采购业务审计实施方案

第1页共7页超市零售业采购业务审计实施方案为加强管理，完善各部门内部控制制度，经公司研究决定，对采购部采购业务进行内部审计，结合公司实际情况，制定以下实施方案。一、审计目的加强管理，完善内部控制制度。二、审计重点采购部部门制度建立及其执行情况；采购计划编制及其执行情况；供应商管理情况；采购合同检查；商品管理及维护情况等。三、审计期间2016年1月至2017年6月，具体时间以审计通知时间为准。四、审计范围XX有限公司采购业务。五、审计重点与方法（一）采购制度建立及其执行情况1.审计重点（1）内部控制制度：内部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是否严格执行。（2）部门职能职责和岗位分工：部门职能职责是否明确、清晰；岗位设置是否合理，分工是否明确；不相容岗位是否分离；是否定期岗位轮换。（3）采购业务循环及审批流程：采购业务循环流程是否顺畅，审批权限是否明确。第2页共7页2.审计方法（1）内部控制制度检查：查看采购部内部控制制度，对照制度检查其执行情况。如无内控制度，询问2-3名管理人员，了解部门实际管理情况。（2）部门职能职责及岗位分工检查：查看部门职能职责及其岗位分工说明，询问了解各岗位实际人员配备情况、岗位轮换情况。询问部门是否制定有操作手册或员工管理制度。（3）采购业务循环及审批流程：查看有无采购业务流程图，检查是否与实际业务处理流程、审批流程一致。如无流程图，询问了解实际业务处理流程和审批流程，查看各流程审批环节有无痕迹化资料。3.收集主要资料采购部内部控制制度、部门职能职责及岗位分工说明、采购业务流程图、采购业务调查问卷。（二）采购计划编制及其执行情况1.审计重点（1）采购计划：采购部是否根据公司年度发展计划、销售目标、库存情况等，编制各门店年度采购计划；采购计划是否经过审批后严格执行。（2）采购预算：采购计划是否纳入采购年度预算管理；是否根据审批的采购计划编制年度采购预算；预算是否分解至各具体项目；采购预算是否经过审批后严格执行。（3）计划与预算控制：采购部是否制定计划与预算控制方案或措施；是否按预算来分配采购人员操作权限；计划与预算控制是否纳入部门绩效考核。（4）计划与预算执行与调整：是否定期对计划与预算执行情况进行分析；对计划与预算执行过程中出现的偏差，是否及时申报调整。2.审计方法（1）采购计划：收集年度采购计划，查看计划审批文件，对照公司年度发展计划、销售目标等核对采购计划编制依据及其编制方法。如无采购计划，询问第3页共7页了解实际控制方法，并收集相关痕迹化证明资料。（2）采购预算：收集年度采购预算，查看预算审批文件，对照采购计划查看预算费用是否层层分解至各项目，并复核加计是否准确。如无采购预算，询问了解实际控制方法，并收集相关痕迹化证明资料。（3））计划与预算控制：收集采购部预算控制方案或措施，如无方案，询问了解实际控制措施或方法。获取部分采购人员系统（商友/OA/管家婆）账号，查看是否按预算设置采购限额，以及采购人员是否可越权采购下单。询问了解采购部是否将计划与预算控制纳入部门员工绩效考核，如有考核了解具体流程和方法。（4）计划与预算执行与调整：结合各门店财务数据（决算)，对比分析预算与决算数据是否有较大差异，查看超预算支出是否经过审批；查看有无计划与预算执行情况分析数据，对执行过程中出现的偏差，查看有无及时进行跟进处理的痕迹化资料；收集计划与预算调整资料，查看调整依据是否充分、真实，调整是否经过相关部门及总经理审批。3.收集主要资料年度采购计划、采购预算、计划与预算调整申请及审批文件、计划与预算执行情况分析表、调查问卷等。（三）供应商管理情况1.审计重点（1）供应商选择：是否已建立科学的供应商评估准入制度，对供应商经济资质（代理权）、信誉等情况进行审查，确定合格的供应商清单，建立供应商信息管理平台；是否按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商。（2）供应商管理：新增服务关系和调整供应商物资目录，是否按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商信息管理平台；与供应商签订采购合同的同时，采购人员在切实防范舞弊风险的基础上，是否与供应商签订廉洁协议。（3）供应商维护：是否建立供应商评估机制，搭建沟通平台，对供应商进行动态分级管理。对未严格履行采购合同义务，影响公司经营的行为，进行处罚第4页共7页或淘汰；对合作良好的供应商，定期或不定期与供应商交流，询问商品供、销情况，财务款项结算情况等，以维护供应商的合法权益，促进双方合作关系。2.审计方式（1）供应商选择：查看采购部是否制立供应商管理制度。如尚未制订制度，询问了解实际管理方式，供应商通过哪种渠道，哪种方法引进，并取得相关佐证资料。审计获取供应商清单，抽查部分供应商档案，审查供应商的选择是否合规，是否获取供应商代理资质，核实供应商的引进是否公平、公正。特别关注有无质量检测检验报告。（2）供应商管理：查看供应商管理档案，获取各供应商商品采购目录，与系统（商友/OA/管家婆）信息进行比对，特别关注新品引进，是否履行审批手续，是否有采购人员越权现象；抽查部分供应商是否签订廉洁协议。（3）供应商维护：询问了解供应商维护方式，获取相应的佐证资料；获取审计期间退场供应商资料，查看供应商退场原因，重点关注非供应商主观因素退场原因。3.收集主要资料供应商清单及其采购目录、廉洁协议、供应商档案资料、调查问卷等。（四）采购合同检查1.审计重点（1）采购定价：是否制定商品采购定价政策，采购定价权限是否明确；是否制定定价复核机制，采购总监、部长、经理等管理人员是否对采购人员定价进行复核；商品调价是否合理，查看合同核实是否属合同或协议约定调价事项，调价金额是否经过双方协商同意。如不属合同约定事项调价，有无双方协商记录以及内部审查记录。（2）价外费用：是否制定价外费用（堆头费、促销费、返利、DM费、入场费、水电费、手续费等）收费标准；价外费用收取是否公平、公正。（3）合同条款：固定标准格式合同或框架协议条款是否聘请法律顾问审查；第5页共7页签订非固定格式合同或协议，或主要条款变更是否经过审查，并咨询法律顾问；对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，是否聘请外部专家、财会等专业人员参与谈判；合同或协议是否引入竞争制度，确保供应商具备履约能力；商品采购价格、商品调价、价外费用、货款结算方式、采购下单方式、货物配送方式、验收地点、退换条款、“清场”条款约定、惩罚条款、权利与义务等是否清晰明了。（4）合同签订：是否对拟签订合同或协议的供应商主体资格、信用状况等进行风险评估和审查；采购合同的签署是否经过适当授权并履行必要的审批程序；到期合同是否履行相关程序重新签订协议。（5）合同管理：是否建立合同台账，对供应商合同进行管理；供应商新增商品清单或原合同条款变更，是否重新签订合同或补充协议；合同主要信息是否完整、准确录入信息系统。2.审计方式（1）采购定价：详问了解商品采购定价机制，收集商品采购定价政策性文件，抽查供应商档案，核实采购定价程序是否合规，是否履行复核及审批手续；收集商品调价协商记录，对照合同，查看调价事项是否属原合同约定调价事项，调价是否合理。合同外调价，除取得调价协商记录外，是否有内部审查记录。（2）价外费用：抽查部分供应商合同，检查价外费用收取是否合理、合规；对照合同，检查财务凭证，核对价外费用是否按合同收取；获取部分供应商沟通方式，与供应商核实近期价外费用缴纳情况。（3）合同条款：抽查供应商合同，检查合同条款是否清晰、完整。（4）合同签订：询问了解合同签订流程，查看有无相关授权审批文件。收集采购部合同签订的相关依据或洽谈记录；询问了解到期合同续签处理流程，查看续签合同签订是否合规。（5）合同管理：检查有无合同台账，抽查核对纸质档案与台账信息是否一致；抽查部分供应商合同，与信息系统核对合同条款是否一致。第6页共7页3.收集主要资料商品定价政策依据、价外费用收取标准、固定格式合同或框架协议、非固定格式合同或协议、合同台账、调查问卷等。（五）商品管理及维护1.审计重点（1）品类管理：是否制定形成适合公司的商品品类结构；是否定期或不定期组织人员进行市场调研，引进新品淘汰滞销商品。（2）商品陈列：是否参与制定卖场顾客动线规划与商品陈列设计方案。（3）商品定价：是否制定商品定价政策或标准；商品定价依据是否充分，定价是否合理，是否过于追求商品毛利，而忽略消费者需求；商品变价依据是否充分，是否经过审批。（4）商品维护：是否定期对商品销售与库存数据进行监测，对畅销商品、促销商品、滞销商品、高库存商品等采取措施；是否定期与各门店了解供应商送货时间、到货率、商品质量等情况。2.审计方法（1）品类管理：检查是否制定商品品类结构目录或清单；检查系统，筛选系统中“新品试用期”，检查有无新品市调报告；检查系统，筛选系统中“新品试用期”转“试销决定期”商品，检查试用期间销售数据，是否满足转试销条件；检查系统，筛选系统中“试销决定期”转“正常”商品，检查试销期间销售数据，是否满足转正常销售条件。（2）商品陈列：检查商品陈列设计方案。（3）商品定价：收集并检查商品定价政策或标准，如无定价政策或标准，询问了解实际工作中定价方法，并收集相关佐证资料，分析定价是否合理，并复核定价依据。（4）商品维护：询问了解是否有专人负责数据分析，收集审计期间数据监测分析报告，查看对异常数据采取的处理措施，采取措施后，是否继续跟进处理，第7页共7页关注销售及库存数据是否回归正常区间。如采取措施后，未能解决问题，是否进一步采取措施，避免损失。如高库存商品，采取促销措施后，仍未能有效控制库存，是否分析滞销原因，是否采取进一步措施（如：打折促销、保本促销、退货）。3.收集主要资料商品品类结构目录或清单、新品市调报告、销售与库存数据监测分析材料、参与议定的商品陈列设计方案修改意见、商品定价政策或标准。