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第2章采购管理组织1.采购管理组织概述2.采购管理组织的结构3.采购管理组织设计和建立4.采购管理组织职能和人员要求知识框架第一节采购管理组织概述•采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。无论生产企业还是流通企业，都需要建立一支高效的采购团队，通过科学采购，降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。P39一、采购管理组织的功能•1．凝聚功能•2．协调功能•3．制约功能•4．激励功能二、采购管理组织的形式•1．直线制•2．直线职能制•3．事业部制•4．矩阵制请结合管理学知识，比较各种组织形式的特点及适用三、采购管理组织设计的原则采购管理部门应该依据以下原则进行设置：部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业的管理水平相适应例如：如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式补充分散的采购结构集中的采购结构集中/分散的采购组织组合结构跨职能采购小组第二节采购管理组织结构分散采购指由各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。公司总部采购总部职能总部子公司A子公司B子公司C财务销售生产财务销生采售产购采购财务销售生产采购分散型采购组织图一、分散型结构分散型采购组织的特点每个经营单位的负责人对他自己的财务后果负责，分支机构采购服务的客户满薏度不断提高。总部通常以“参谋”(而不是直线职能)的角色或以内部咨询机构的名义进行监督，制定合作政策，消除部门间的障碍，最终成为各分支机构间的沟通桥梁。因此，每个经营单位的管理者要对所有的采购活动负完全责任。这种组织的缺点之一是不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购条件。当供应商的能力吃紧时，经营单位相互之间会成为真正的竞争对手。分散型采购组织的优缺点优点缺点自主性、灵活性、多样性造成供应商分散和混乱可在本地采购，受当地欢迎技术人员短缺，成本上升交叉交易重复采购，分支机构间缺乏沟通有利于部门间竞争缺乏财务控制有利于员工互换过量的地方采购适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司二、集中型采购结构集中采购指由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动(简称部门集中采购)的采购实施模式。因此集中采购的实施主体可以是集中采购代理机构，也可以是一个部门委托采购代理机构进行。集中的采购组织结构是建立在只能一体化基础上的，通常是在董事会的领带之下，这种模式下的采购部门是一个整体。企业内的分支机构的采购活动，都要接受总部的管理，总部也就是专业技能、档案和权力的聚集地。集中型采购组织图公司总部采购总部职能总部子公司A子公司B子公司C财销生务售产财务销生售产销生售产财务集中型采购组织的优缺点优点缺点规模效应上下级之间的抱怨标准化，有利于采购战略的实施对系统的反抗有利于财务管理丧失机会有利于评估，有利于监督过高的管理费用有利于采用信息技术与系统对市场的反应较慢适用：下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司三、分散/集中型采购结构公司总部采购总部职能总部子公司A子公司B子公司C销生采售产购采购生销产售生销产售采购集中/分散型采购组织图这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。公司采购部门和部门采购部门的分工一般如下：•(1)公司采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题。•(2)公司采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计。•(3)公司采购部门对战略采购晶进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以•(4)公司采购部门协调、解决部门或经营单位之间的采购工作。•(5)公司采购部门不进行战术采购活动，完全由部门或经营单位的采购组织实施。•(6)公司采购部门可能对各经营单位采购部门的人力资源进行管理。而经营单位自己的采购部门实施具体的采购工作，即制定采购计划、与供应商联系、谈判、签订合同、支付货款等。四、组合结构组合结构指企业经营单位可以自由决定是参与（公司）合同还是单独运作的一种采购管理组织结构。组合结构是以提高公司的影响以减少总体物料成本和（或）改善来向外部供应商的服务为目标，将两个或更多的经营单位的共同物料需求而结合起来的。这种结构组合可能是强加给经营单位，也可能是经营单位自愿。组合结构是前三种组织结构的结合，组合可以在不同层次上发生：商品层供应商层经营单位层次部门层次按照采购市场的地理特征组合结构特点五、跨职能采购小组•跨职能采购小组是为实现经营战略和商品管理的“实质性”集中化，整个公司流程在采购执行层次被结合起来关注价值链中的与单个供应商的关系，并可以发展以持续的绩效改善为基础的关系的一种采购管理组织结构。•要实现跨职能采购和改善全球采购过程，关键因素是：强有力的领导，管理层的积极参与供应商管理，公司的商品计划，跨职能小组，以及物流与交付过程的标准化。特点•跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的，这种结构采用了一个与供应商的单一联系点（商品小组），由这一商品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立是集中进行的。但在所有的情况下采购业务活动都是分散的。影响采购采用集中式还是分散式的因素•1）采购需求的通用性。•2）地理位置。•3）供应市场结构。•4）潜在的节约。•5）所需的专门技术。•6）价格波动。•7）客户需求。第三节采购管理组织设计一、按采购隶属关系设计二、按采购地区或物品类别设计三、采购部门的建立一、按采购隶属关系设计•采购管理组织的设立主要是为了配合企业的生产或其他经营目标，以及与其他部门协调配合。采购管理组织的合理设计是指将采购管理组织内部的部门专业化、具体化，也就是将采购部门应负责的各项功能组织起来，并以分工方式建立不同的部门来加以执行。1、采购部门隶属生产部采购隶属生产部2、采购部门隶属于行政部门采购部门隶属于行政部门3、采购部门隶属于总经理采购部门隶属于总经理4、采购部门隶属于资材部采购部门隶属于资材部二、按采购地区或物品类别设计•按物料的采购来源分设不同的部门•按主材料、一般材料、机器设备、零部件等设计部门1、按采购地区设计按采购地区设计组织结构2、按采购物品类别设计按采购物品设计组织结构第四节采购管理组织职能和人员要求LearnByYourself采购人员需要具备什么核心技能1.为什么选择这家供应商？2.为什么是这个价格？3.合同管理与风险控制？4.如何进行一场双赢的谈判？采购有哪些“证”可以考正确看待考证和证书的作用。证书对什么人有用？对要跳槽、新加入公司的人有用。真正要专业，一靠学习，二靠实践，把通过考证和其他渠道学到的知识技能运用到实践中去。采购证书：CPM、CIPS、CIP注册采购经理（CPM）（CertifiedPurchasingManager）认证该认证由美国供应管理协会于1974年推出，到目前为止，全球已获取此认证的专业人事数量已超过5万。CIPS国际采购与供应链管理证书（TheCharteredInstituteofPurchasing&Supply）。CIPS的专业资格考试采用全球统一标准，每年在5月底和11月底举行两次，分为采购与供应证书、采购与供应高级证书、采购与供应文凭、采购与供应高级文凭四级。采购证书：CPM、CIPS、CIP注册采购师由中国物流与采购联合会（CFLP）施，采用ITC的“国际采购与供应链管理”教材作为注册采购师的主要培训认证教材，在我国实行一套教材两个证书的考试（ITC证书和采购师证书）。考试分为助理采购师、采购师、注册采购师三个级别，报考者须具备大专或以上学学历。CIP采购经理证书CIP采购经理认证由加拿大采购管理协会（PMAC）实施。参加CIP采购经理认证须请向加拿大采购管理协会（PMAC）中国认证总部及各地代理培训机构索取申请资料。对报名资料审查后，协会将通知符合要求的申请人参加培训课程，加拿大采购管理协会培训项目中国认证总部的认证处理时间集中在每年的6月、9月和12月。采购工作的“油水”在哪里采购工作是个油水很足的工作，这里的油水不是红包、回扣之类的东西，而是独一无二的便利条件。如果一个人一开始什么都不会，去做采购，可以先去拜访供应商。再拜访第二个，再拜访第三个……采购人员与销售人员拜访客户的不同待遇资料：未来采购经理所应具备的10大能力•在一次饮茶时，一位从事家电配件销售的朋友深有感触地说，现在的采购人员花样翻新，供应商无所适从。据他介绍，P公司的采购员A小姐是一个“高手”，为此，她2常常受到公司的表彰。A小姐的“高招”是：一方面采取多家同时供应的方式，挑起供应商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供应商的配件价格，以获取公司的高额奖金与表彰。•供应商由于回扣不断增高而价格不断降低的压力，无法对配件生产进行“精耕细作”，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评价采购人员，在一定的程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。•在一项关于采购的调查问卷中，被调查者认为未来采购经理最重要的10大能力是：人际沟通能力、对变革的适应能力、客户导向意识、处理冲突的能力、决策能力、解决问题的能力、分析能、个人影响力与说服力、谈判技巧、电脑应用技术。小结•采购管理组织的类型•采购管理组织组织设计•采购部门的职责以及对采购人员的要求