第二章采购组织

第二章采购组织管理本章内容：采购组织的含义及在企业中的地位采购组织设计（原则及类型）采购组织内部结构及其职能设置采购部门与其他部门的关系联合采购引例ElectricalIndustrial的采购组织问题见教材P46.采购组织的含义采购组织是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组成的一种采购团队。采购的组织定位非常依赖于管理层对于采购职能所持的看法。当管理层主要将采购职能看做是业务活动时，就会造成采购部门在组织等级中处于相当低的地位。但是，如果管理层将采购视为一个重要的竞争因素，并且对组织具有战略重要性，那么采购经理就很有可能向董事会汇报。影响采购组织设置的因素采购与供应部门：规模地位结构人员配备技术手段采购与供应职能对于组织的重要性供应市场活动的性质常规的VS.战略的是集权化还是分权化决策与其它部门的关系采购组织在企业中的地位影响管理层对采购职能的认识与期望，取决于下列方面对公司的重要性：采购支出占总营业额的百分比公司采购的原料，当下市场供应情况公司的财务状况。在发生严重财务亏损的时候，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出更高的要求，这导致对会计责任的更高要求。管理层自身的知识和水平采购与供应职能的重要性与组织对外的支出有关采购支出在营业额中所占的比重组织的例子采购与供应职能的地位通常50%以上制造行业向CEO或其他级别相当的管理者汇报35-50%左右第一产业-例如石油业或采矿业向CEO的代表或其他级别相当的管理者汇报25-35%左右医疗机构向高级经理汇报通常小于25%咨询公司较低级人员的任务，可能还同时承担其他部门的工作如果采购与供应职能被赋予的职责、地位以及资源与它在组织中的重要性不一致，那么它对于增强组织竞争力的潜在优势可能发挥不出来，或者造成资源浪费。采购组织在企业中的地位总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理仓储生产管制采购制造品管隶属于生产部主要职责是协助生产工作顺利进行，因此，工作重点就是提供物料满足生产需求，其他职能处于次要地位。适用于生产型企业或工厂。采购组织在企业中的地位总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理仓储生产管制制造品管人事采购财务计算机中心隶属于行政部主要职能是获得有竞争力的价格与付款方式。但由于独立于生产部门，可能难以保证生产部门物料需求的时间和品质。适用于规模较大，采购物品种类繁多的制造型企业。采购组织在企业中的地位总经理资材部副总经理生产部副总经理其他部门副总经理储运生产管制储运采购跟催文书处理生产计划生产日报物料管制仓储运输收发料隶属于资材部主要功能是配合生产制造单位，起到物料补给的作用。采购部门在组织中处于附属支持性地位。适用于物料需求不容易管理，需要采购部门与其它部门协调的企业中。采购组织在企业中的地位总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理仓储生产管制制造品管财务副总经理采购副总经理隶属于高级管理层采购地位提升的标志。主要职责在于降低成本，是体现采购部门作为新的利润源泉的标志。适用于生产规模不大，但物料或商品在制造成本中所占比率较高的企业。采购组织设计（原则）设计原则部门设置应同企业的性质和规模相适应。部门设置应同企业采购目标、方针相适应。部门设置应同企业的管理水平相适应。例如，如果企业规模小，产品结构单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好；一些企业规模较大，业务较多、管理繁杂，这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作；对于一些规模大，产品种类多，原材料需求差异性大，各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购模式。采购组织设计（类型）分散型组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。公司总部子公司A采购、生产、市场/销售子公司B采购、生产、市场/销售子公司C采购、生产、市场/销售职能部门职能部门分散型采购组织的特点：适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司。优点缺点自主性、灵活性、多样性可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争造成供应商分散和混乱技术人员短缺，成本上升重复采购、分支部门间缺乏沟通缺乏财务控制过量的地方采购采购组织设计（类型）集中型采购组织由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。公司总部子公司A生产、市场/销售子公司B生产、市场/销售子公司C生产、市场/销售采购总部职能部门集中型采购组织的特点：适用：下属经营单位购买产品相同或类似的公司。优点缺点规模效应标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利用避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争上下级之间的抱怨过高的管理费用对市场的反应较慢采购组织设计（类型）混合型在公司总部的管理层上设置采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门；公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。这种结构形式结合了两种采购组织形式的优点，能够做到分散和集中的有效结合。公司总部子公司A子公司B子公司C采购总部职能部门采购生产营销采购生产营销采购生产营销采购组织设计（类型）跨部门采购职能小组结构采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向CPO汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。这种组织体现了采购的灵活性。CEO首席采购总监（CPO）部门1部门2部门3部门4采购经理1采购经理2采购经理3采购经理4各部门对甲类商品的采购需求各部门对乙类商品的采购需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。采购组织设计（类型）采购外包和虚拟组织外包本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；现有的组织和程序不能使采购战略高效。虚拟采购组织一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性。中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。采购组织内部结构采购组织内部的设计各个企业会有所不同，但通常会按以下的角度来设计采购部门：按采购地区设计按物品类别设计按采购功能设计按采购流程设计混合式编组按采购地区设计采购总部国内采购国际采购东北地区华东地区华南地区美洲地区欧洲地区亚洲地区按物品类别设计采购总部采购一部采购二部采购三部电子零件办公用品………优点：权责分明；规模经济；与供应商关系良好；工作有弹性缺点：工作繁杂，无法专精按采购功能设计采购总部开发来源议价招标比价议标决标签约稽催履约按采购流程设计采购经理订单处理合同管理跟踪催货审核验收优点：效率高，相互制衡缺点：各自为政，手续繁杂，延误时效混合式编组采购经理金属采购电子采购办公设备采购非金属采购订单处理合同管理跟踪催货审核验收采购管理部门的职责战略层次运营方针、程序和任务说明书的制定和发布开发和实施采购作业绩效的审计和复查程序建立长期合同与供应商战略相关的决策重大的制造和购买决策与后向一体化有关的决策与价格转移和公司间的供应政策有关的决策与互惠协议、互惠贸易和易货贸易政策有关的决策战术层次供应商协定准备和发展价值分析程序采用和实施供应商认证程序一般的供应商选择和订约业务层次订购过程与发出订单有关的所有规划预算管理供应商表现的监控和评价解决纠纷部门可能涉及到的采购活动高层管理部门·制定供应战略并监管采购支出研究与开发部门·确定新技术、新材料以及它们的成本和风险·产品设计涉及供应商生产和/或其他使用部门·做出自制或购买决策·决定所需要物料的规格要求·监督供应商的表现销售部门·评价市场条件和趋势法律部门·预备合同质量管理·为购买产品制定质量保证标准·评价潜在供应商的质量管理体系·执行接受检验顾客支持·确定需求·评价购进物料的顾客满意程度维修·评价购进产品的使用效果财务与会计·制定预算·对供应的财务状况进行评价·支付货款和查收发票采购部门与其他部门的关系联合采购所谓联合采购，是指汇集同行业或关系企业的需求量，向供应商订购，它是多个企业之间的采购联盟行为，可以认为是集中采购在外延上的进一步拓展。实施联合采购的必要性：各企业都设有采购及相关业务的执行和管理部门（麻雀虽小，五脏俱全）；多头对外，分散采购；各企业自备库存，各企业缺乏交流和协调，导致库存量增大；采购环节的管理控制和技术管理工作重复进行，导致管理费用高；采购应变能力差。优点：（1)统筹供需，建立产销秩序。（2)采购、管理、运输环节：价格降低。（3)促进同业合作，达成经济外交。（4）仓储环节：统一调拨，减少物资的积压和资金占用，减少因器材供应短缺造成的生产停顿损失。缺点：（1)采购作业手续复杂，主办单位必须煞费周章。（2)采购时机与条件未必能配合个别需求。（3)造成联合垄断。联合采购的形式采购战略联盟指两个或两个以上的企业出于对整个世界市场的预期目标和企业自身总体经营目标的考虑，采取一种长期联合与合作的采购方式。这种联合是自发的，非强制性的，联合各方仍保持各个公司采购的独立性和自主权，彼此依靠相互间达成的协议以及经济利益的考虑联结成松散的整体。现代信息网络技术的发展，开辟了一个崭新的企业合作空间，企业可通过网络保证采购信息的即时传递，使处于异地甚至异国的企业实施联合采购成为可能。国际上，一些跨国公司为充分利用现有规模效益，降低采购成本、提高企业的经济效益，正在向采购战略联盟发展。联合采购的形式通用材料的合并采购这种方式主要运用于有互相竞争关系的企业之间，通过合并通用材料的采购数量和统一归口采购来获得大规模采购带来的低价优惠。在这种联合方式下，每一项采购业务都交给采购成本最低的一方去完成，使联合体的整体采购成本低于各方原来进行单独采购的成本之和，这是这些企业的联合准则。这种合作的组织策略主要分为虚拟运作策略和实体运作策略。虚拟运作策略的特点是组织成本低，它可以不断强化合作各方最具优势的功能和弱化非优势功能。联合采购适用范围和可能会遇到的问题适用范围：进口管制下发生的紧急采购；卖方市场，买主势单力薄。可能会遭遇的问题：数量分配不均；报价方式混乱；付款能力不一；提货工作缓慢。