国际商务谈判准备阶段

第三章谈判准备学习要点国际商务谈判能否取得圆满结果，不经取决于正式谈判过程中相关策略和技巧的运用，也与谈判前是否做好充分和细致的准备工作密切相关。谈判前准备得越充分，谈判结果就会越好。因此，准备工作是否充分将直接影响谈判的结果。国际商务谈判的准备工作包括：1.0信息搜集2.0组织准备3.0方案制订4.0物质准备5.0模拟谈判导入案例：日本人如何获知大庆油田的秘密1959年9月26日，在松辽地区具有工业价值油流的第一口探井开始喷油，标志着大庆油田的诞生。当时，由于中国对于大庆油田的这些情况尚未在国内外公布，绝大多数中国人也不知道大庆油田到底在什么地方，而日本因为战略上的需要，极为重视中国石油的发展。当听说中国正开发大庆油田时，日本人始终不明底细，于是就把摸清大庆油田的详细情况作为情报工作的重中之重。首先获得突破的是日本三菱重工财团的信息专家。1964年4月19日，中央人民广播电台播出《大庆精神大庆人》的报道。第二天，《人民日报》又专门撰文报道。三菱重工的专家们据此判断，中国的大庆确有其事，但他们还不清楚大庆的具体位置。在1966年7月的一期《中国画报》上，他们看到一张照片：大庆油田的“铁人”王进喜头戴大狗皮帽，身穿厚棉袄，顶着鹅毛大雪，手握钻机刹把，眺望远方，在他背景远处错落地矗立着星星点点的高大井架。唯有中国东北的北部寒冷地区，采油工人才需要戴这种大狗皮帽和穿厚棉袄，专家们由此断定：“大庆油田是在冬季为零下30度的北满，大致在哈尔滨与齐齐哈尔之间”，但具体位置仍然没有确定。同年10月，《人民中国》杂志刊登了石油工人王进喜的事迹。事迹中说，以王进喜为代表的中国工人阶级，在极端困难的条件下，发扬“一不怕苦，二不怕死”的精神，抢时间，争速度，不等马拉车拖，硬是用肩膀将几百吨采油设备扛到了工地。据此分析，他们认为，最早的钻井是在安达东北的北安附近，而且从钻井运输情况看，离火车站不会太远。在报道中还有这样一句话：王进喜一到马家窑，看到大片荒野时说：“好大的油海，把石油工业落后的帽子丢到太平洋去。”于是日本人从伪满州旧地图上看到：马家窑是位于黑龙江海伦县东南的一个小村，在北安铁路上一个小车站东边十多公里处。就这样，日本人就彻底搞清楚了大庆油田的确切位置了：马家窑是大庆油田的北端，大庆油田可能是北起海伦的庆安，西南穿过哈尔滨市与齐齐哈尔市铁路的安达附近，南北达400公里的范围。导入案例：日本人如何获知大庆油田的秘密搞清了位置，日本人又对王进喜的报道进行分析。王进喜原是玉门油矿的1259钻井队队长，是1959年9月在北京参加国庆之后自愿去大庆的。从王进喜所站的钻台油井与他背后隐藏的油井之间的距离和密度断定，大庆油田在1959年以前就进行了勘探，并且大体上知道了油田的大致储量和产量。1964年，王进喜参加了第三次全国人民代表大会。日本人认为，大庆油田不产油，王进喜肯定不会当选人大代表。因此，他们认为这时候大庆油田已经开始大量产油，但炼油规模又如何呢？1966年7月，在《中国画报》上发现了一张炼油厂反应塔的照片。根据反应塔上的扶手栏杆的粗细与反应塔的直径相比，得知反应塔的内径长为5米。加之《人民日报》刊登的国务院政府工作报告，他们进一步推算出大庆的炼油能力和规模、年产油量等内容。到此，他们就比较全面地掌握了大庆油田的各种情况，揭开了当时尚未公布的一些秘密。在对所获信息进行剖析和处理之后，根据中国当时的技术水准和能力及中国对石油的需求，三菱重工断定中国必定要大量引进采油以及炼油设备。三菱重工立即集中相关专家和技术人员，全面设计出了适合中国大庆油田的设备，做好充分的夺标准备。不久，中国政府向国际市场寻求石油开采设备，三菱重工以最快的速度和最符合中国所要求的设计、设备，一举中标，获取巨大的商业利益。西方石油工业大国因此目瞪口呆，惊诧不已。1.0信息收集信息收集，即情报搜集和筛选信息是企业从事商业活动的重要资源谈判前信息搜集的重要性国际商务谈判准备阶段首先要做的工作，是及时和尽可能全面地收集、筛选和分析有关谈判对手、项目用途、市场行情和相关法律等方面的信息和资料。拥有准确而详尽的对手信息，可以掌握谈判主动权，有针对性地制定相关对策，对谈判的成功有很大帮助；而运用不准确或片面的信息，轻则会使己方陷入被动，重则可能导致谈判失败。需要搜集的信息包括：对手信息、谈判代表、市场行情、法律和文化案例分析：鹅卵石买卖（一）某香港公司收到一份来自日本客户的电报称，某日本公司欲采购数万吨鹅卵石，希望能尽快提供货源信息。该相关公司通过其在中国内地的分支机构，很快找到了货源，并给日方寄出来样本。日方收到样本后告知，将派人来香港进行商谈，并可能前往中国内地是滴考察货源情况。获悉这一情况后，香港公司立即请求其在东京的客户提供有关那家日本公司的性质、规模、主营、财务状况的呢过信息，同时对鹅卵石在中国市场和国际市场上的价格以及样本原产地的情况进行了调查，摸清了日方拟在华采购鹅卵石的原因和用途，初步确定了报价方案。香港公司在向日方发出邀请函的同时，立即安排有关人员组成谈判小组，负责与日方的谈判，并拟定了谈判方案和接待日程。1.1对手信息①对方的历史和现状②经济和政治实力③商业信誉④经验能力⑤资信情况⑥经营能力⑦合作欲望1.2谈判代表（对方）①人数②构成③权限④身份⑤个人性格⑥谈判风格1.3市场行情关于谈判标的物的①技术规格②用途③采购成本④可供数量⑤运输费用⑥市场价格等1.4法律及文化①相关法律、法规②政治情况③文化、宗教情况④地理气候情况⑤自然资源情况⑥其他直接或间接影响交易的因素案例分析：鹅卵石买卖（二）香港公司在向日方发出邀请函的同时，在信息收集和分析方面做了一下准备工作：①了解日服公司的经营状况及谈判代表的个人情况②了解日方进口鹅卵石的原因及用途③了解日本和中国对鹅卵石进出口有何特殊规定④了解国际、国内市场上鹅卵石的行情。掌握了上述信息后，香港公司进行了分析和研究，制订了相应的谈判和接待方案。2.0组织准备国际商务谈判的组织准备包括谈判组织的小组规模的大小、谈判小组的人员结构和分工配合、以及外围人员的配合和支持等。2.1谈判小组的规模谈判小组的规模是指参与谈判的人数。影响小组规模的因素包括：①对方的人数②谈判的复杂程度③对专业技术人员的需要程度④项目涉及的关联方数量2.2谈判小组的人员结构谈判小组的人员结构是指谈判参与成员的专业背景、层次和在谈判中所起作用的情况。构成原则：a)知识互补：谈判人员各具专长b)性格互补：性格上可以形成互补和协调关系c)分工明确：有明确的角色定位人员构成（根据分工不同划分）a)谈判负责人：担任小组主谈人，掌控谈判进程、有谈判决策权b)商务人员：熟悉国际贸易惯例、有丰富国内外营销谈判经验、了解市场行情c)专业技术人员：负责对相关技术、产品性能等问题的谈判，并给予价格的咨询意见d)财务人员：负责对项目价格的核算、支付条件等问题的把关e)法律人员：负责对合同条款的把关，及其他涉及法律方面的谈判f)翻译：负责口头和文字翻译工作g)记录人员：负责记录整个谈判的进展和各方的发言2.3外围人员的配合与支持除谈判小组成员外，某些谈判活动还须安排其他人员，为谈判提供支持和服务。a)其他业务部门的相关人员：其他部门的经理或业务人员b)行政人员：后勤服务人员等国际商务谈判组织准备的基本原则是：少而精。少，能体现一方谈判人员的高效率和权威性；精，则体现谈判人员的高素质、干练，并能反映一个公司的实力和人才管理之道。案例分析：鹅卵石买卖（三）香港公司在收集了日方信息后，立即对本方谈判人员作了安排。鉴于日方谈判两位代表中一位是商社的董事副总经理，一位是日籍华裔的贸易科科长，香港公司拟委派一位资深的董事副总经理负责主谈，另一位熟悉南京产地情况的部门经理既要参与谈判，又要负责全程陪同考察事宜。同时，另派一名行政部经理负责此次谈判考察活动的后勤支持。3.0方案制订谈判方案是指在谈判开始前对谈判目标、谈判议程、谈判策略和谈判人员分工预先所作的安排。谈判方案是指导谈判人员行动的纲领。3.1谈判方案的宗旨①明确谈判重点②周到性和灵活性③前瞻性④时间的把握⑤谈判气氛的把握3.2谈判目标谈判目标是指通过谈判所要达到的商业目的，即通过此次谈判，要解决哪些实际问题。①最高目标：最大期望值目标（对方能忍受的底线）②可接受目标：希望达成的目标（对方也可接受）③最低目标：必须是实现的目标（应严格保密）最高目标可接受目标最低目标案例分析在某个机器交易的价格谈判中，外国供方实际目标价位是100万元（最低不能低于70万元），但谈判一开始，供方可能报价150万元，即供方的最高价格目标（但中方绝对不会在这个价位答应）。中方在明知供方实际只需求100万元，为了使谈判朝着自己期望的方向进行，并将主动权掌握在自己手中，故意压低对方报价，只同意提供60万元。经过几轮磋商，价格最终敲定在90万元。其中，供方的最高目标是150万元、可接受目标是80-100万元（对方也可接受）、最低目标是70元。3.3谈判策略谈判策略是指为了实现谈判目标所采取的途径和方法，是各方在实力、能力、技巧、文化和理念等方面的综合较量。通过比较和分析谈判参与者各方的实力，以及一系列影响因素，制定出报价策略、还价策略、让步策略、打破僵局策略等。影响因素：谈判地点、各方优势、对项目重视度、时间压力、长期合作的必要性等。表现形式：周密式、简略式、默契式3.4谈判议程谈判议程是指对谈判时间、地点和议题的安排。包括：①时间安排②地点安排③谈判议题：横向排列或纵向排列④公开议程和内部议程案例分析：鹅卵石买卖（四）香港公司谈判人员分析了日方及代表的资料，考虑国际市场行情等因素，制订了以下方案：谈判目标：最高目标是以运达日方目的港的CIF价格条款成交，第二目的是以FOB南京装运港价格成家，最低目标是按鹅卵石收购价收取5%—10%的佣金。谈判议程：首次非正式谈判在日方抵港后的午宴中进行，主要先沟通谈判要点和日程安排，不涉及价格等敏感问题；第二次的正式谈判定在从南京考察返港后的次日上午，地点在香港公司总部会议室，主要对交易方式和条款进行逐项磋商；第三次安排在第二次谈判的次日下午，敲定最后细节，直至签约。谈判策略：由于对方经过实地考察，对原材料等因素较清楚，因此谈判宗旨是开诚布公，尽量避免细枝末节的问题，根据日方进货数量，灵活调整交易方式，底线是保小利而谋求建立持久的供货关系。4.0物质准备4.1谈判场地的选择根据谈判内容、谈判对方个人性格偏好、谈判策略、经费等因素选择4.2谈判场所的布置在比较正式的国际商务谈判中，会场不值得当与否，能从一个侧面反应出主场谈判方的管理水平。4.3食宿安排东道主对来访人员的食宿安排要尽量做到周到、细致、方便和舒适。4.4参观游览目的：加深对方对东道主文化的理解、放松心情、增进彼此的关系。5.0模拟谈判模拟谈判是指在正式谈判开始以前，对谈判进行假设推理和预备练习，通过模拟对手在既定场合下的种种可能表现和反应，来检查已制定好的谈判方案在实施过程中可能出现的问题，以便及时修正和完善。模拟谈判的重要性——检验谈判方案是否周密可行——训练和提高本方人员的应变能力模拟谈判的内容模拟谈判的内容应该与正式谈判的内容完全一致。如果是首次谈判，或者内容全新的谈判，或对手是全完陌生的谈判，模拟谈判的内容应尽量面面俱到；反之，则可简略一些。模拟谈判的形式小组式或一对多式模拟谈判