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PAGE:1/29 採購系統本源码下载地址：超级特助进销存─采购系统壹、系统导入程序一、采购系统特色以下依分类简述采购管理系统的主要特色【厂商管理】：1.可定义厂商的『分类』作为统计分析管理的汇总群组。2.提供两种厂商结帐方式『实时结帐』及『批次结帐』方便使用者处理厂商的应付帐款。3.实时(进货及退货)的厂商进货统计更新，使用者可随时查询厂商进货统计资料。4.提供厂商商品进价管理，商品进价可由使用者自订或可由「进销存参数设定」选择由「采购单」核准或「进货单」核准来产生。5.针对进货记录及统计，提供多种统计分析报表如「商品进货统计表」或「厂商商品进退货统计表」..等协助使用者进行厂商管理。【厂商商品单价管理】1.可依不同厂商的供应商品定义其商品进价。2.使用者可设定不同币别或采购单位的采购单价，或者设定本国币别采购单价，当发生外币时由系统自行换算。【采购人员管理】：1.提供采购人员管理，在采购时可注记采购人员，方便后续的预计进度追踪。【采购处理】：1.提供两种采购来源管理，『一般采购』及『计画采购』，计画采购数据可由PAGE:2/29 採購系統「生管系统」之『制令材料需求计画』作业直接拋转。2.商品采购时对于既有的商品，可修改该商品的品名及规格，可避免新增品号的浮滥。3.提供「采购单凭证」作为凭证核准及归档的依据。4.提供两张预计进度管理报表，「商品预计进货表」及「厂商预计进货表」协助采购人员进行采购预交进度跟催。【进货作业】：1.提供两种进货异动类别，『一般进货』及『寄品入库』。『寄品入库』乃针对厂商将商品存放于公司，委托公司销售的特性之销售行为。2.针对『寄品入库』之商品成立存货仓库进行库存数量及金额的管理，本仓库可透过库存异动的存货报表，了解库存异动。3.与财务系统整合，针对『实时结帐』的厂商于进货单成立时，同时可产生「应付凭单」。4.针对订单直送之商品，可由系统直接产生「进货单」。5.提供「进货单凭证」作为凭证核准及归档的依据。6.提供四张进货管理报表「商品进货统计表」、「历史进货记录」、「厂商进退货明细」及「厂商商品进退货统计表」协助进货记录的管理。【退货作业】：1.提供两种退货异动类别，『一般退货』及『寄品退回』，寄品退回乃针对厂商寄卖的商品，因业务需求(不良或存货)须进行退货作业的处理记录。2.与财务系统整合，针对『实时结帐』的厂商于退货单成立时可于帐款系统即时产生厂商「应付凭单」(负值)。3.提供「退货单凭证」作为凭证核准及归档的依据。4.提供两种进退货管理报表「厂商进退货明细表」及「厂商商品进退货统计表」协助退货记录及统计的管理。PAGE:3/29 採購系統二、导入的步骤采购系统是处理商品的采购、进货、退货及进货统计分析的管理系统，导入本系统的步骤计有五个程序：步骤1:共享参数设定步骤2:进销存参数设定(详库存系统使用手册)步骤3:基本数据建立步骤4:上线前未结案采购单余额导入步骤5:异动数据建立开始建立以下我们将针对各步骤的作业详细说明之：(一)、共享参数设定设定本产品的日期表达方式、本国币别、营业税率、建档小数点取位..等基本数据，系统导入前必需先行设定。(先前订单或库存任何一套已经建立者，本数据无须重复建立。)(二)、进销存参数设定本参数是设定「库存」、「订单」及「采购」系统在管理上的一些管理特质或存货管理定义。有商品分类方式、库存关帐年月(上线年月)、存货成本计价方式、厂商进货单价的储存方式、所有与进销存单据(订购单、销货单、销退单、采购单、进货单、退货单、其它入库单、其它出库单、移转单、调整单及盘点单)的单据编码方式。(三)、基本数据建立采购系统基本数据计有，『采购人员』、『厂商数据』及『厂商商品价格数据』三项，数据简单扼要。为确保上线顺利，上线之初，使用者应尽量搜集基本资料，并将数据完整的登录。采购单系统中还有厂商之『类型』、『价格条件』及『付款方式』三种实时建档的基本数据，这些数据在上线之初应先行规划，无须全部先行建档，可在「厂商数据建立」时，实时新增上述三种基本数据。但其中『价格条件』及『付款方式』与「订单系统」之应收帐款管理公用，规划时应一并考量。(四)、上线前期初余额导入为了料确保上线的完整度，让上线后所有的采购管理均透过本软件进行管制，除了上述所说明的基本数据应完整建档外，对于上线当时采购动态的数据亦应能搜集，本系统的期初余额数据为「已发出的采购单，而今为交货者」，请您PAGE:4/29 採購系統以厂商别将明细数据于「采购单建立」作业中输入，当成期初余额的开帐。建议使用者应于上线时即将期初余额数据建立于系统中，如此对于预计进度追踪及跟催信息将全权由系统负责，否则对于这些期初前的数据管理就必须仰赖人工帐务来跟催。(五)、异动数据建立开始建立本系统乃处理采购单位的三大流程，「采购流程」、「进货流程」及「退货流程」，透过『采购单建立』、『进货单建立』及『退货单建立』三作业来处理。关于采购单的来源除了由本系统的「采购单建立」作业中独立输入外，亦可以追溯于『订单』及『计画』两种，方便采购单据的来源管理。在商品进货管理方面，又可区分为『一般进货』及『寄品入库』两类，所谓的寄品入库指的是，供货商委托商品代销。不过在本系统，这些帐务以公司的资产来认定。对于非认定资产的处理，请详「库存系统」中说明。三、参数设定作业1.共享参数设定(1).只要设定一次，请勿随意修改。(2).如为必要修改参数设定时，请确保系统在单一人使用者状态修改。2.进销存参数设定详「库存系统」的『进销存参数设定』说明。PAGE:5/29 採購系統贰、基本数据建立一、采购人员数据建立画面(点选「系统数据建立」之「使用者数据建立」)1.针对采购单的记录或者进度追踪，需进行采购人员管理者，则应建立『采购人员』之代号及姓名。2.采购人员非业务行为无所谓目标管理，所以目标数据不建立。2.采购人员为采购系统报表产生的重要筛选条件，如「采购单凭证」、「厂商预计进货表」、「商品预计进货表」..等均有采购人员的筛选条件。3.操作说明请详『基本操作说明』。二、厂商基本数据建立■画面采购之供货商、托外的加工厂商，均由本作业进行基本数据的建立。【字段说明】---基本数据：1.类型：A(6)即为厂商类别，如供货商、加工厂商、代理商、进口商..等。制造业可以料件特性来区分厂商群，如电子类供货商、包装制品供货商、零组件供货商、加工厂商..等，本字段为多种报表的筛选条件，设定时应先规划。可不输入。类型数据如需新增时，可于窗口内自行建档。2.负责人：A(20)厂商地址名条的筛选条件，请搜集数据输入。PAGE:6/29 採購系統3.联络人：A(20)厂商地址名条的筛选条件，请搜集数据输入。4.E-mail：备注字段5.厂商地址：A(72)略6.电话号码一/二/传真号码：略【字段说明】---交易数据：1.开始交易日：由系统自动更新，由第一次进货单日期更新。2.最近交易日：由系统自动更新，显示最近一次进货单日期。3.价格条件：A(20)备注字段，采购单价的价格条件，可不输入。输入时如价格条件不存在，则可于窗口内自行新增资料。数据规划时，应与销售的单价管理合并考虑。4.付款条件：A(20)备注字段，采购的进货付款条件，可不输入。输入时如付款条件不存在，则可于窗口内自行新增资料。数据规划时，应与销售的付款合并考虑。5.交易币别：建立本数据前，必须将所有使用的币别数据于「使用者建立作业」中点选「币别汇率建立」中建档。若厂商交易币别有多个时，此定义为厂商之主要交易币别，可开窗点选币别，如交易币别不存在，可于窗口内自行新增。6.营业税别：分『应税』、『免税』、『零税率』、『不计税』四种，请选择其一。7.发票联数：分『不计税』、『二联式』、『三联式』、『三联式收款机』四种，请选择其一。8.采购单交付方式：备注字段，分『FAX传真』、『EDIEDI电子交换』、『MAIL邮件』及『OTHER其它』四种。9.结帐方式：分实时结帐及批次结帐两种(1).实时结帐应付帐款的成立以『每一张』进货单为单元，进货单核准同时即产生一张应付凭单，我们称之为实时结帐。假设在7/10，及7/20各别有一笔进货单金额为10万及5万，当厂商属于实时结帐者，表示该厂商会产生两笔应付凭单，7/10─10万，7/20─5万。(可于财务系统的「应付凭单建立」作业中查询)设为实时结帐者一般为国外厂商，进口当时即成立应付帐款。PAGE:7/29 採購系統★注意!有实时结帐需求时，在「帐款系统」之『财务参数设定』中该应付凭单之编号原则不得为手动编号(5)。(2).批次结帐厂商帐单是期间的汇种金额，使用者可指定一周或一个月为周期成立帐单，例如可将一个月内的进货单在次月月初成立一笔应付帐款。这些期间是可自行设订定。对于批次结帐方式，又可分为以整张进货单为单元或者以进货单（或退货单）单身各笔(序号)为单元进行结帐。如果在进货行为中，同一张进货单的结帐款，乃依各种进货商品有不同的结帐时间者，则结帐方式应设定为『批次结帐』其详细结帐方式及功能请详「财务系统」之「应付凭单建立」作业说明。(3).其它字段进货后____个月逢____日结帐本字段乃推算进货单的『预计结帐日期』，输入值时则在建立进货单时之『发票数据』中的『预计结帐日』将由系统推算显示。切记如果厂商属于『批次结帐』者，本字段务必输入。结帐后____个月逢____日付款付款日起____个月逢____日兑现以上两设定乃推算「财务系统」之『帐款』管理中之「应付凭单建立」中两字段『预计收款日』及『预计兑现日』之默认值。范例说明：假设厂商7/20,7/30各有进货单，属于批次结帐者，会计单位于7/30整理帐款，预计8/30前应开票支付厂商票据，票期为30天(9/30)兑现。在数据设定上为：结帐后_1__个月逢_30_日付款PAGE:8/29 採購系統付款日起_1__个月逢_30_日兑现此三字段亦可不设定，在「应付凭单建立」时由打单人自行输入即可。【功能键】：1.厂商商品数据建立，图形钮为作业说明详述于三、厂商商品基本数据中说明2.厂商商品进货记录，图形钮为■画面本系统在进货单及退货单(有生管系统者包含托外进货单及托外退货单)核准同时，会将数据汇整于此统计数据中，您可依画面条件，查询厂商的进货统计数据。本数据为动态，会因进货单及退货单的数据随时更新。无须人工维护，由系统自动更新即可。三、厂商商品价格数据■画面1.采购商品的采购单价，若是必须先行与厂商约定商品价格，才可进行采购及进货行为者，则对于厂商商品的单价，应由本作业先行登录。2.如果采购单价非由人工一笔键入，亦可以透过透过「进销存参数设定」作业中的「记录商品价格」选项『采购单』或者『进货单』来更新。当选择采购单时PAGE:9/29 採購系統，系统将采购单的『单据日期』与本作业的核价日期相比较，系统自动判断是否要将该采购单的单价储存为最新的「厂商商品价格」。【字段说明】：1.厂商代号：请输入已经存在的厂商代号2.厂商名称：由厂商代号显示3.单位：核价单位，假设采购单价乃依不同换算单位个别核价者，则输入本数据应依采购单位输入。如果单价可透过换算单位的换算率直接换算者，则单位只要设定一种即可。4.厂商品号：备注字段。5.核价日：厂商商品价格数据如由人工自行输入者，本字段必须自行输入，如果本作业乃透过「进销存参数设定」之采购单或进货单更新者，本字段表示该更新单据之单据日期。6.单价：采购单价7.含税否：单价的税别特性。若原来设定的单价为含税价格，将来开二联是发票时，单价会自动除以『税率』预设。PAGE:10/29 採購系統参、异动数据输入本系统乃资材采购单位的三大流程，『采购流程』、『进货流程』及『退货流程』。由「采购单建立」、「进货单建立」及「退货单建立」作业中处理，且每一种建立作业均可打印原始凭证，供使用者进行窗体的呈核及管理。以下针对此三种异动单据的使用时机及重要字段进行说明。一、采购单建立■画面■字段说明【单头】：--详细字段1.采购单号：如果在「进销存参数设定作业」中设定『采购单』为手动