文件管理培训

文件管理培训教案文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司一、培训目的A、了解文件控制系统程序，确保各部门文件管理及使用达到合理化、标准化；B、了解我公司文件的基本类型、文件编号原则及文件更新、申请程序；C、确保各使用场所能及时得到文件的最新版本，防止误用失效文件。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司二、标准内容ISO9000——质量管理体系对文件的控制有如下要求：1、总则：质量管理体系文件应包括：a）形成文件的质量方针和质量目标；b）质量手册；C）本标准所要求的形成文件的程序；d）组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件；e）本标准所要求的记录注1：本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立程序，形成文件，并加实施和保持。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司注2：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于：a）组织的规模和活动的类型；b）过程及其相互作用的复杂程度；c）人员的能力。注3：文件可用任何形式或类型的媒体。2、质量手册组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：A）质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理；B）为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司C）质量管理体系过程之间的相互作用的表述。3、文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。应编制形成文件的程序；以规定以下方面所需的控制：a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识；4、记录的控制应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。注：以上为质量管理体系标准对文件的要求，环境管理体系标准对文件的要求同上面基本上是一致的，所以这里就不做详细介绍。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司三、相关术语1、文件类型：指便于文件进行分类管理而设置的代码。本系统可分为：质量管理体系文件类型和环境管理体系文件。1）质量管理类型有：QMMQualityManagementManual质量手册QMSQualityManagementSystem程序文件QRGDrawing工程图纸BOMBillOfMaterial物料清单PROProcess工艺标准SPESpecification产品规格书ECNEngineeringChangeNotice工程变更文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司ADMAdministration管理文件SOPStandardOperationProcedure操作指引EQPEquipment设备文件QRDQualityRecord质量记录OTHOthers其它文件、如外来文件2）环境管理类：COPCompanyOperationProcedure程序文件WIWorkinginstruction工作指引文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司2、文件变更申请单:受控文件的新版发放,版本更新,作废而采用的申请表格.编号为:C-YYYYYY(000001-999999流水号)3、文件申请单:文件使用单位申请文件用的表格.编号为:A-YYYYYY(即000001-999999流水号)4、文件变更：指文件发生变化，包括新文件发行，版本变更，文件作废，受控回收等类型5、新文件发行：指具有新的文件编号的文件发行6、版本变更：指已经具有文件编号的文件版本改变7、文件作废：现有的受控文件取消受控8、文件编号：根据程序文件确定的用来标识文件的唯一性编号。文件作废时，文件编码自动取消，取消的文件编号可用于重新给文件编号文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司四、职责和权限1、文控中心：负责与质量和管理体系有关的文件和资料的受控、发行、回收、保管等2、各部文控员：负责本部门文件和资料的受控、发行、回收、保管等。（包括办公室文员和车间统计）文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司五、文件编号与格式1、一阶文件编号：一阶文件：为手册类文件。如：质量管理手册和环境管理手册。其编号分别为：QMM-001和EMM-001其格式为：除首页外可采用格式一2、二阶文件编号：二阶文件：为程序文件。如：质量文件中的QMS文件和环境文件中的COP文件。其编号分别为：QMS-YYYY和EMS-COP-YYYY。注：QMS和COP分别代表质量管理体系和环境管理体系，YYYY表示0001-9999流水号。程序文件格式：采用格式一文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司3、三阶文件编号：（1）三阶文件：三阶文件主要包括：质量类（工程标准、操作指导、质量记录）环境类（工作指引）（2）其编号分别为：A、工程标准：工程标准图纸类：BK-……（如：C+型号+代码）其无固定格式，但必须有标题、编号、版本、审批等栏；工程非标准图纸类：其编号为：BK-XXX-YYYY；XXX-表示ECN工程变更BOM物料清单SPE产品规格书PRO工艺标准YYYY-表示流水号，从0001-9999非图纸类文件格式：ECN有固定格式，其它可以选用格式一的页眉和页尾格式。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司B、操作指导：其编号为：XXX-YYYYXXX-表示ADM管理类SOP操作类EQP设备类SIP检验类YYYY-表示流水号0001-9999其具体见《三阶文件编号补充规则》操作指导格式：生产类操作指引使用格式二，其它使用格式一或它的页眉和页尾格式C、质量记录1、有文件的支持的质量记录表格编号：（相关文件编号）-XXX如QMS-0001-001表示与QMS-0001文件相关的第一份质量记录表格。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司2、无文件直接支持的质量记录表格编号：RED-0000-YYY如RED-0000-001表示编号为001的质量记录。质量记录格式：必须有编号、版本、名称。D、环境类工作指引：工作指引编号：EMS-WI-YYYYYY表示流水号001-999其无固定格式，但必须有文件名、文件编号、页数、版本号、内容、作成栏、审核栏、批准文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司六、文件的审批文件编写或修改完成后，应有相关的人员进行审批，但各级文件的审批权不同：一阶文件：（质量手册）总经理批准二阶文件：（程序文件）管理者代表审核，总经理批准三阶文件：工程标准：工程/设备部长审核，总工程师批准；操作指引（格式二）：生产，品质，工程三方部长会签；其它三阶文件：部长审核，管理者代表批准。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司七、文件申请文件申请一般包括：受控文件的申请和非受控文件的申请。受控文件的申请又包括新文件（新编号文件和版本更新文件）申请和使用文件的申请。新编号文件的申请程序如下：向文控申请新文件编号→填写文件变更申请单→部长审批→管理者代表审批→文件编写→相关人员进行审批→交文控中心发行版本更新文件的申请程序如下：填写文件变更申请单→部长审批→管理者代表审批→文件修改→相关人员进行审批→交文控中心换版发行文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司注：换版后文件的文件格式必须和原文件格式保持一致，修改时要在变更记录上注明修改内容，并且在文件的修改处采用下标线标识，下一次文件变更时则上次标识应取消。文件新发行时用00版，以后每次换版则增加01版。质量（环境）记录表格发行和新文件发行一样，只是表格文件采用电子形式发行，发行时交给文控中心的只是电子版本，而不是书面版本。ECN的发行不需用《文件变更申请单》，ECN由文控编号使用文件的申请程序如下：填写文件申请单→部长审批→管理者代表审批→交文控中心发行注：如所用文件严重破损需要更换时，其申请方法同上。并把破损的文件交文控中心进行销毁。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司八、文件发放1、文控中心文件的发放：具有新编号文件发行时，文控按照文件申请单上文件发行部门制订的发行部门和数量进行发行。换版文件发行时，所发行数量、场所依据旧版文件分发数量及场所进行自动换版发行，并在数量上保持与旧版文件一致。2、各部门文件的发放：如文控发至部门为一份时，只需留本部门办公室使用（如有特殊备注除外）发行数量为二份或二份以上时，本部门文控员可视文件内容进行下发。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司九、文件的保管1、一般文件的保管：受控的原版文件及要求保存的作废文件由控中心负责保管。保管文件的场所要达到防火、防潮、防盗、防蛀等要求。并且在分类归档时达到清晰明了，整齐有序。从而提高工作效率。各部门文件的保管要同样做到以上几点。2、文件归档的统一规定：A、受控文件的归档：①首先在各部门电脑内建立部门文件控制系统（车间内应由车间统计或品质组长自行建立）文件发行、换版、作废时应及时对其进行信息更换。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司②归档时应把质量管理体系文件和环境管理体系分开放置。③同一管理体系的文件要按类型再次分类（如QMS和ADM为不同类别），分类后再按文件的流水号从小到大的顺序进行放置。③分类整理后的文件放置到指定的文件夹内，并在文件的首页放上排序后的最新文件清单（该文件清单一月更换一次）。注：文件清单应包括：文件类型、文件名称、文件编号、文件版本、页数、发行时期等要素。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司3、质量记录的保管：A、质量记录完成后，应由责任部门及时收集并按质量记录形成的时间顺序进行分类别进行整理归档；B、质量记录由各责任部门专人保管，保管时应提供良好的保管条件，防止质量记录损坏、变质和丢失。C、质量记录也可采用电子保管，如网页形式。D、质量记录的保存期限和各类质量记录的保存部门可参考ADM-0003文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司4、部门电子文件的管理：①各部指定专门的电脑，专门的文件夹对电子文件进行保管，并定期备份入电脑工程师指定的文件夹内，以防丢失。②对于需要换版的文件，其旧版文件应以作废文件的形式分类存档，并把修改换版后的文件放置入受控文件夹内，以确保下次修改时其文件为早期版本。③对于该部门换版后的程序文件和ADM文件，修改后应以邮件形式发送给文控中心统一存档。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司十、文件的回收1、原版文件的回收：文件作废或版本更新后，原版文件由文控回收并加盖红色“作废文件”印章后保存，并建立保存记录清单。2、下发受控文件回收：文件作废或版本更新后，由文控员按下发的场所、数量进行回收或变版，其回收数量必须和下发数量相符合，如有遗失现象，遗失部门应负全部责任，并按规定进行处罚。3、回收后的下放受控文件由文控加盖红色“作废文件”印章后，如纸张无划痕、破损可作再生纸使用；否则作销毁处理。文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司十一、文件的有效性控制1、文件的传阅：新文件发放后，各部门文控员应及时将其文件给该部门相关人员进行阅读，以达到有效性和及时性。下发生产线的文件可由生产统计和品质组长监督施实此项工作。传阅文件时应进行书面登记，但不能在受控文件上进行乱写乱画。2、部门新员工文件培训：办公室：当该部门有新员工到来时，该部门文控员应将公司文件控制程序及部门文件控制程序对其进行简单介绍。（该项工作主要包括文件类型、归档位置、电子档、网络共享文件和网页发布文件等）文件管理培训教案深圳市邦凯科技股份有限公司生产线：当生产线有新员工到来时，各部门负责人