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1制动设备有限公司企划管理文件文件名称电子文件管理办法文件编号GFZD/QEP01S06-2008编制会签审核批准修订实施发放号企管室第1次2008/07/011目的规范公司电子文件的管理，确保电子文件的完整性和有效性，便于各部室对重要电子文件进行查询。2范围适用于外来文件、管理性文件、技术性文件以及与公司质量环境有关的法律、法规。3术语3.1管理性文件与管理体系有关的办法、规定、规章制度以及决议、决定、计划、纪要、通报等文件。3.2技术性文件3.2.1标准文件：国家标准、行业标准、企业标准、验收标准等。3.2.2作业文件：设计文件（含产品图纸、试验大纲、技术条件）、工艺文件（含作业指导书、工装图纸等）、生产计划、业务联系书、设备开箱资料等。3.3重要文件上述文件范围内对企业生产经营具有指导性的文件，包括《质量环境2管理手册》、《程序文件》、三级文件（规章制度）、设计文件、工艺文件、业务联系书、绩效计划、会议纪要等。3.4电子文件查询平台用于公司重要文件的上载及查阅的平台，现特指公司局域网服务器上的“公司文件”文件夹（路径为：网上邻居/整个网络/MicrosoftWindowsNetwork/brake/File-server）。4职责4.1各部室负责职责范围内相关电子文件的编制和修改。4.2企管室（1）负责电子文件OA流程的制定和管理。（2）负责重要电子文件的确定。（3）负责检查各部室电子文件的归档和上载管理。4.3各部室文书（1）负责本部室电子文件的接收和分发。（2）负责本部室电子文件的归档管理。（3）负责本部室重要电子文件的上载。5内容5.1文件的签发5.1.1电子文件编制（修改）后，由编制者（修改者）选用OA系统中相应的流程处理文件。35.1.2编制（修改）的电子文件批准后须在一个工作日内由本部室文书分发到相关部室文书及企管室。5.2文件的接收5.2.1每个工作日内，OA用户登陆OA系统应不少于2次，以保证及时接收相关文件。5.2.2电子文件统一由各部室文书接收，并根椐要求分发至本部室内相关人员传阅。5.3文件的归档5.3.1各部室文书应在本机中建立“收文”和“发文”文件夹，然后根据文件类型和收发文日期分别在其中建立子文件夹，并对本部室收发的电子文件于一个工作日内在相应文件夹中进行分类归档管理。5.4文件的上载和查询5.4.1企管室在公司局域网服务器上建立“公司文件”文件夹，然后根据部室名称建立二级文件夹并设置相应权限。各部室文书要在本部门二级文件夹内根据重要文件的类型建立三级文件夹，并应在本部门主控的重要文件（包括已上载文件修订版）签发后一个工作日内将其上载到电子文件查询平台相应的三级文件夹内。5.4.2各部室的员工可以借助公司局域网对重要电子文件进行有效查询，对于没有上载到电子文件查询平台的文件可以通过相应的职能部室文书的归档文件夹进行查询。5.5其他5.5.1企管室应收集与公司质量环境有关的法律、法规的电子文件并将4其上载至文件查询平台。5.5.2外来文件由主控部门文书接收后，按内部文件管理并上载至文件查询平台。6督查为保证各部室电子文件的完整性和有效性，企管室将每半个月对各部门电子文件的签发、接收、归档及上载管理进行定期的检查，并对其中违反本办法规定的责任人和主管分别给予20元/项·次和40元/项·次处理。7相关文件《文件管理程序》8附则8.1自本办法实行之日起，原则上能通过OA系统流传的文件不得通过纸质流传。8.2本办法由行政部企管室负责解释。