，要经原签发人同意。第二十七条主办部门一般应指定拟稿人为该公文联系人，并在文件版记中注明姓名及联系电话，以便下级在处理公文中与之联系。印发的文件由主办部门负责校对，校对人员应对所有要素负责。第二十八条已签批的本行发文件，在盖章分发之前，行政综合部要做好最后把关，检查随文的附件是否齐全，确认符合规定后，加盖公章，进行发文登记，然后按文件要求发送。第九章收文的办理第二十九条收文的办理，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、存档等程序。由行政综合部负责。（一）签收收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施，急件中应注明签收的具体时间。（二）登记公文办理过程中就公文特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文机关、发文字号、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。（三）拟办行政综合部对收到的公文应当进行审核，重点审核是否应由本单位办理