推进精细化管理-提高办公室工作效率

推进精细化管理提高办公室工作效率摘要：在单位组织内部，办公室作为一个重要的职能部分发挥着重要的作用。为了提高工作效率，本文从精细化管理的角度出发进行阐述，同时提出相应的政策建议，进而为组织开展办公室工作提供参考依据。关键词：精细化管理办公室工作办公室作为直接为领导服务的办公机构，既是协调左右、联系内外的服务枢纽部门，又是传递信息、研究方针政策的辅助决策参谋机构，其特殊职能在一定程度上决定了办公室工作的特点，主要表现为：一是工作任务重、事情复杂。二是工作综合程度高，要求高。三是工作涉及范围比较广、同时承担较大的责任。办公室工作的特点，进一步决定了科学化、规范化、精细化成为办公室工作的主流。通过推进实施精细化管理，实现管理理念的科学化，强化服务意识，在一定程度上使得办公室工作有章可循，同时形成严谨规范的工作流程，进而打造勤勉敬业的工作队伍，逐步提高工作质量。首先完善以下四个方面的工作：一是精确定位。每个岗位的职责都要定位准确，岗位职责要精细化，岗位权责要对等，办公室工作的各个环节要规范清晰，实现无缝对接。二是精益求精。办公室工作人员对待工作要高标准、严要求，努力做到尽善尽美，努力实现“全满意、零差错”。三是细化目标。要对工作任务进行层层分解，指标落实到人。四是细化考核。目前，办公室工作用精细化管理目标来衡量，具体存在三个方面的问题和不足：一是工作量大，部分工作不能完全到位。除日常性工作外，办公室经常要处理各项临时性任务，人均工作量较大，事物性工作多，未能很好地发挥服务领导、服务全局、综合协调的职能。二是责任分工不精细。部分工作（环节）分工还不够明确，岗责体系尚不够健全，使得一些工作无法细化、专业化，考核难以精细化。三是疏于学习、安于现状。存在不愿意花时间、动脑筋去学习，对待工作得过且过的现象。在新的历史形势下，按照科学化精细化管理的要求，办公室工作需要强化责任意识，创新意识，落实措施，真抓实干，不懈努力，才可以真正做到化被动为主动，变压力为动力，变挑战为机遇，在服务大局、促进和谐之中与时俱进，有所作为。更新观念，提高认识：“天下大事，必做于细”。一方面，在组织开展日常工作的过程中，需要树立科学化、精细化的管理理念和管理意识，培养精细的工作作风。帮助每个工作人员树立“细节决定成败”的意识，在一定程度上增强工作的自觉性、及时性，确保每项工作严谨、细致，努力实现“六个不让”，主要表现为在自己这里不让领导交办的事延误、在自己这里不能够中断传递的文件、在自己这里不让办理的文件积压、不让各种差错在自己这里发生、在自己这里不让办事的同事受到冷落、在自己这里不让办公室的形象受损。同时，在工作过程中，需要做到“三个一点”，常规的事、急办的事、敏感的事分别做到思路超前一点、步伐加快一点、考虑周全一点。另一方面，遇事怕麻烦、办事凭经验、处事不冷静三种行为需要戒除。对于办公室人员来说，在日常工作中，需要树立强烈的责任意识。以人为本，提高素质：实施精细化管理关键在于人。一要提高管理能力。通过不断深化精细化管理和培养综合协调能力，促进办公室整体工作水平的提高。二是要加强学习和业务培训。要有针对性的学习管理理论，适应精细化管理的需要，适当安排脱产学习和培训，提高办公室工作人员的工作和管理水平。在工作中要大力提倡团结协作的精神，强化集体意识，既各尽其职、各负其责，又相互支持、互相补台，切实增加整体合力。明确职责，加强协调：努力实现岗位职责精细化，力争职权人人有、任务个个担，干了就到位。同时，办公室工作人员需要进行正确的定位，摆正自身的位置，在日常工作中，巩固和强化协调管理能力，与各部门之间，努力构造协调配合的格局。努力做好“三个协调”：一是与领导做好协调。对于领导的意图要及时领会，及时准确地安排、布置、贯彻领导安排的工作。二是与上级机关之间做好协调。及时向所领导汇报上级机关的发文、通知和安排。三是与其它处室之间做好协调。办公室要做好协调工作，在工作过程中，本着求同存异、顾全大局的原则，对于需要领导协调解决的问题，要及时地进行协调解决，并且及时向领导请示汇报。完善制度，强化考核：结合办公室各岗位的实际情况，按照奖优、治庸、罚劣的原则，制定绩效考核方案，同时提出相应的考核指标。严格实行定员、定岗、定责和目标管理。建立和完善办公室工作的责任体系，通过制定实施详细的工作职责和岗位细则，对文稿起草、公文处理、机要保密等进行管理。在考核过程中，坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核与分类考核相结合的原则，进而在一定程度上推动办公室各项工作的顺利展开。在制度执行方面，加大监督检查的力度，巩固和强化制度规范的约束力。新的形势下办公室工作责任重大，任务繁重。办公室工作人员要以高度的责任感和事业心，改进作风，务实创新，真抓实干，努力提高办公室工作的科学化精细化管理水平，为物化探研究所的科研创新、和谐发展做出更大的贡献。参考文献：[1]张爽.推进精细化管理提升办公室工作质效[J].黑龙江科技信息，2011.[2]宋会军.推进办公室工作精细化管理的思考[J].山西财税，2013.[3]马浩.办公室工作如何实施精细化管理[C].全国煤炭单位精细化管理优秀论文集，2008.[4]万巧，刘生峰，王国民.质检科技管理引入精细化管理理念的实践与思考[C].市场践行标准化――第十一届中国标准化论坛论文集，2014.