工程变更、洽商、索赔及竣工结算管理办法

工程变更、洽商、索赔及竣工结算管理办法第一章、总则第一条、为规范公司管理范围内工程项目的合同变更管理工作，合理处理工程索赔业务，及时办理工程结算，确保公司权益，提高公司项目管理水平，特制定本办法。第二条、本办法适用于公司新开工项目和在建项目。第三条、工程变更、洽商、索赔及竣工结算的定义工程变更是指在工程施工过程中，根据合同约定对施工程序、工程数量、质量要求及标准等做出的变更。主要包括有设计变更、业主变更、其他变更三大类。工程洽商是指在施工过程中承发包双方就额外费用补偿或工期延长等达成一致的书面证明材料和补充协议，可以直接作为工程款结算或最终增减工程造价的依据。工程索赔是指在工程履约过程中，合同当事人一方因非自身因素或对方不履行或未能正确履行合同而受到经济损失或权利损害时，通过一定的合法程序向对方提出经济或时间补偿的要求。竣工结算是指承包商根据合同完成工程之后与业主进行最后费用清算的一种行为。第四条、工程变更、索赔及竣工结算的管理是明确工程承包合同履约过程中与发包方之间工程变更、索赔及竣工结算的方法和程序（含总分包之间的结算程序），及时办理变更洽商、提高工程索赔和竣工结算工作的速度和质量，理顺项目部、项目部与公司之间日常工作关系。第五条、工程变更、洽商、索赔及工程结算管理中有关部门职责1、商务合约部（1）指导项目经理部的变更洽商、索赔和结算工作；（2）审核工程结算书（含分包工程结算）；建立工程项目合同履约和结算情况台帐；（3）指导项目经理部履行合同，签订保修合同；（4）牵头组织重大或重要的工程竣工结算和工程索赔工作。2、项目经理部（1）项目经理：领导项目经理部全面履行合同和开展变更、洽商、索赔及结算工作，参与工程索赔和结算工作的全过程；（2）项目商务经理：协助项目经理全面履行合同，负责项目经理部内部各有关部门和人员在合同履约，开展变更、洽商、索赔和结算工作，负责编制和深化工程概（预）算书及工料分析，根据各业务部门提供的索赔意向或信息做好索赔分析，编制索赔报告、变更报价，办理竣工（中间）结算。重大或重要的工程索赔和工程结算要及时以文字形式上报经公司商务合约部并配合公司开展工作；（3）项目技术人员：编制和贯彻施工方案，处理施工过程中的技术问题，办理技术签证，指导施工；（4）物资人员：落实材料、设备需求计划，对发包方供应的材料设备做好验收登记工作，保证材料设备质量并满足施工需要；第二章、工程变更洽商、索赔及竣工结算的管理第六条、项目商务经理收到变更洽商后，应在施工合同规定的期限内做出变更洽商增减报价书。变更洽商增减报价书内容包括：变更洽商增减预算封面、变更洽商增减预算书、变更洽商原件或复印件和其他有关证明资料；第七条、发包方在施工履约中提交的支付工程进度款证书也应包括变更洽商和索赔增减报价书。该报价书的付款要求应按合同条件执行，报价书的格式应包括：索赔、洽商变更计价表、按合同约定的扣减预付款额；第八条、变更洽商增减报价书编制好后，需经过项目经理批准，并报公司商务合约部审核盖章，然后报发包方审批。一般的变更洽商和索赔由项目商务经理负责与发包方洽谈，重大的变更洽商和索赔应由公司商务合约部或总经济师与发包方洽谈，以促使双方尽快达成一致意见，获得上述费用。1、工程变更洽商时间要求在图纸下发后做好图纸会审工作，在设计交底后一次性办理图纸会审时提出的洽商变更。在施工过程中出现的设计变更洽商要及时办理，尽力做到先洽商后施工。在施工过程中，由于业主下发的书面通知或特殊情况下的口头通知要及时形成正式洽商，并请有关人员签证；2、工程变更洽商内容要求设计工程变更洽商要依据办理时间的前后顺序依次编号留存。设计工程变更洽商的内容要完整，文理通顺，书写工整，尽量附图说明，标清具体作业时间、部位、施工的方法、所用材质及数量，以及说明变更时是否相关的半成品、成品的加工状态，损失情况，及其处理意见。工程变更洽商一般要有设计、业主、监理和施工方共同签认，工程经济洽商可由监理、业主施工方签认。工程变更洽商的原始签证一般办理五份，特殊情况下另行确定增加的数量，必须保证施工方结算、技术资料归档为原始签证，不得用复印件。3、工程变更洽商审核要求工程技术洽商由专业负责人拟稿后，报技术负责人及项目经理审定后，再办理其他签证手续，项目部接到设计变更通知后先报技术负责人及项目经理确认后，再安排签证和具体施工。对工程的工期、质量及施工费用影响较大的变更、洽商技术负责人负责上报公司技术部及公司总工程师审定后再实施。工程经济洽商由项目部商务经理拟稿报项目经理审定，对于工程成本影响较大的经济变更洽商，由商务经理上报公司商务合约部审定之后，再做实施。由于一个专业的设计变更，引起其他专业也要有变更的综合专业性变更洽商。必须由项目技术负责人组织各专业工程师、质量检查员共同研究设计后，所有问题得到协调处理，意见一致后再进行变更洽商的行文和施工安排。对于一个小区工程，不同的楼号的变更洽商，无论内容是否一致原则上各项工程单独办理设计变更，便于技术资料归档。4、工程变更洽商发放要求设计变更洽商要建立收发文记录及编号制度。原则上按照办理顺序进行编号。项目部的变更洽商发放，要经过项目部经理或技术负责人签发后，进行下发并登记。第九条、工程索赔1、在工程实施中，当索赔事件发生后，项目经理应立即组织商务经理，根据索赔事件的性质、严重程度以及可能对工程造成的影响，判断是否向发包方发出索赔意向通知报告。对工程造成的影响明显，容易计算损失的索赔事件，可以提交索赔报告；对工程影响时间长，不容易计算损失的比较复杂的索赔事件，应首先向发包方发出索赔意向通知，随后经过收集资料、分析损失后再向发包方提交索赔报告。项目有关业务人员必须配合商务经理的索赔工作，直至索赔被批准；2、项目商务经理参加项目经理部的每周生产例会，业务人员互相通报合同履约情况，分析索赔事件；3、索赔意向通知由直接经办的业务人员发给发包方，对方签收的原件交项目商务经理保存；4、以下索赔事件应由项目经理组织向发包方发出索赔意向通知：（1）发包方未按约定交付设计图纸、技术资料、批复或答复请求，以至影响工程进度；（2）非我方过错，发包方指令调整原约定的施工方案、技术工艺附加工程项目、增减工程量、变更分部分项内容、提高质量标准等；（3）发包方未按约定交付施工场地、提供现场与市政交通的通道、接通水电、发布指令、批复请求、协调现场内各承包商之间的关系户等；（4）工程地质与投标报价时发包方提供的勘探资料不符，需要特殊处理等；（5）非我方过错，发包方指令调整原约定的施工进度、顺序、暂停施工、提供额外的配合服务以及其他的施工干扰等；（6）由于发包方错误指令对工程造成影响；（7）发包方在验收前提前使用已完成或未完成的工程，保修期间非我公司责任造成的质量问题；（8）合同规定的不可抗力。（9）干扰事件发生后，有关业务人员要立即着手收集整理与索赔有关的细节资料，以便在索赔报告中应用，或在发包方要求时出示。（10）索赔结算工作按工作成效实行奖罚制度。具体的奖罚参照公司项目目标责任管理办法执行。5、各类资料收集整理的责任人员：（1）施工日记：施工人员现场记录施工中发生的各种情况，然后摘录较重要的对施工有不利影响的事件并进行整理，每日（或每周）的摘要由专人报送发包方；来往信件：与发包方、设计者和其他有关方面的来往信件都由项目经理指定专人收发，原件由商务经理保存；（2）气象资料：施工人员负责整理保存一份真实、完整、详细的天气记录；（3）备忘录：发包方的口头指示和电话指示，项目经理部接受人都要整理成书面备忘录，请发包方签字确认后，原件交项目商务经理保存；（4）会议纪要：与发包方之间召开的各种会议，在会议结束后及时形成由参加人签署认可的会议纪要，原件交项目商务经理保存；（5）工程进度计划：由工程、技术部门保存各种工程进度计划及相关的各种修改文件，包括我公司的进度计划、分包商的进度计划；（6）工程照片和录像：由施工人员或项目经理指派的专人选定一些固定的角度来定期、连续拍摄同一工程部位的施工形象。遇干扰事件时，对能反映干扰事件本身、干扰后果的工程部位进行拍摄。照片或录像由施工人员或专人保管，与干扰事件有关的照片送商务经理一份；（7）工程报告：各种工程试验报告、检查报告、施工报告、进度报告、特别事件报告等由相关人员保管；（8）工程图纸：所有工程图纸、勘探资料、现场调查备忘录、施工图纸、竣工图纸以及各种图纸修改等，由技术部门保管；（9）报价资料：招标图纸、所有报价资料、合同、结算资料等由商务经理保存；（10）材料证明：材料合格证及其他质量证明、物资购销合同、发包方验收记录等有关材料设备的文件由物资人员收集，统一交由资料员保存。注、以上资料都必须在资料员处备存。第十条、工程竣工结算1、办理竣工验收手续的同时，项目商务经理就要着手整理结算资料进行工程结算的编制工作；2、工程结算应以中标概算书为基础，竣工结算报告书包括的内容：变更洽商增减及中间结算书、批准的索赔报告，和发包方未批准或部分批准但我公司有充分理由坚持的索赔报告、材料的暂估价差（参考价差、市场价差、发包方指定材料设备价差）调整金额、竣工调价系数调整的金额、包干费、赶工措施费、工期奖罚、质量奖罚、履约过程中发包方承诺过或批准的各项费用、按合同约定增减的其他费用、预付款、保修金等；3、竣工结算编制好后，需经过项目经理批准，并送公司商务合约部审核盖章后由公司商务合约部确认接收，然后由商务合约部报发包方审批；项目经理和项目商务经理配合商务合约部负责与发包方谈判结算问题，并办理竣工结算书；4、发包方批准竣工结算后，项目商务经理将批准的结算书副本送商务合约部、财务部各一份，结算书正本连同其他经营资料于工程竣工后提交公司档案室存档；5、工程结算管理归公司商务合约部。第三章、工程变更洽商、索赔及工程结算的奖罚第十一条、在项目部的工程变更洽商管理过程中，能够做到一个单位工程所有发生的设计变更都能够及时准确地办理签证并留档，为竣工资料的整理归档提供了可靠保证，虽然并未能带来较大的经济效益，也应提取500－1000元的奖励。第十二条、在项目部的工程变更、洽商、索赔及结算管理过程中，由项目部提出并得到相关各方签证后，经过具体实施，取得了经济效益。具体的奖励标准参加公司项目目标责任管理执行。第十三条、本办法由商务合约部负责解释。