搜索
介绍企业采购与社会采购具有不同的特点，采购管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域之一。企业的采购业务流程包括采购业务分工、询价、议价、审核、订购、催交、验收入库、付款等基本环节。供应商关系管理是采购管理的重要方面，什么情况下对供应商采用反向营销策略，什么情况下对供应商采用反向拍卖策略，什么情况下对应用采购卡？本章对这些最新的采购理念都有详细的论述。关键术语采购管理供应商关系管理反向营销反向拍卖采购卡Copyright©2006-2008Companyname.Allrightsreserved企业采购与社会采购的区别体现在三个方面：（1）两者目的不同（2）两者决策机制不同（3）两者的执行部门不同一、采购的内涵•采购的定义广义采购是指社会采购，它是站在国民经济和社会经济活动的角度，各类社会主体为了日常消费或其他目的购买各种商品的活动，其中包括政府采购、教育采购、军事采购、医疗采购、消费采购等。狭义采购专指企业采购，从外部获得的，使运营、维护和管理企业的基本活动和辅助活动处于最有利位置所必需的所有货物、服务、能力和知识。第一节采购概述二、采购管理采购管理的定义由于企业采购服务于生产经营活动，并且以营利为目的，由此决定着企业采购面对着采购风险和投入产出问题，为了实现企业的经营目标，必须对企业采购活动和过程进行必要的计划、组织与控制，这就是采购管理。采购与采购管理是两个不同的概念，如果企业采购处于一种自发状态，没有实施有效的计划、组织与控制职能，那么可以说企业有采购活动，却没有采购管理。(1)采购决策根据物料需要量的预测和生产计划的安排，在考虑各种影响因素的条件下，对采购活动涉及的各个方面作出科学的选择(2)采购计划采购活动是大量的、经常的，采购计划是对采购活动作出的具体的细致安排和规划，是采购活动的指导性文件。(3)采购组织它包括静态的组织和动态的组织。前者是指建立采购组织机构，明确采购权限和职责，配备相应的专业人员；后者是指对采购活动的组织，包括采购招标、货源组织、订货谈判、签订合同和组织交易等。(4)采购控制采购控制是指为了达到采购目标，对采购活动制定定额、规章制度、工作程序、采购标准、验货条件，以及涉及采购过程的考核、监督、评价和反馈等三、采购管理基本职能：四、采购管理的作用制造企业中采购的原材料和零部件成本占产品销售成本比例因行业而不同，比例在30%-90%之间，平均水平在60%左右，采购在企业管理中是非常有价值的部分。从财务的角度来看，采购对企业的价值贡献体现在下面四个方面：提高固定资产周转率提高资金周转率提高净资产收益率提高企业销售边际收益率从企业的整体绩效来看，采购对企业绩效的间接贡献体现下面几个方面：1.提高采购质量，降低成本。2.增加产品标准化程度。3.对产品设计和革新做出贡献4.减少库存。5.增加柔性6.鼓励采购协作。五、采购管理的作用六、采购模式的发展采购模式的发展经历了四个阶段：为工厂服务阶段，最低单位成本购买阶段，调整购买强度阶段，战略性采购阶段（表3-1）。（1）为工厂服务阶段。在第一阶段，采购是制造服务功能的一部分。采购的主要任务是找到供应者以保证零部件和材料的供应。这一阶段中，最典型的组织结构安排是采购部门向物料经理报告，物料经理再向工厂的管理者报告。（2）最低单位成本购买阶段。（3）调整购买强度阶段。（4）战略性采购阶段。六、采购模式的发展采购有关项目为工厂服务降低单位成本调整购买强度战略性采购组织结构局限于工厂；向工厂管理者或者低级主管报告事业部级别的采购部门；专业化采购集中采购或者组建临时的团队调整购买数量；建立采购委员会集中管理，广泛采用在事业部内组建多功能团队关键技术事务性工作后勤成本分析；组织间协调全球采购；建立采购数据库供应商开发；组建多功能团队主要业务活动确定供应者后快速订购招投标管理；成本分析企业内职能部门共同工作获得一致性的供应商开发和协调战略确定供应商；确定外包业务；全面成本分析；表3-1采购模式的发展表采购上升到公司的战略地位具备三个主要的特征：六、采购模式的发展采购功能正式记录于公司的长期发展计划之中采购的长期计划包括某些重要材料和服务的购买采购的长期计划随着公司的长期发展战略的调整而调整七、采购与供应的关系•一般人们没有将采购与供应进行严格区分，只是看待同一个问题的两个角度。•从生产企业角度分析，生产商从供应商手中采购物资运会企业并验收入库的过程所产生的物流叫采购物流；从供应商的角度分析，物流方向是从供应商向生产商流动，为销售物流。•采购与供应虽然关系密切，但是两者在概念上并不完全一致。企业的供应系统包括与以优化的方式识别和满足对物料、设备及服务需求有关的内部职能部门和外部供应商。从这个意义上将，供应的范畴大于采购。企业的采购业务流程包括采购业务分工、询价、议价、审核、订购、催交、验收入库、付款等基本环节。第二节企业采购作业流程一、采购业务分工采购业务可以按照物资产品属性分工，例如按照标准件、通用件、电器仪表类以及专用件产品等划分给专人负责采购，采购人员分工相对稳定。此种划分有利于采购人员详细了解采购产品的技术属性，并且了解分属产品的采购流程。采购业务也可以按照采购者做出决策的难易程度分类，将不同种类的采购分派给不同的人员去执行，有利于采购管理和监督。通常直接再采购能够根据历史数据，按照企业的供应商名单执行交易，比较简单。修正再采购和新任务采购两种采购管理则相对复杂。（4）防霉包装是指在流通过程中防止包装及内装物霉变影响质量而采取的防护措施。防霉包装一定要根据微生物的生理特点，改善生产和控制包装储运的环境因素，以达到抑制霉菌生长的目的。一般可以从使用的材料、产品以及包装等几个方面入手来加以解决。（5）防虫包装是指为保护内装物免受虫类侵害而采用的一定防护措施的包装方法。常用的是驱虫剂，主要有对位二氯化苯，樟脑精。此外，还可采用真空包装、充气包装、脱氧包装等技术来防止害虫。1.1采购概述采购对象的分工按照物资产品属性分工，采购的材料和服务归为下列几种：（1）原料。例：铁矿石、煤等矿物原料，谷物等天然原料（2）辅助材料。例：润滑油、冷却水、焊条和工业用气等。（3）半成品。例：有钢板、钢丝和塑料薄片。（4）零部件。例：前灯装置、灯泡发动机零件、变速箱（5）成品。例：车收音机、装饰用轮缘等（6）投资品或固定设备。（7）维护、修理和运营用品。例：办公用品、复印纸等（8）服务。按照采购者做出决策的难易程度分类分为三类：直接再采购、修正再采购、新任务采购。一、采购对象的分工直接再采购：直接再采购描绘了采购部门根据惯例再订购产品的购买情况。修正再采购：指购买者希望修改产品规格、价格、其他条件或者供应商的情况(例如，新卡车、特殊电气部件等)。新任务采购：当一名采购者首次购买某一产品或劳务时，他便面临着新任务，新任务采购中需要面对的新问题愈多，成本或风险愈大，决策参与人数就愈多，需要收集的信息也就愈多。新任务采购是销售企业的营销人员的最佳机会与挑战。采购员根据“供应商资料卡”拟定询价对象，询价对象的多少通常由企业采购制度规定。一般来说，独家制造或原厂家零配件只需询价一家；定点采购的集成供应商不需要询价；对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商提供“成本分析表”连报价单一并送来，作为议价参考。采购员询价时，应将询价截止日期告之供应商，原则上要求供应商能够提供增值税发票。二、询价三、议价采购人员议价时除了注意质量和价格以外，还应该注意交货期有无保证,能否向厂商争取分期付款等。采购员如果认为新供应商价格质量等有竞争力，可以建议作为新供应商考虑。但是，如果新供应商的产品质量和交货期等出现问题，采购员负有不可推卸的责任。企业一般设定审核制度，例如某企业规定单价波动超过5%且采购总价值超过10万元以上的物资采购呈部长助理或部长议价或设定议价目标。一般来说，采购员选用价值高的材料时，需要联络申购部门说明原因。议价完成后，由采购员拟定合作对象，按照核决权（采购金额或者品种等）呈报给上级核准，采购员将报价单连同供应商报价资料递交采购部门领导审核确认后，到财会部门落实资金。四、审核五、订购企业对需要预付定金或较大数目的采购金额,或有附带条件的采购项目，一般要求采购员先与供应商签订供销合同书。合同书正本两份,一份存采购部门，一份存供应商,副本一份存财会部门;采购金额较大的,还需要副本若干,分别存申购部门、仓库收料部门和财会部门。对于重要的采购物资或者企业交易的新供应商，采购员有时候需要催交，例如某企业规定采购员应该于约定交货日前一周再次与供应商确认交货期,采购周期少于两周的,采购员应该于约定交货日前三天与供应商确认交货期。供应商无法于约定交货日前交货的，采购员及时通知申购部门，并且列入交货期异常控制表内催办。凡因计划变更应及时联系调整，尽最大努力确保供应，减少损失。六、催交采购物资到货后，采购员，物管部成员与仓库员一同验收，核对数量后入库，采购计划单、入库通知单与供应商货物清单原则上保持一致。供应商货物分批送货的，采购员应该在申购单备注栏上注明各批次的数量。凡进行检验的，各分管采购员必须将检测中心化验单妥善保管，待对方开据增值税发票后，填写物资入库单。七、验收入库付款环节需要采购员核对发票内容与入库单是否相符;发票金额与报价单价格是否相符;是否有预付款或暂借款需要处理。如果企业有一套完善的管理信息系统，往往能够轻易解决这些问题财务部根据增值税发票，采购计划，报价单或者经济合同，检验报告单和入库单进行审核。审核无误后由财会部办理汇款手续。采购员将付款发票登记备查。常规下，整个采购流程结束。八、付款1.采购项目的撤销各采购员收到原物资需求部门送来的“撤销采购单”时，按照下列程序办理：1）如果原申购项目尚未办理，由采购员在原采购计划单和撤销采购单上签字后盖采购部门章（或盖“撤销”章），再交付采购签收人员将原采购计划单以及撤销申购单的第二联和第三联退回原物资需求部门和物管部，第一联自存。2）如果原申购项目已经向原厂商订购，采购员与供应商协商撤销，经供应商同意后，向供应商取回采购订单。如果供应商坚持不能够撤销，采购员应该在撤销采购单上注明原因并请采购部门经理审核后由采购签收人员退回物资需求部门。九、特殊情况处理九特殊情况处理•2.交货质量数量异常采购员收到品管部验收不合格的“材料检验报告”时，应该尽快与供应商交涉扣款，退货，换货等事宜，并将交涉结果记录于材料检验报告单的“采购处理结果栏”并送交采购部门经理审核后送回仓库。•3.材料价格变动处理1）外销产品原材料价格变动时，采购部门应该及时通知销售部门重新审核产品报价水平，避免不当损失。2）采购部门应该定期，例如每季度的首月5日前，核算各种材料的价格变动情况，并且填写“主要物资价格波动季报表”送交有关负责人审核。1.采购合同管理由采购部负责。2.采购合同条款要求3.已执行完的合同应按要求及时办理注销合同手续。合同悬案应及时交涉结清，并做好每次交涉的书面记录。4.所有的购销合同必须应用微机进行汇总，并按时间顺序及物资分类，建立合同台帐。每月按时审核执行、到期未执行、未到期合同的执行情况。十采购合同管理供应商是指可以为企业生产提供原材料、设备、工具以及其他资源的企业。一、选择供应商分析市场竞争环境以及企业自身规模等客观条件明确选择供应商目标建立对供应商的评价体系第三节供应商的选择与评价二、供应商的评价方法1.技术角度的供应商评价方法（1）直观判断法直观判断就是依靠人的主观分析，对供应商做出评价的方法。这种方法主要依赖于有经验的人，如采购人员做出决策。非主要原材料的供应商的选择往往采用这种方法。（2）招标法当订购数量大、可以供选择的供应商比较多时，可以采用招标法来选择。招标主要包括公开招标和邀请招。（3）、成本法主要方法有：二、供应商的评价方法成本比率法计算与成本有关的质量、运输、服务等项目在总成本中所占的比例来确定最终要选择的供应商。ABC成本法通过计算总成本来选择供应商。成本比率法和ABC分类法ABC分类法步骤1、收集数据。2、处理数据。