第二章采购组织管理

第二章采购组织管理1内容提要采购组织机构的设计采购制度建设采购团队建设内容提要2学习目标知识目标1.了解采购管理组织的含义；2.掌握设置采购部门遵循的原则；3.熟悉采购管理制度的作用。技能目标1.能够根据企业的规模合理地设计组织结构；2.能够理解各种采购制度的优缺点；3.能够设计采购人员的招聘流程。职业能力目标1.培养开展企业采购组织结构的设计能力；2.具有拟定采购岗位工作职责的能力；3.具备完善采购人员招聘流程的能力。采购管理组织4（一）采购管理组织的含义采购管理组织就是为了完成企业下达的采购任务，保证企业生产经营活动的有序进行，由采购人员按照企业的实际状况和一定的规则，组建起来的采购部门。随着市场竞争的日益加剧，市场需求的波动性和多变性，以及产品的跟新换代越来越迅速，这都导致了现代企业的采购工作日趋复杂。无论是大企业还是小企业，无论是生产型企业还是流通商贸企业，提升采购物品的质量和效率，确保物品供应的连续性都是一项长期和艰巨的任务，因此，组建一只符合企业实际需要的采购团队，通过科学、合理的采购运作来降低采购成本，提升采购的质量和效率是一件非常重要的事情。一、企业采购管理组织5（二）采购管理组织的作用1.团队凝聚作用需要采购部门各个成员的有效配合，采购团队应有着较强的凝聚力。2.组织协调作用组织协调功能是指依据企业内外部环境的变化，对采购策略进行适时的调整，以适应市场环境的变化。3.制约监督作用采购部门应对每一个采购人员的采购活动进行监督和制约的工作，这样，企业的整体采购工作才能够正常的进行。4.激励惩罚作用充分挖掘和调动每一个采购人员的积极性、创造性和主动性，使他们的能力得以更好的发挥，同时杜绝和限制采购人员的不当行为。6二、确定采购部门的组织结构企业的采购部门要有适当的组织形式和人员编制，采购组织机构的方式应视企业的规模大小，企业的产品结构，产品种类的多少来决定采购组织的形式。建立一个有效采购组织应考虑多方面的因素，常见的采购组织结构主要有以下几种形式：（一）直线制的组织结构直线制的采购组织即由一个主管来直接管理多个下级的一种组织结构形式。例如，企业的一个采购经理直接领导多个采购员的工作。（二）直线职能制的组织结构即在直线制的基础上，加上相应的职能管理部门，从而为采购经理出谋划策，提出合理化的建议，共同完成企业下达的采购任务。职能部门对采购部门没有直接的管辖权，采购部门只接受采购经理的直接管理。7（三）采购事业部制组织结构采购事业部制最先是由美国通用汽车公司的副总裁斯隆设计的，它是一种分权结构或部门化的结构。事业部制一般按“地区”或“产品类别”对公司赋予的任务负起全面的责任。采购事业部制适用于企业采购规模大、品种多、市场需求复杂的企业采购情形。例如：美国的宝洁公司就采用的事业部制的形式。（四）矩阵制采购组织结构矩阵制是为了完成指定任务（项目）由企业各个部门抽调的人员临时的组成一个组织机构，当任务（项目）完成以后，抽调的人员回到原来的部门。8三、采购部门在企业组织中的地位企业根据自身的实际情况来设计采购部门的组织结构并配备合适的采购人员，采购部门在企业的整个管理框架中隶属于相关的部门进行管理，总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理产品制造采购生产管制物料仓储（一）采购部门隶属于生产部图2—1采购部门隶属于生产部9（二）采购部门隶属于行政部隶属于行政部即隶属于行政副总经理。采购部门的主要职能是获得较佳的价格和付款方式，以使公司在资金运作上体现出较好的效益。总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管理仓储制造产品管理图2—2采购部门隶属于行政部10（三）采购部门直接隶属于总经理采购部门隶属于公司的总经理，可以提升采购部门在公司各个部门中的地位，加强采购的执行能力。此时，企业对采购工作的计划性更强，要求也更高，在采购成本、采购质量和采购效率方面要求较高。总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理图2—3采购部门隶属于公司的总经理11四、设置采购部门应遵循的原则企业在设置采购部门时应遵循相关的原则，具体如下：1.同企业规模相一致原则2.采购目标、方针相适应原则3.统一指挥的原则统一的原则包括以下三个方面的内容：（1）目标统一（2）命令统一（3）规章制度统一4.责、权、利相结合的原则12五、采购管理部门的职责（一）采购部门的职责1．采购总部的职责——战略、协调2．采购部门的职责——具体事务（二）采购职能的层次划分1．战略层次2．战术层次3．运作层次13本节小节提示板理论知识操作技能1.从企业价采购任务来理解采购组织。2.采购组织对完成采购任务的作用。3.理解采购组织在企业中的地位。1.能够根据企业实际情况来设计采购组织。2.能够设计采购组织的各项职能。14采购管理制度15一、采购管理制度概述（一）采购制度的概念采购管理制度是指企业为了规范采购人员的行为，明确工作职责和内容，以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的业务规范、行为准则等做出的明确规定。16（二）采购管理制度的作用建立起良好的采购管理制度，可以起到以下作用：1.明确岗位，明确采购人员的职责；2.规范采购人员的业务要求，方便采购绩效考核；3.明确采购的奖惩措施，调动采购人员的工作积极性。二、采购部门的工作职责（一）采购部主管或经理的职责1.原料、物料采购计划的拟定；2.采购作业相关规定执行的小结及规章制度的修订；3.原料、物料采购合约的审议；4.采购物品货款支付办法的拟定和执行；5.供应商的开发、替换及评审。17（二）采购管理制度的作用建立起良好的采购管理制度，可以起到以下作用：1.明确岗位，明确采购人员的职责；2.规范采购人员的业务要求，方便采购绩效考核；3.明确采购的奖惩措施，调动采购人员的工作积极性。二、采购部门的工作职责（一）采购部主管或经理的职责1.原料、物料采购计划的拟定；2.采购作业相关规定执行的小结及规章制度的修订；3.原料、物料采购合约的审议；4.采购物品货款支付办法的拟定和执行；5.供应商的开发、替换及评审。18（三）物料采购员的工作职责1.原材料供应商的开发、联系及跟踪；2.原材料来源、品质、价格、服务的市场调查工作的规划及执行；3.物料标准规格、品质标准等资料的建立与更新；4.物料采购的执行与跟催；5.物料不良品的处理；6.包装品、印刷品的询价、议价、比价等相关业务的执行；7.原材料应付款发票的核对及付款。19（四）商品采购员的工作职责1商品供应商的开发、联系及跟踪；2商品的来源来源、品质、价格、服务的市场调查工作的规划及执行；3商品采购作业的执行与跟催；4商品标准规格、品质标准等资料的建立与更新；5商品采购、次品的退货、索赔等相关业务的处理；6商品应付款发票的核对及付款。20（四）商品采购员的工作职责1.商品供应商的开发、联系及跟踪；2.商品的来源来源、品质、价格、服务的市场调查工作的规划及执行；3.商品采购作业的执行与跟催；4.商品标准规格、品质标准等资料的建立与更新；5.商品采购、次品的退货、索赔等相关业务的处理6.商品应付款发票的核对及付款。21三、采购管理制度的内容（一）集中制采购是指采购的决策权集中于企业总公司所设立的采购部门，下属的分公司或子公司均没有采购的权限。（1）集中制采购的优缺点集中制采购的优点有：1.价格折扣。集中采购由于是大规模的批量采购，提高了与供应商的谈判力度，因而可以获得供应商得到价格折扣；2.统一管理。由于权利仅集中在了总公司的采购部门，有利于实现采购流程的规范化和作业流程的统一性；223.降低运营成本。集中采购功能，可以精简人员，便于对采购人员进行培训，提高了采购的质量和效率，降低了企业采购的运营成本。4.统筹安排。企业可以根据市场需求来进行供需的统筹规划，合理的配置企业资源，避免各自为政，各部门多与的物料，也可以相互转让，提升效率。集中制采购的缺点：1.采购流程过长。由于先要统计好各个部门，各个分公司或子公司的采购需求，所需的时间过长，甚至是采购工作的延误；2.对于非共同性的采购物料，可能由于采购批量小而无法享有数量折扣；3.采购与使用分离，易造成物流成本的上升，而且时间过长，采购绩效较差23（二）分散制采购分散制采购是指各个分公司或子公司按照需要自行设立采购部门来负责采购工作，以满足生产和经营的需要。（1）分散制采购的优缺点分散制采购的优点：1.由于各个分公司或子公司对自身的需求较为了解，采购物料的针对性更强。2.采购决策权下放，决策效率高，可以做到即时采购3.能充分调动各个分公司或子公司采购部门的工作积极性，提升采购工作的质量和效率。24分散制采购的缺点：不利于统一管理。由于每个分公司或子公司均设有采购部门，总公司对于各个部门的管理和协调不太容易。采购运营成本高。由于采购人员较多，运营成本较高，但物流成本较低。无法享有数量折扣。由于采购工作的分散进行，没有价格折扣。25（三）混合制采购混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制度组合成的一种新的采购制度。企业依据采购物资的品种、数量、品质要求、到货时间等各个因素来进行考虑，进口物资、关键的零部件一般采取集中采购，而需要量不大，价值低、需要临时采购的物资则可以采取分散制的采购方式。企业应当明确总部和分公司、子公司采购物资的权限，依据采购的权限来进行合理的采购。四、采购部门作业的组织形式（一）连贯式作业的组织形式即由一名采购人员来负责完成一项采购任务，而在采购的过程中没有其他人的参与。26（1）连贯式采购作业的优点有：一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，不会因为工作上的失误出现扯皮现象；一位人员完成整个的采购过程，有利于节约成本；便于和供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作；供应商知晓明确的交往对象，便于供应商增强及时交货及改善品质的管理效能。27（2）连贯式采购作业的缺点有：若采购任务较重，采购人员的能力不强，而负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的联系过程中，接受对方好处，损害企业的利益。例如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。28（二）分段式作业的组织形式（1）分段式采购作业的优点有：将采购任务进行细分，每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，通过相互协作，提高了工作效率，减少失误。一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。29（2）分段式采购作业的缺点有：1.若采购过程不同人员不能进行很好的协作，相互间的衔接容易出现问题，从而延误了采购时效；2.对内部人员的配合度要求更高，管理更加不易，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。3.容易各自为政，无人负责，而且采购过程中接手人员太多，可能会出现沟通障碍而对采购工作造成影响。30本节小节提示板理论知识操作技能1.采购管理制度的作用；2.采购部门的工作职责；3.采购管理制度的具体内容。1.能够根据采购部门的实际情况来拟定采购管理制度。2.能够明确采购部门作业的组织形式。31采购团队建设32一、采购团队的构建要想很好的完成企业所下达的采购任务，构建一支精良的、和谐的、具有凝聚力的采购团队是至关重要的。所以，企业在构建采购团队时要考虑诸多的因素1.共同的采购目标在企业的采购团队中，由于采购成员有着不同的岗位和职责，对自身的定位以及采购的目标也有所差别，但企业的采购却有着一个总体目标。2.明确人员职责在采购团队中，由于成员有着不同的岗位，因此成员之间的采购工作也有着明确的分工，这就需要采