精细化管理在办公室工作的应用

精细化管理在办公室工作的应用翻阅“精细化管理”的相关文章，实施精细化管理的目的降本增效；实施方法离不开立制度、执行、督查。通俗地说，精细化管理就是一种将工作在标准化的基础上向更精准和细致方向上发展。结合目前办公室本职工作：行政管理、人资管理、财务管理、食堂用餐、质量体系五块而言，要做到精细化还要下功夫。一、行政管理：事物处理有制度，基本能按时按量按流程完成，质量上仍需求精求专。如：1、内部会务管理：会务涉及人员、时间、地点、材料、设备等要素，经过学习精细化管理，综合目前会议现状，在会务精细法管理上可提升：可改进要素项常规（现状）精细化管理参会人会议通知发群里+通知项目经理会议通知发群里+逐一落实到个人时间纪律1、会议时间到，人却难齐1、签到的同时签到会时间，计入绩效2、请假随意性大2、请假有事由，经会议主持人同意方可会议通知会议内容随意性大，与会准备不充分明确清晰表述会议主题，与会人提前充分准备会后1、发放会议纪要2、会中形成的决议，会后跟踪执行情况，及时反馈领导经过立下会议规矩，大家共同遵守，每次会议将不再拖拉、并每次会议有实效。2、与政府部门交往的事务管理：该项作业在各部门其流程不一致，但有几项是统一而须细致求精，才能利于事务处理的一步到位。因政府窗口所接收的是很多单位的资料，大多排队处理，一旦政策理解不透或所交资料不到位，办事效率就不堪设想。入政府窗口前先将办理事务所需递交的资料了解全面，政府最新文件规定理解透彻，切勿凭以往办事经验报送资料。政府的文件表格在不断更新，用以往经验填报耽误大量时间和人力。资料中如有数据填报，定要清楚各数据间的逻辑关系是否有误？资料中凡要交证件复印件，定要逐一检查原证件是否在有效期内？不得想当然的认为没问题，简单用原备存办公室的复印件。二、人资管理：学了精细化管理后，人资工作过于粗放型，须跟上公司发展步伐改进工作方式。如人员招聘：以前公司项目单一，且公司人员年度内新增不超3人，对招聘块也未有严格制度规定，其工作定位为协助项目做好招聘工作。之前的招聘工作较粗放，项目有聘人需求时基本是各自招聘，人员进来后发工资时方到办公室办理入职手续。办公室在知晓物业、幼儿园项目需增人计划时也曾联系街道就业办、长沙市一师范等，但未作为主力方跟进，导致成效不明显。随着公司业务迅速发展，一是人员需求的层次将不同、需求量也增大，招聘工作定位将由协助改为主力；二是严格按《人资》办法流程实施招聘，未经批准的用人计划却招人工作，工资计发时一律不予计发；三是提前收集部门用人计划，利于提前做好招聘工作。招聘过种中将以不同层次员工采取不同招聘方式，招聘工作由偶尔动作变为常规性动作，满足公司项目扩大的用人需求。三、财务管理：精细化管理用在财务管理工作中关键在“细”，一是成本核算的细，将预算管理与成本核算结合起来，这其中涉及市场数据、往年数据的收集工作要做到细；二是数据信息的细，内部财务变动和各项业务从不同方面、不同角度进行评价分析要细，这样向公司领导层提供财务分析报告及各类报表，能保证数据的及时、准确，更利于管理者决策。三是工作中由静态管理变为全方位动态管理。让数据在规定时间流到规定部门，并实时进行统计并利用起来，让数据说话。如物业费数据的流动规范：项目何时能签定合同并厘清费用，财务在收到费用清单后几个工作日完成开单送票工作，几个工作日后不论款项到账如何其信息将回馈项目部，有清晰的时间节点。四是时间细。收入到账时间形成规律确定后，报账时间也可明确规定每月哪几日处理报账事务，而不是无预期的随时来报随时处理，往往有遇到经费不到账或领导不在等现象，项目部人员多次跑腿却还不能理解财务的行为，不仅耽误项目部员工正常工作，财务自身工作也受到影响，还收到一堆抱怨。立下规定后财务人员自身事务处理效率将提升，项目部员工办事一次到位，满意度提升，节约双方时间的同时大大提升工作效率。四、食堂用餐：目前系宽松管理，无用餐制度。食堂购置食材和厨师的按点供应善可，而在用餐中保安队员的用餐行为无规矩可循，随意性大，导致先来的多打多占，后来的少菜。用餐制度的制订及执行可减少员工间矛盾，同时可有效减少不必要的浪费。五、质量体系：该项工作精细化管理实施落地重在“精”，一是立制度要精，体系文件中各事项流程处理要精，目前更新后的体系文件虽经过反复多次的修整，仍有不全，编制时对项目现场工作不精导致；二是督查要精，制度订下后项目是否按制度执行，督查流于形式导致接受外检时临时作业量大，督查是协助项目更好完成工作、规避风险而非挑刺，督查中注意工作方式方法要精，不讲外行话。以上为办公室工作精细化管理在各模块中应用的简例，总体而言，办公室实施精细化管理，不论哪个模块都将从以下三个方面努力：一、坚持“预则立，不预则废”。预包括立制度、定计划。工作中注意工作流程，有制度严格按制度执行，没有制度建立制度；工作计划必须有，管理者每人一本工作日志，从管理者自身做起，互相监督检查。二、转变观念，适应发展需求。有的管理工作转换角色定位，由协助项目部完成改为计划性主动与项目部沟通。三、学。主动学、用。要求每一位员工学自己的专业、学政府文件。精细化管理对制度的要求几乎达到苛刻的地步，每一次工作、每一个细节、每一个流程随时随地都有相应制度来制约和考核。办公室将努力践行精细化管理，不断提升管理、服务质量，为公司发展贡献自己的力量。