第六章原材料采购跟单

第六章原材料（零部件、辅料）采购跟单123知识与技能目标理论框架要求一般流程管理方法适当的交货时间适当的交货地点适当的交货质量适当的交货数量适当的交货价格制作采购原材料申请单审查采购原材料申请单拟定并发出采购单跟踪采购单原材料/零部件检验原材料/零部件入库采购跟催的方法采购跟催的规划催单跟踪要点采购跟单常见问题一、原材料采购跟单的概述（一）何为采购？“采购”的“采”，即选择，是从众多对象中选择若干的意思；“购”，即购买或取得，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到自己手上的一种活动。采购，即在一定的时间、地点、条件下，通过交易手段，实现从多个备选对象中选择并取得能满足自身需求的物品的活动过程。采购的特征：1、所有采购都是从资源市场获取资源的过程；2、采购是一个信息流、商流、资金流和物流相结合的过程；3、采购是一种经济活动。一、原材料采购跟单的概述（二）何为原材料采购？资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务。有形物品的采购称之为“有形采购”；无形物品的采购称之为“无形采购”。在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为“原材料采购”。原材料采购的起因：①生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本，需进行原材料采购备料。②生产企业因产品（成套）配套生产需要，需采购相应零部件、组件、辅料。③外贸公司等因来料加工需要，需采购原材料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。④外贸公司等因成套出口需要，需采购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。⑤外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行原材料采购，向生产企业直接提供原材料。思考题：作为一名跟单员，你认为在实际工作过程中，需要为企业采购哪些原材料？企业的原材料采购主要有以下内容：（一）原料（二）辅助材料（三）半成品（四）成品（五）固定设备（六）MRO物品（即：Maintenance维护、Repair维修、Operation运行(MRO)。通常是指在实际的生产过程不直接构成产品，只用于维护、维修、运行设备的物料和服务。MRO是指非生产原料性质的工业用品。）（三）何为原材料采购跟单？原材料（面料、零部件、辅料等）采购跟单是指跟单员根据国际贸易合同所列明的品质、数量、交货期等条款向国内有关原材料供应商进行采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商品的有序生产的采购跟进工作。一、原材料采购跟单的概述供应商方面的原因采购企业方面的原因1、管理能力：生产交货时间计算错误；生产、采购进程管理不健全；质量管理不到位；对再转包管理不严；交货期责任意识不强；2、生产能力：超过产能接单；临时急单插入；小批量订单需合起来生产；需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不准确；不合格产品产生较多；3、技术能力：超过技术工艺标准接单；对新下单产品不熟悉；机器设备故障率高；4、其他方面：员工工资低造成工作不努力；春节期间员工流动性大，节后招工不足；企业经营业绩不佳，经营者考虑调整经营方向等1、管理能力：对原材料供应商的生产能力或技术能力调查不深入，出现原材料供应商选定失误；采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序耽误；采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明，造成产品交货不符要求；2、信息沟通方面：采购方与供应商沟通存在问题，采购单或指示联络事项阐述不清，单方面指定交货期，业务手续不全造成工作耽误；3、其他方面：跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。一、原材料采购跟单的概述（四）原材料采购跟单的必要性适时适量适质适价适地够用就好，不产生更多的库存。尽可能保有三个以上供应商的报价，然后比价，议价，最后定合适的价格。只要离企业最近，方便企业装卸运输的地点。一、原材料采购跟单的概述（五）原材料采购跟单的基本要求适当的交货时间是跟单员进行原材料采购跟单的中心任务。应使所采购的原材料在规定的时间获得有效的供应。所谓适当的交货质量，是指供应商所交的物料可以满足企业使用要求。质量不宜过高也不宜过低。一、原材料采购跟单的概述（五）原材料采购跟单的基本要求原材料质量达不到企业使用要求的后果有：1、会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，导致管理费用增加；2、会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；3、会导致生产线返工增多，降低生产效率；4、会导致生产计划推迟，有可能导致不能按承诺的时间向客户交货，降低客户对企业的信任度；5、会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。一、原材料采购跟单的概述（六）原材料采购的目标1、降低生产成本；2、提高产品质量；3、提供最新信息；4、推进产品开发；5、提升企业竞争力。二、原材料采购流程确认需求货物跟催选择供应商支付货款描述需求验收货物订单安排确定价格记录并维护档案结案•采购实施是指采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。一个完整的采购流程一个完整的采购流程应该包括以下具体环节：（一）确认需求采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。采购部门应协助生产部门预测物料需求。（二）描述需求描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确的叙述。在采购部门保留一份文件，列出经常购买的物品名称。PS：在采购申请中应包含以下内容：（１）采购日期；（２）采购品的编号；（３）采购申请的发出部门；（４）采购所涉及的金额；（５）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述；（６）采购品需要的日期。（三）选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。PS:为了有效地进行采购，采购部门必须做到：对合同的履行情况进行监控；提供多购货品项目的分类表；做好供应商记录；提供合同样本。（四）确定价格确定价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。（五）订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单，采购人员就要拟定采购订单。PS:采购订单应包括以下几个基本要素：（1）采购品序列编号；（2）采购订单发出的日期；（3）接受订单的供应商名称和地址；（4）所需货品的数量和描述；（5）发货日期；（6）运输要求；（7）价格；（8）付款条件；（9）对订单有约束的各种条件。（六）货物跟催采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按规定交运。（七）验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。（八）支付货款供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。（九）不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结案。（十）结案凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。（十一）记录并维护档案经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。业务员或用料部门制作原材料采购申请单跟单员审查原材料采购申请单跟单员拟定采购单并报批跟踪采购单原材料入库前检验原材料入库发出采购单三、原材料采购跟单的流程原材料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行物料采购单跟踪。但对一些重要或紧急的物料的物料采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。（一）制作采购单并进行内部报批作为外贸跟单员，在制作采购单之前，需要做好相应的前期准备工作，具体如下：供应商调查价格调查（询价、比价、议价、定价）质量标准调查④原材料采购量的调查采购单的主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点、交货方式、验收方式、处罚条款、履约保证、品质保证、仲裁或诉讼，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。三、原材料采购跟单的流程三、原材料采购跟单的流程（一）制作采购单并进行内部报批跟单员在接到所需部门的采购申请单后，要在其基础上制成采购单传给供应商。采购单是原材料采购跟单的重要依据之一，是双方交货、验收、付款的依据。制作采购单时，须注意的问题如下：1、审查《采购原材料、辅料申请单》跟单员在审查《采购原材料、辅料申请单》时，应着重以下内容：（1）适当的采购人。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购。（2）以书面方式提出原材料的采购。（为什么不是口头？）（3）确定原材料要求的内容。包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后的速度、次数、地点等。（4）以型号规格表明采购的标准。（5）原材料需求日期的确认。采购部门采购日期年月日需要日期年月日制造单号采购编号承办人序号商品名称型号规格数量单价入库时间总价使用时间预算金额元总价合计一、采购原因简述：_____________________________________________________二、是否需要指定品牌：□否□是理由如下：_____________________________________三、需维护服务？□否□是四、交货地点：___________________________________________________________________五、质量要求：___________________________________________________________________七、验收时间须超过7天以上？□否□是八、审核批准签字申请部门领导签字复核人签字财务部门负责人签字批准人签字采购原材料、辅料申请单三、原材料采购跟单的流程（一）制作采购单并进行内部报批2、熟悉采购的原材料。首先，跟单员应熟悉原材料辅料申请单，充分了解所需采购原材料的内容及要求。其次，跟单员应该对采购环境有一定的了解，需花一定时间去了解原材料采购技术等。3、价格确认。价格是原材料采购中的敏感问题，因为原材料的价格直接影响产品的价格。作为合格的跟单员，应对采购原材料的最终价格负责，应多渠道地寻找供应商，“货比三家”，尽量寻找最佳的供应商，以维护企业最大利益。4、确定质量标准。符合外贸合同的要求。5、确认原材料采购量。原材料的采购数量应与对外合同、订单总量相匹配。对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。6、制定采购单。企业的原材料采购单常用于有长期合作关系的供应商。对于新发展的供应商，一般需要双方在初次合作时做一个总采购合同，明确一系列交易行为。在初次合作成功后，一般就转用采购单形式。7、内部报批并发出采购单。填制好的采购单，跟单员应呈交给相关主管领导签字确认，并将签章完毕的采购单及时送达原材料供应商。三、原材料采购跟单的流程（二）采购单（采购合同）的跟踪物料采购单跟踪的项目外贸跟单员的工作内容1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺原材料生产加工工艺是进行加工生产的第一步，对任何外协