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566第一章采购部组织结构及职能第一节采购部组织结构图第二节采购部职能描述采购公司各部门所申请物品，掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用，汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划，选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。以低廉的价格采购最好的产品，具有高度的责任心和团队精神。第二章采购部岗位工作说明书第一节采购主管岗位工作说明书PUR-JD-0001-2010【工作关系】直接上级：财务总监直接下级：采购员、验收及库房管理员联系部门：俱乐部各部门对外联络：供应商【岗位职责】1、参加晨会。2、安排部门员工每日工作。3、检查每项订单的进展情况。4、审批采购订单。5、解决采购部员工工作中遇到的问题。秘书1人党群主管1人验收及库房管理员采购主管采购员5676、总结每周订单及市场调查的进展情况，计划下周的工作安排。7、向财务总监提交每周工作报告，检查每个员工手上还没有完成的订单，审核每日订价表。8、采购部办公室的纪律管理。9、监督员工工作进度。10、审核采购价格。【任职要求】文化程度：高中以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备三年以上相关酒店采购经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：具有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。第二节采购员岗位工作说明书PUR-JD-0002-2010【工作关系】直接上级：采购主管直接下级：联系部门：俱乐部各部门对外联络：供应商【岗位职责】1、对部门经理负责，完成酒店日常食品、酒水及物品的采买，并确保采购计划的完成。2、配合各部门正确填写采购申请单。3、负责各部门需采购品项，询访三家供应商的报价、比价、议价，经常听取各部门意见，改进工作。4、建立供应商有效证件（如：营业执照、卫生许可证等），并对这些证件进行严格审查，复印存档。5、开展市场调查，定期同财务成本人员、厨师长了解市场信息，降低采购成本。6、每日追踪未到货品项。7、完成采购主管交办的其它工作。【任职要求】文化程度：高中以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备两年以上相关酒店采购经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：具有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。568第三节验收及库房管理员岗位工作说明书PUR-JD-0003-2010【工作关系】直接上级：采购主管直接下级：联系部门：俱乐部各部门对外联络：【岗位职责】确保所有的货品有良好的收货秩序，保证各类物品有充足的供应，避免积压，降低成本，节约资金。【任职要求】文化程度：中专以上学历外语水平：良好岗位证书：无工作经验：具备两年以上酒店库房管理经验身体要求：符合俱乐部录用标准素质要求：有较强的事业心、高度的责任感和组织协调能力。569第三章采购部工作流程第一节采购工作流程财务管理制度和程序PolicyNumber序号:Purchasing-001/10EffectiveDate生效日期:Jul/2010SupercedesNo.废止号:PreparedBy制定人:Supervisorofpurchasing采购岗位职责与流程ApprovedBy批准人:GMDistributeto发放:AllDept.Heads&GMofclub概要MISSION采购部是翰谊馆俱乐部唯一负责监督购买所有物品、设备和服务的部门。采购部的主要职责是根据各部门的需求，办理货品和维修服务的预定、接收和准确记录。这项政策和流程主要用于帮助各部门了解与订货和维修服务相关的所有流程。目的OBJECTIVE采购政策的主要目的是为合理控制采购成本和问责货品和维修服务的采购提供一种方法，同时帮助内部其他部门了解采购流程。采购政策所有采购可移动的，损耗性的物品和固定的资产以及采购和维修工作均需通过如下流程：执行程序PROCEDURES:一、采购流程：各部门填写采购申请单→采购部询价、议价、定价→财务部审核、总经理审批→采购订货。（一）接单1、a、采购申请单（一式四联1.采购部2.财务部3.申请部门4.供应商）：采购申请赋予采购部门开始购买一般性的耗费品、维修服务或者其他工作用品的权利。申请采购的部门负责人必须签字确认所有的采购申请。对于一次性的或者新的采购物品，采购申请必须附带推荐厂商的样品及报价，以及相关采购物品的详细信息，包括品名、规格、数量、价格、整体数量以及需要使用的日期。如果申请部门正在预定零件，那么需要包含零件或者模型的数量。申请单上如有任何不完整的信息，都将被退回申请部门。b、厨房采购单：餐饮厨房部门将使用以下各种采购订单进行日常餐饮采购1）日常食品市场订单：厨房所使用的易腐烂的日常食品供应。2）食品采购申请单：仓储部使用。3）饮品采购申请单：仓储部使用。2、各部门必须依据上述格式提交标准的订单，清晰注明需要的物品种类、规格、数量以及必要的供应商。570另外，任何由于订单填写错误的原因而导致出现的问题，都将视为申请部门的责任。日常食品市场订单必须在每天下午三点之前送达采购部，以便第二天的订单安排，迟于此时间的订单，采购部将不安排投递。对于那些非常见的物品或者一次性的物品，请提前与采购部核对库存情况以及采购交货时间。由于采购物品的稀缺性，采购部并不保障这些物品的供应。对于那些小量采购或者预定，以及采购部无法执行的采购，申请部门需要在采购部确认后方可自行采购。3、凡属俱乐部库房储备的项目，均由俱乐部库房提出采购申请。申请之前，须认真核查库存量及消耗量，合理提出采购计划。4、俱乐部库房储备以外的项目，由各使用部门提出采购申请。申请之前，须查询俱乐部库房中是否有该项储备，或在库房多余物资中是否有代用品。5、经确认，实属第一次购买项目，由俱乐部或使用部门按要求提前填写《采购申请单》，部门主管和总经理审批签字后报送采购部。6、所有提交采购申请的物品在总经理、财务总监审批合格后均需依据市场环境、库存情况以及供应商的邮寄时间确定以下交货时间：商品种类交货时间经常性采购物品新需求2-4个工作日10-14个工作日外省市需求海外需求根据合同要求根据合同要求7、紧急采购必须发生在非正常的情况下，需要经过副总经理的授权审批。各部门递交的紧急采购单上必须注明“紧急订单”字样。同时需要书面写明紧急申请的原因以及必要性。经批准的紧急采购在采购部收到申请单的同一天提供供应商。要求紧急采购的各部门有责任同时满足以上要求。（二）询价、定价1、《采购申请单》送到采购部后，由采购部统一登记后，由采购人员对申请单上的采购项目进行询价。2、《厨房每日市场订单》直接报送采购部，由其负责人进行落实报价。3、采购收到申请单后要认真归纳、整理、对其中有疑问的内容要与申请部门及时沟通。在质量、服务和价格都同等的情况下，采购部需要为相关部门建议合适的供应商，并对供应商资质进行审核、存档以备查阅。在对所有需要选择供应商的过程中，采购部需要与需求部门共同工作以便正确的决策和供应商选择，进行业务洽谈，认真筛选、择优报价，并把金额和供应商名称填入申请单，报价附后，以选出最合适的价格。4、对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目，使用部门要做详细说明或提供样品，供应商按要求或样品寻样，经相关领导确认签字后方可进一步洽谈。5、每月15日与月末为厨房日常食品价格更新日期。更新价格前，采购部、厨师长和财务成本人员共同去食品市场调查，采集最新价格。最终由采购部制定新一期的食品价格，并由财务总监审核签字后方可实施。6、对所选供应商索取各类有效证件（如：营业执照、卫生许可证等）。并对这些证件进行严格审查，采购部复印存档。要经常对存档的证件进行查阅，对于过期或超范围经营的供应商同，要求对方要及时更换或取消合作关系。7、确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须扔及时联系沟通、研究对策，无力解决的必须及时上报俱乐部主管领导。（三）审批采购申请单在完成询价、报价、比价、议价后，采购主管审批签字，上报财务部、总经理审批。571（四）采购1、经审批签字的《采购申请单》返回采购部后，采购部方可进行订购。2、所有购买品项必须依据订单规定的数量、品牌、规格、价格、需求日期、供应商及相关要求进行。3、在购买过程中要认真检查所购货物的品质、商标、期限和卫生标准等内容。4、货品和维修的合同与采购所有货物和维修的采购合同均需通过如下流程：价值方式授权审批100,001元以上公开招标董事长10,001-100,000元封闭招标总经理&财务总监501-10,000元三家比价总经理或副总经理&财务总监500元以下一家报价财务总监或部门经理必须清晰完整的保存所有供货和收获记录，以便审计检查。不允许为了降低报价或者减少招标程序而拆分标地。5、无需三家比价的授权说明根据以上规定，价格超过300元，竞标方需要提供所需物品、服务的样品或者相关工作的案例。但是，如果供应商是某种物品或者服务的唯一制造商、代理机构或者经销商、专门承包商、长期承包商、或者事件出于紧急命令，可以不执行比价或招标。资金限额无需比价授权人50,000元以上50,000元以下5,000元以下董事长总经理或副总经理&财务总监财务总监&DepartmentManager为了方便审计，所有被授权无需比价或招标的事件均需详细记录和存档备查。二、小额现金采购采购部将会留有小额现金（￥10000元）作备用资金，用于一些小额紧急采购或特批的现金采购。需要小额现金作为采购备用金的部门必须提交带有直接领导签字授权的小额现金申请表。任何小额现金支出均必须提供发票。三、发票、验收单、维修报告各部门需将收到的发票、验收单和维修报告递交到采购部以便更新记录然后采购部要将单据送交财务部复核。四、付款流程采购付款由采购部根据购销合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关原始单据，经采购部申请签字，财务部成本主管审核、财务总监、总经理审批签字后，由财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续。1）日常采购付款：根据采购购销合同或协议规定的付款期限及方式，财务部成本主管对验收入库单及供应商开具发票进行核对审查，无误后编制《采购供应商付款情况明细表》，经采购部复核签字后，报财务部经理，总经理审批签字后由出纳办理付款。2）紧急采购付款：采购部根据部门申购紧急采购物资的采购申请单、验收直拨单、发票等原始单据提出申请，由财务部经理审核、总经理审批后办理付款。3）预付款项规定：采购部按照购销合同或协议规定的预付款项的付款方式及金额填写预付款申请单，将合同或协议复印件附在预付款项申请单后。572预付款申请单由采购部主管签字，财务部经理审核，总经理审批后由财务部支付。采购部按照购销合同或协议规定的交货时间及货物质量要求对货物进行验收合格后，验收保管员填写验收入库单，供应商开具发票并由采购部申请，财务部复核、总经理审批后办理支付余款。五、招标流程1）当指定采购物品或者所需服务花费超过50,000元人民币时需要招标进行。申请部门需要准备相关产品或者服务以及指定工作的细节，采购部会在招标报价，出价发面予以协助。申请部门可以建议他们已知的供应商参与招标。所有递交上来的报价必须密封，并在信封上注明“仅限翰谊馆俱乐部”字样，放置在招标箱中。这些出价，报价文件只能在招标委员会现场打开。招标委员会需要监视整个出，报价过程以及招标过程，以确保招标过程的透明和竞争力。2）招标委员会需要包括：总经理、副总经理、财务总监、申请部门负责人、采购部负责人。3）招标委员会必须参加公开招标的全过程，以确保收到所有的出，报价。在此之后，采购部要总结出招标结果，并向申请部门提供相关评估和建议。申请部门得到的招标需要获得相关批准。4）确定供应商并得到批准后，采购部会将中标函送达供应商。也同时将中标函递交到总经理办公室、财务部和申请部门。注：本制度由采购部制定并解释，未尽事宜以采购部发文为准，增加新的政策制度经总经理批示后方可执行。573第二节验收及库房管理员工作流程财务制度和程序PolicyNumber序号:Purchasing-002/10EffectiveDate生效日期:Jul/2010SupercedesNo.废止号:PreparedBy制定人:Superviso