文化传媒公司的机构设定与职能

组织机构与经营管理(文化传媒公司)前言文化传媒公司的经营管理是涉及到公司的正常业务活动各环节的管理工作。其主要内容包括文化传媒公司的机构设置与职能划分、行政管理、人事管理制度、财务管理和各项业务管理等。这些管理工作的内容大都关系到公司的机构是否健全、运转是否良好、业务水平是否稳定发展、企业信誉是否优良可、企业是否具有整体竞争力等问题。这些问题都是关系到企业生存的大事，因此，公司的经营首先必须搞好企业的经营管理，运用科学的管理知识和方法，管理好企业，从而使企业保持在业务水平稳定发展，持续赢利；企业信誉水平不断提高；市场竞争能力不断增强的良好生存环境之中，为企业的发展打下坚实的基础。一、文化传媒公司的机构设定与职能具有一定规模的文化传媒广告服务机构，除了应该设置客户部、创作部、媒介部和调查部之外，还应该设置行政办公室，作为公司的管理中枢。文化传媒公司的组织机构设定如下：在组织机构设置健全的基础上，还须对各有关部门进行明确的职能划分，把责、权、利落实到具体部门。这样，才可能在分工明确的基础上实现各负其责、协调运行、相互制约和相互促进。（一）客户服务部的职能和人员配备客户部的任务主要是开拓客户并保持联络，与公司内其他各部门保持密切的联系。客户部是直接与客户发生接触的专职部门，负责接洽客户，协调广告客户与广告公司间的关系。在广告公司接触到一位客户时，首先由客户部作初步接洽，向广告客户提取有关必须的资料，如产品知识、市场情况、广告费预算及市场计划等。客户部在对这些资料加以整理后，会同其他各部门负责人，研究特定资料，制定出初步的广告计划方案和工作日程，分由各部门执行。在广告活动进行过程中，客户部还负责与广告客户的联络工作和信息反馈，通报有关市场调查结果和广告活动进展情况。同时，还代客户负责对广告的设计、制作和实施过程进行监督。因此，广告公司的客户部在职能上扮演双重角色，对外代表广告公司的整体利益，对内则代表广告客户的利益。此外，在广告公司内，客户部还应承担公司的公共关系方面的工作（在无公关部的情况下）。客户部的人员岗位职责划分为：1．客户部总监（1）全面负责客户部业务管理工作，兼行政分工，进行监督和指导，负责客户服务管理。对上，直接向总经理或副总经理负责，汇报工作；对下，检查经营主管工作；并负责与比较重要的客户保持接触和联系或洽谈、引见。负责选聘、任用和考核客户服务人员。参与并控制各项广告订单预算。2．经营主管（2-3）全面负责所在经营组或业务组的业务工作和日常行政工作。对上，向客户部总监负责，汇报工作；对下，检查客户经理工作。还负责与较高层次和地位的客户企业决策人员、市场销售主管或市场经理保持接触，负责新业务的开发、调查，并发展原有业务。负责按照所代理的客户的广告计划和预算开展业务活动，为公司争取赢利。参与制定客户市场销售政策、发展广告目标和策略，并负责向客户简述广告的创作意图，介绍创作初稿，汇报工作进展。此外，还参与拓展新的业务。3．客户经理人（若干）负责部分文件的拟写，负责向上级主管或客户介绍广告初稿，负责较小客户的业务洽谈和接触。开发广告客户资源，承揽广告业务。深入了解广告行业，与客户初步接洽并达成意向，最终签订协议。负责与客户的业务联络，送稿复审确认和审核制作的校样稿。在出席客户会议时，负责会议记录，并提交会议记要。一般没有决策权，是在其他人员的指导下开展工作。要求对广告制作和媒介等很熟悉。（二）创意创作部的职能和人员配备广告创意创作部门的任务是负责广告的创作、设计和制作。他们对广告客户部和市场调查部提供的有关资料和意见加以分析，依照广告计划的要求，配合消费者的心态，完成创意方案，然后会同客户部门和调研部门，制定出整套广告方案，供客户审核，并在客户审核同意后进行制作，包括拍摄、后期、录音、印刷或摄影、制作等。这一部门一般又可具体地细分为创意文稿、美工、摄影和制作合成等专职小组或专职人员，各负其责。创意人员搞创作意图，文稿负责广告内容的撰写，美工负责广告绘画和版式设计，摄影人员负责广告摄影、摄像，而制作合成人员则专门负责广告稿的合成制作，包括校对、印刷、配音制作等。创作部门的人员岗位责任划分为：1．创意总监（策划总监）（1）全面负责创作部的业务管理，兼行政分工，进行监督和指导，控制广告创作水平。监督和保障创作人员按广告计划工作日程和广告预算标准进行工作，负责向创作组和创作人员分配工作任务，重点督促和保证广告策略的实施。有权选聘、任命和考核创作人员。参与新业务的广告创作。并担任广告创意脚本总编。参与并控制各项广告订单预算。对总经理或副总经理负责。2．影视制片组（1）制片人（1-2），对内负责文稿组或美工组的业务领导，代理创意总监（策划总监）履行某些职责，总揽广告创作的全面工作，必要时可跟组，或探班。对外全面负责公司内有关电台、电视广告的制作工作。负责与有关制作公司洽谈。对电视广告的制作进行监督，保证其按广告计划日程展开工作，并按预算标准完成广告片的制作。并建立广告制作材料、工具数据库。直接向创意总监（策划总监）负责。（2）撰稿人（1-2），通常负责为一组特定的客户工作，负责广告文稿的构思。参加客户会议，并在必要时直接向客户介绍工作进展。负责所有媒介广告的文稿编写工作，必要时参与促销活动，要求能够理解、实施、解释市场策略和广告策略，能与美工、导演密切合作。为一些较小的广告活动进行文字工作，实施撰稿员的广告构思，发展广告策路。在必要时，参加小客户的客户会议。要求能按广告预算开展一个广告活动。现阶段，分工已发展到细分专职广告和专职广告文的阶段。（3）导演，摄像师（2-3），通常为特定的客户工作，负责广告画面构思，负责导演电视广告，亲自进行摄影和绘画。要求能理解广告策略。负责结合广告片创意脚本及拍摄脚本编写、修改。带领摄制组进行广告片拍摄工作。与广电总局、分局联系，以取得广告的电视片拍摄、播映许可。演员选派，负责挑选、面试用于广告摄制的演员和模特儿，向他们布置具体的要求，保证他们穿戴好合适的服饰，准时到场。摄制组其他成员拟定。3．印刷制作组（1）总编（1），全面负责公司内有关报刊等印刷广告的制作工作。兼行政分工，进行监督和指导。负责与有关制作单位洽谈业务，并对各种印刷技术的采用加以指导和提出建议。领导制作团队的工作，并对创意总监（策划总监）直接负责，汇报工作。建立广告制作材料、工具数据库。（2）正稿、校对，（1）负责落实美工的设计草图和撰稿员的初稿。高质量地制作广告正稿，寄给报社、杂志或印刷厂，负责广告的美工技术处理。负责印刷清样的文字校对工作，修正版面的印刷错误和文字错误。（3）美工（2-3），负责把初步创意变成视觉上的具体图案，要求有快速绘画及熟练的应用软件（PS\AI等）操作能力。负责各种字体设计的选择和排版。要求熟悉印刷业务，并能很好地理解各种广告设计与各种字体运用的关系。负责安排和料理广告制作材料的供应，保证广告工期和制作质量。（三）媒介部的职能和人员配备媒介部门的任务是根据广告计划，制定广告活动的媒介策略，负责媒介的选择，建立媒介数据库，控制预算。并负责与有关媒介单位接洽和联络。在广告实施过程中，负责对广告的实施进行监督，检查印刷质量或播放质量。在广告实施后，代理媒介单位向客户部要求收取广告费。媒介部人员的岗位责任划分为：1．媒介部总监（1）向总经理负责。全面负责媒介部门的业务管理工作，兼行政分工，进行监督和指导。负责控制媒介计划和媒介订位，与各媒介单位洽谈合作条件，全盘负责媒介部门的赢利。负责并参与开发新的客户和新的广告业务，为新的广告业务开介绍会，并亲自准备或拟写材料。要求了解媒介的最新发展，掌握媒介计划，能够使用电脑系管理，开发有发展的新媒介。负责几个业务小组的工作和管理，代理部门主任的大部分职责。重点是代理其媒介方面的职责，研究重要的媒介策略的采用，与高级客户保持联系，并负责与媒介代表洽谈。2．媒介专员（若干）在媒介组长或经理的领导下工作，负责执行已经制定的媒介策略和负责指定的客户业务。研究引用一些较为简单的媒介策略。按媒介计划的要求，联系并取得媒介订位确认，兼做媒介部门一般性工作。（四）市场调查部的工作职责和人员配备市场调查部的任务是按照广告活动的要求，对目标市场开展调查，为广告主和广告公司制定广告计划，提供有关市场潜力和市场环境的背景材料，并就有关问题向广告主和广告公司提供咨询意见和建议，为广告决策以至广告主的市场决策提供客观依据。其人员岗位责任划分为：1．市场调查部总监（1）负责调查部的业务管理，兼行政分工，进行监督和指导。负责市场调查计划的制定，负责向总经理或客户企业高级人员汇报调查结果，提出市场策略建议和广告策略建议。2．项目组长（1-2）负责某一客户的广告调查工作的计划，监督调查计划的实施。负责向部主任提出调查报告，向客户汇报调查结果和提出有关建议。3．调查专员（若干）负责根据调查计划进行具体调查方案的拟订，开展调查活动，并根据调查结果进行分析研究，提出调查报告、市场策略和广告策略建议，并向客户汇报有关市场调查经过和市场调查情况，介绍调查结果。负责有关文案调查资料、实地调查资料的收集和整理，负责记录有关谈话内容，提交谈话记要，并负责有关打字、速记、收集、整理、编辑、汇总有关市场调查资料和档案资料，建立市场调查档案。（五）行政办公室的工作职责和人员配备广告公司行政办公室的任务，是对公司的日常事务进行全面的管理，并对业务部门进行行政监督，提供后勤服务。具体地，行政办公室又可分为计划、人事、财务、审计、机要和后勤等分支部门。这些分支部门在一些特大的广告公司是单独列为正式的一级行政辅助机构的。企划部门的工作任务，是具体负责公司的年度工作计划和经营计划的制定，以及监督执行，并负责制定公司的长远发展规划。人事部门的工作任务，是具体地负责公司人员的录用解聘。录用人员时应根据业务部门的需要，进行业务考核和综合级别评定，对具体业务部门的人员使用和定级实施监督。人事部门不参与业务的分工。财务部门的任务，是对公司的财务金融实施全面的管理，监督广告预算的执行，收取广告费用，交纳各种税收，核发人员工资，核算企业盈亏，并对广告活动费用和公司行政性开支实施控制。负责监管媒介数据库，广告制作材料、工具数据库。审计部门的工作任务，是对公司的财务制度执行情况实施监督，防止公司在经营中出现不规范行为或违法行为，实施广告公司经营中的自律约束。机要部门负责公司的文件收发、借阅、保管和归档管理，并为企业建立各类业务档案，检查保密情况。后勤部门的工作任务，是协助公司业务部门的工作，为各业务部门开展广告活动提供物质支援和后勤保障。对企业或公司来说，行政办公室是直接为总经理服务的管理中枢，是企业的核心，因此，必须切实明确其职权和工作任务，并配备精明强干、懂得现代管理的工作人员。这样，才能保证整个公司处于良好的运转状态，保持高的管理水平和竞争素质。当然以上列举的是功能齐全、机构配套的国际综合性大型企业的人员配备。对于我公司，则采用一人多任的形式，使人员大为精减，增加效益。现行做企划、人事、行政职责分工于各个部门领导旗下。其他行政职责——审计、机要、后勤由财务总监一人担任，直接向总裁负责。二、广告公司的行政管理广告公司行政管理的内容，可以用“计划”、“组织”、“控制”和“协调”八个字来概括。行政管理的内容，都是以计划为中心，围绕着计划的制定、计划的组织实施、对计划执行过程的控制、对负责执行计划的具体单位或部门的分工协调来展开的。计划的制定是行政管理的首要内容，它关系到企业在一个时期内的工作目标和工作部署。行政管理部门制定的工作计划、发展计划、项目计划和财务计划等涉及公司各个方方面面的计划内容，是企业在一定的计划期内的工作指南和战略目标。企业行政管理部门在制定各项计划时，既要考虑企业自身的发展现状和企业的发展潜力，也要考虑社会经济形势的发展变化。一般而言，经济形势好，前景光明，那么，广告客户就会有很多商品需要通过广告公司来扩大销售，制定计划时可以乐观些，以尽量发挥公司的能力、挖掘公司的潜力为准则。倘若经济形势困难，前景暗淡，市场跌入低谷，虽然也会有