第8章采购实施

第8章采购实施采购助理/文员采购需求汇总与请购采购计划编制采购预算编制供应商管理核算采购数量采购进度追踪采购助理/文员岗位技能要求学习目标能力目标：能科学、合理地编制采购计划；知识目标：理解采购计划编制前准备工作；掌握物料采购计划编制的流程;素质目标：通过分角色完成采购计划编制，形成良好的团队协作精神和负责任的工作态度。学习内容二、操作思路四、任务拓展三、任务实施一、任务介绍五、任务总结巩固知识什么是项目采购计划？为什么要制定项目采购计划？怎么制定项目采购计划？知己知彼——采购需求与市场调查运筹帷幄——确定采购数量和时间成就蓝图——采购计划的编制成型采购计划的定义定义采购计划是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境容量等确定采购的时间、采购的数量以及如何采购的作业。供需双方决定采购目标需方——企业生产能力，市场需求供方——企业生产能力，采购环境容量采购环境容量如何理解？采购环境就是提供该类产品的市场。不同的产品有不同的采购环境。采购环境容量即整个市场上一共有能力提供多少所需求的产品。涉及到供应商的数量和生产能力。目的（1）避免物料储存过多，积压资金。储存成本，过期损耗，影响资金周转。（2）预估物料或商品需用的时间和数量，保证连续供应。采购提前期和提前量。（3）使项目采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。价低，期货买卖。（4）确立物料耗用标准，以便管制物料采购数量以及成本。研究、分析各项目活动对物料的消耗情况，使物料消耗控制在合理的水平。（5）配合企业生产计划与资金调度。应服务于项目生产活动。采购计划编制依据（1）项目合同。（2）设计文件。（3）采购管理制度。（4）项目管理实施规划（含进度计划）。（5）工程材料需求或备料计划。（6）市场环境调查。为什么必须要有这些资料作为依据？编制采购计划要用到这些资料的哪些内容？需求（品种，数量，时间，批量），供应一、任务介绍情境：每年年末都是杨一芳最为忙碌的时候，因为她是胜球公司的采购助理为了做好公司全年的采购计划准备和采购部的管理工作，她要在年末的时候明确下一年度的采购部采购人员的工作职责和业务范围、制定采购业务管理流程，还要根据公司领导层制定的企业经营计划，向各部门收集并汇总物资采购需求和物资请购单。杨一芳让她部门的同事对公司物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析之后，又结合企业上一年度的生产状况、销售状况及经营目标，确定了采购需求和采购预算，再经过公司财务部、总经理等审批之后，最终采购部对各项信息进行分析汇总，制定年度采购计划。经过前期分析后，主生产计划、产品结构、库存文件已经清晰了，接下来的工作就是编制采购计划。一、任务介绍该公司A灯饰产品的结构图：情境1：顾客要求胜球公司在第六周期供应100台A1产品，且无产品和零部件库存。假设你是杨一芳，请你根据以上信息编制采购计划。A（1）B（1）C（2）D（2）B（2）E（2）二、操作思路1、采购计划的地位与作用1）预计物料需用时间与数量，避免物料储存过多或过少。2）配合企业生产计划与资金调度。3）便于管制物料采购数量及成本。任务：编制采购计划采购计划表产品或零部件周期项目12345678A订购量B订购量C生产量D订购量E订购量四、任务拓展A（1）B（1）C（2）D（2）B（2）E（2）情境2：顾客要求本企业在第六周期供应100台A产品，假设本企业暂有零部件库存（库存信息见下表）。请你根据以上信息编制采购计划。（20分钟）库存记录文件产品或零部件周期项目0A库存量20B库存量0C库存量15D库存量20E库存量30第一节确定采购需求一、请购1.请购单的开出与审批2.请购单的多种功能3.请购单的种类及其格式规范（内购请购单的格式、外购请购单的格式看P157）二、制定购货单的说明书三、企业物料管理的信息化电子采购的优势电子采购的优势（见图4-5）。CGA040301案例：惠普的电子采购之道图4-5电子采购的优势电子商务采购一、电子商务采购的含义电子商务是指交易双方利用现代开放的互联网络，按照一定的标准所进行的各类商业活动，是商务活动的电子化。电子商务的产生使传统的采购模式发生了根本性的变革。这种采购制度与模式的变化，使企业采购成本和库存量得以降低、采购人员和供应商数量得以减少、资金流转速度得以加快。(一)有利于扩大供应商范围，提高采购效率，降低采购成本，产生规模效益(二)有利于提高采购的透明度，实现采购过程的公开、公平、公正，杜绝采购过程中的腐败(三)有利于实现采购业务程序标准化二、电子商务采购的优势二、电子商务采购的优势(四)能更好地满足企业准时化生产和柔性化制造的需要，缩短采购周期，使生产企业由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”(五)实现采购管理向供应链管理的转变(六)实现本地化采购向全球化采购的转变(七)有利于信息的沟通，促进采购管理定量化、科学化，为决策提供更多、更准确、更及时的信息，使决策依据更充分27阿里巴巴的采购流程1.找商机---寻找供应信息2.发信息---发布采购信息阿里巴巴的采购方式1.搜索供应信息2.缩小搜索范围3.货比三家4.留言询盘找商机-寻找供应信息30找商机-搜索供应信息31找商机-缩小搜索范围32找商机-单个询价33站内留言34找商机-货比三家35对比产品36批量询价留言37发信息-发布采购信息38匿名采购3买卖速配391.买卖速配的功能2.买卖速配操作流程买卖速配41买卖速配概念买卖速配作用作为买家，买卖速配可以帮助买家在最短的时间内，收到大量的意向供应商反馈，大大提高买家的采购效率、节省选择供应商的时间。421.紧急采购2.搜索结果过多难以筛选3.希望在最短时间内征集大量的意向供应商何种情况下使用44买卖速配具体表现形式使用小贴士第一：合理填写产品名称在发布求购信息时，建议不要填写含描述性说明的产品名，如“IBM笔记本电脑”，可以写成“笔记本电脑”。这样，可供选择的供应商范围会大大增加，带来更好的速配效果。第二：准确选择产品类目在发布求购信息时，准确选择产品类目非常重要，这将确保供应商选择的准确性。建议使用“类目自动匹配”功能，提高类目选择的准确性。第三：在高峰时间使用买卖速配建议在阿里巴巴网站使用的高峰时间，即：周一至周五的9－10点和15－16点，使用买卖速配，以获得更大的供应商选择范围。454阿里巴巴的特色服务---买家库461.买家库2.大买家采购服务阿里巴巴的特色服务---买家库48阿里巴巴的特色服务---买家库49大买家频道第二节选择供应商一、选择供应商的主要步骤1.采购方式首先要了解相关供应商群体的情况1）主动寻找供应商，了解其情况2）通过供应商自己的宣传了解其情况3）通过采购人员的业务关系向行业内其他企业咨询4）通过工商局，税务局，行业上回，企业联合会等官方的和非官方的机构了解供应商的北京、实力、信誉等信息2.初步谈判3、进行采购认证（1）认证准备（2）向初选的供应商发放认证说明书（3）样品试制的认定选择供应商要考虑的主要因素质量、服务、价格任务一组织与实施招标采购一、招标采购的特点二、招标采购的方式三、招标采购的流程四、资格预审五、资格预审的内容任务一组织与实施招标采购六、资格预审程序七、招标文件八、招标文件的内容九、招标通告十、投标须知任务一组织与实施招标采购十一、技术规格十二、评标十三、评标、决标的方法十四、签订合同十五、询价采购的特点一、招标采购的概念和特点招标采购，是指，是通过在一定范围内公开采购信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定选择条件最优惠的投票人，并与其签订采购合同的一种采购方式。一、招标采购的概念和特点招标采购适用条件：1.需求相对简单并能在招标文件中被描述清楚2.有许多公开竞争的供应，且地位均等3.企业评估投票的成本较低4.价格是最重要的评估标准一、招标采购的概念和特点（1）程序规范；（2）公开性；（3）一次成交.CGA040101案例：三峡工程设备国际招标实践二、招标采购的方式招标采购的方式主要有公开招标、邀请招标、两段式招标（见图4-1）。图4-1招标采购的方式二、招标采购的方式（一）公开招标公开招标需符合如下条件：(1)招标人需向不特定的法人或者其他组织(有的科研项目的招标还公开招标可包括个人)发出公开招标投标邀请。(2)公开招标须采取公告的方式，向社会公众明示其招标要求，使尽量多的潜在投标商获取招标信息，前来投标，从而保证公开招标的公开性。二、招标采购的方式（一）公开招标无限竞争性招标优点：能够最大限度地选择投标商，竞争性强，择优率高，同时在较大程度上避免招标活动中的贿标行为。缺点：采购费用较高，手续烦琐，花费时间较长等二、招标采购的方式（二）邀请招标有限竞争性招标、选择性招标。现行法律下有两种意义的邀请招标。在招标投标中的邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。在政府采购中的邀请招标是指货物或者服务项目采购人在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息媒体发布资格预审公告，公布投标人资格条件，经过对投标人的资格进行审查，采购人从评审合格的投标人中通过随机方式选择3家以上的投标人作为正式的投标人，向其发出投标邀请书邀请其参与投标。两种邀请招标存在一定的差异。1.特点2.应邀单位的确定3.邀请招标的适用范围二、招标采购的方式（二）邀请招标1.发布信息的方式为投标邀请书；2.采购人在一定范围内邀请供应商参加投标；3.竞争范围有限，采购人只要向三家以上供应商发出邀请标书即可；4.招标时间大大缩短，招标费用也相对低一些；5.公开程度逊色于公开招标。二、招标采购的方式（三）两段式招标两段招标即综合性招标或两步招标，是指无限竞争招标和有限竞争招标的综合方式，先用公开招标，再用选择性招标，分两段进行，一般适用于技术复杂的大型招标。招标单位首先采用公开招标的方式广泛地吸引投标者，对投标者进行资格预审，从中邀请三家以上条件最好的投标者，进行详细的报价、开标、评标。一般来说，两段招标的做法是按公开招标方式招标、评标，然后邀请其中入围者几家，再二次投标，超过标底20%重新报价，低于标底有效。1、投标：投标人在投标前先要取得招标文件，认真分析研究招标人提出的各项条件，然后，再根据选择入围者几家进行招标。2、开标与评标：公开开标和不公开开标。公开开标是指由投标人或其代表参加监视开标。中标者，一般来说是价格、条件均为最佳的投标人。不公开开标是指招标人根据各方面的因素进行比较内定中标人。中标者除了投标的价格、条件外，更重要的是取决投标人与招标人之间的政治、经济关系和其他因素。开标后，中标人与招标人之间要签订合同。如果开标时所有投标人的报价及条件都不能符合招标人的要求，招标人可以全部拒绝，宣布招标失败，另订日期再行招标。3、签订合同：招标人选定中标人之后，要向其发出中标通知书，约定双方签付的时间和地点。（四）议标议标采购是指直接邀请三家以上供应商进行报价比价，通过综合考虑质量、信用、售后服务等因素，按照规定程序择优选定供应商的方法。议标采购，适用于采购项目专业性强，仅有少数供应商有能力承担的特殊项目。或者公开招标的成本过高，与采购项目的价值不相称的项目。议标也称为谈判招标或限制性招标，即通过谈判来确定中标者的招标方式。议标的方式又可分为直接邀请议标方式、比价议标方式和方案竞赛议标方式三种。政府采购在长沙市工商局办公大楼建造中，有十余个政府采购项目，实际结算价远远高出中标价。其中，这栋大楼的空调系统安装中标价109．8万元，结算价则高达875．5万元，高出了8倍。对此事件，当地数位退休老干部向省纪委、省工商局等部门实名举报与“明低暗高”的招标手法相比，日常办公支出的“高价”采购更易被发现。昆明市财政局、纪委和公安局等多个部门近期被曝集体“高价”采