文件管理办法

文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法（会签稿）生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:1/11编制审核批准1.目的使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。2.适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。3.职责3.1.各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。3.2.总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。3.3.各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。3.4.文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。4.文件的分类与定义4.1.文件分类图：4.2.文件分类文件分为管理文件、日常工作文件两大类。管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。包括部门发文、签呈、信息文件会议记录管理文件部门发文个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件章程手册技术标准作业指导书签呈信息交流表文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。4.3.文件定义管理文件1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。如：员工手册、质量手册、营销手册等。该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。该类文件名称冠以XX指导书、XX标准、XX规范、XX细则、XX标准等，以辨别其性质。日常工作文件1）签呈：内容涉及两个以上部门，由主导职能部门起草，提出建议或申请，其它相关部门签署意见，决策者核准生效的文件。2）信息交流表：内容一般涉及两个部门，为了备忘和记录的目的，由主导职能部门起草，提出问题或建议，相关部门给予回复或反馈，普遍适用于某一类事或某一件事。3）部门发文:由各部门负责人或其授权人签发，其内容代表部门，只涉及该部门职能范围内活动和需要其他部门配合执行的活动。如：通知、计划、部门日常工作文件、建议等。4）对外传真文件:通过传真向外部（如：合作伙伴、政府等）传送的文件。5）会议记录:公司各种会议记录经整理后的文件。会议记录不具有规范作用，会议中作出的决策，须由决策者单独发文才能生效。6）个人文件:以个人名义发文，内容只代表个人。如：部门内下级向上级的请示、个人工作报告、投诉、举报等。4.4.受控文件和非受控文件文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:3/11（不含附件和表格）受控文件---指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。公司管理文件、技术标准、保密文件属于受控文件。受控文件加盖红色“受控文件”印章并注明分发号，便于追溯使用者。受控文件印章图示如下：4.5.保密文件和非保密文件保密文件---指由总经理或相关职能部门拟制、签发，其内容涉及公司机密的文件。保密文件分发前由发文部门加盖由总经理办公室统一管理的红色“密件”印章，分发前标明分发号，便于追溯使用者。密件印章图示如下：5.文件排版要求5.1.页面设置纸张大小：纵向A4（210×297mm）；行间距：1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）；字间距：标准间距；上页边距不得超过3cm，其它页边距与页眉页脚边界可根据需要灵活调节，以不影响整体美观为原则。5.2.文件格式管理文件首页按附录2格式，即本文件首页的格式。封面包括：必要的修订说明、文件名称、文件编号、版本号、页码，与其它页的差别是，页尾有制定、审核、批准的责任人签署。管理文件正文按附录3格式，除了正文，还包括每页都有的信息：文件名、文件编号、生效日期、版本号、页码等。部门发文格式按附录4格式。1)第一页有刊头（文件上部信息栏），如果文件超过一页，从第二页开始无刊头，刊头包括：受控文件分发号：密件分发号：文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:4/11（不含附件和表格）文件接收部门或个人（To：XXX）、发文部门（Fr：XXX）、主题（Sub：）、发文日期（Date：）、文件编号（№：）、页数（Page：）。2)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。3)刊头与正文开头用直线隔开。4)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。5)签发人姓名、职位左对齐，签名距正文结尾两行。“对外传真文件”格式按附录5。1)第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头；2)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；3)刊头与正文开头用一条直线隔开；4)刊头右上角插入公司标志；5)签名左对齐，距正文结尾两行；6)发文部门写上各自部门的传真、电话、E-MAIL。“会议记录”格式参考附录6格式。1)会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。2)第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。3)刊头右上角插入公司名“上海日播服饰有限公司”。4)如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码；“个人文件”格式根据个人需要自行选择文件格式，建议除无文件编号外，其余参考“部门发文”格式。文件表格格式要求：1)文件所附表格按职能部门统一编号；2)文件名称居中，用黑体3号字；3)公司logo在文件名称的右上方；4)“表格编号”在表格底部右下脚；5)表格右上角“№：”用于记录该表格的使用流水号，是否需要编流水号以及流水号编排格式按需要由使用部门灵活规定。5.3.文件编号章程、手册、会议记录、对外传真、个人文件、签呈、信息交流表不进行文件编号。文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:5/11（不含附件和表格）程序类文件编号××/P/××/0011）公司代码：RB—日播总部ZM—至美公司ZX—至信公司2）职能部门代码按英文大写缩写（含总经理、总监代码）：a、GM—总经理VGM—副总经理b、MD—制造总监FD—财务总监SD—销售总监MKD—品牌企划总监DD—设计总监c、GMO—总经理办公室FA—财务审计部HR—人力资源部IT—电脑部MK—品牌企划部OA—办公事务部CM—商品部DS—直营部RD—设计部AM—公共资源部PR—公共关系部QM—质量管理部PL—计划部TN—技术部PU—采购部QC—品控部d、办事处的职能部门代码以所在城市拼音缩写加“O”表示（如“GZO”表示广州办事处）。作业类编号××/WI/××/0015.3.3技术标准编号：RB/××/001工艺类别：TS---生产技术标准QS---质量标准OS----其他标准“部门发文”编号××/2007/001职能部门代码(按以下统一规定)序号（由总经办统一编号）程序类文件（Procedure的缩写）公司代码（按以下统一规定）职能部门代码序号（由总经办统一编号）作业类文件（WorkingInstruction的缩写）序号公司代码工艺类别公司代码序号文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:6/11（不含附件和表格）序号序号1）序号按本年度发文顺序编写。2）职能部门代码按5.3.2—2）规定编写。5.4.表格编号F—××—×××5.5.页码页码表示如下：××/××5.6.文件版本号：新发布为1，第一次换版为2，之后为3、4……，依此类推。5.7.“受控文件”分发号分发后的每份受控文件都有不同的分发号，便于分发后的追溯，分发号由总经办统一编制，统一备案。×－－××5.8.文件条款号以三位数字为限，若有更具体内容需区分，则以阿拉伯数字加单括号加以区分,再细分则以小写字母区分。5.9.字体、框线选用原则上，公司所有文件的正文均采用宋体小四号字，主标题和次标题均采用黑体小四号字，文件和表格刊头的公司名采用隶书小四号，其他位置按照如下规定字体，其余未规定的根据需要选择字体，以美观为原则。公司管理文件当前页序号该文件的总页数职能部门代码年号A表示总部,B表示品牌公司,C表示至美职能部门代码表格（FORM）的第一个英文字母文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:7/11（不含附件和表格）1)首页刊头文件名用黑体三号字，刊头、刊尾其它用隶书小四号字，框线用0.75磅线条。2)首页开头的“文件修订说明”用黑体小四号字，必要时在关键词下加下划线。3)文件正文的页眉、页脚采用隶书小四号字，线条用1磅线条，正文标题、次标题用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。部门发文1)刊头“上海日播服饰有限公司”用隶书小四号，加下划线。2)刊头其余用小四号黑体字（不加粗），正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。对外传真文件：公司名称用加粗隶书小四号字加下划线，地址、电话、传真用楷体-GB2312小四号字，刊头其他部分以及正文用小四号黑体字，刊头与正文间用1磅线条。会议记录：1)“会议记录”标题用倾斜黑体小四号字，“议题”用黑体小四号字，其余用楷体-GB2312小四号字。刊头与正文间用1磅线条。2)右上角的“上海日播服饰有限公司”用加粗楷体-GB2312小三号字，加下划线。个人文件（参考）：刊头用小四号黑体字，正文宋体小四号字，刊头与正文间用1磅线条隔开。表格：“上海日播服饰有限公司”标题用加粗隶书小四号字加下划线，“表格名”用加粗宋体三号字。表格框线根据需要设定，以总体协调美观为原则。5.10.流程图流程图形式按照公司指定模式，要求用VISIO制作，流程图中各流程环节必须对应相应职能部门或岗位。流程图模式参考附录2《流程图模版》流程图图记参考附录3《流程图参考图记》。6.文件制定、审批、发布、修订及其管理6.1.管理文件的制定、审批、发布、修订及其管理的流程图，参阅附件。6.2.文件的制定、审批程序管理文件的制定、会签：1)各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件、作业类文件文件编号:RB/P/GMO/01文件管理办法生效日期:2007年03月20日版本号：1页码:8/11（不含附件和表格）初稿的编写，其他相关部门提供配合。2)初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。根据讨论意见修改后，部门负责人审核，再提交总经办组织会签。3)总经理办公室根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。4)总经理办公室将文件标明“讨论稿”，连同《文件会签表》发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。5)为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。6)总经理办公室汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门。7)文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过电话、邮件或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由总经办召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。8)若会签中一些问题通过总经办或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。管理文件的审批1)会签通过后，总经理办公室提供文件编号及其所附表格编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由总经理办公室提交相应责任人审批。2