采购与应付子系统

第四章采购与应付子系统本章从采购与应付账款循环的业务流程与数据流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其他与管理有关的模块功能。学习目的描述采购业务流程说明采购业务中采用的控制措施掌握系统初始化的流程了解采购子系统内部单据业务的关系及与总账的联系掌握采购子系统日常业务操作的流程参考教材及资料《会计信息系统》薛祖云主编，厦门大学出版社，2006年7月《电算化会计信息系统》胡仁昱、嵇俊康、郭宗文编著，清华大学出版社，2004年1月《会计信息系统》[美]GeorgeH.Bodnar著，清华大学出版社，2006年4月《金喋K/3标准财务培训教材》金喋公司有限公司编，2007年1月《会计管理信息系统》杨周南主编，首都经济贸易大学出版社，2004年1月第一节采购与应付子系统概述一、采购管理采购管理的目的：☆减少资金的占用☆减少经营的风险和存储的成本，把库存减少到最低可接受程度采购管理的内容：★实际采购量的控制★采购成本的控制★货款结算的控制二、采购与应付子系统的特点和目标（一）特点1、数据处理量大2、数据变化频繁3、核算方法较复杂4、与存货子系统和账务处理子系统存在频繁的数据传递关系（二）目标1、采购核算与管理2、应付账款的核算与管理3、提供各种管理信息第二节采购与应付子系统流程分析一、采购业务流程采购是指选择货源、发出订单、取得货物或者获得服务的业务过程。其一般步骤如下：※决定需求※选择货源※请求报价※选择供应商※发出购买订单※验收货物※确认发票※付款ERP信息系统可以存储和处理大量有关采购业务流程的信息。SAPR/3利用其材料管理模块来支持采购业务，它为采购业务流程内所需文件信息的建立和交换提供了一种在线且完全集成的系统。1、确定需求请购单是企业内部建立的一种请求采购某种商品的文件记录，其目的是为了保证企业在某一特定时点能够及时使用。可以手工编制请购单，也可以由MRP（物料需求计划）系统自动编制请购单。MRP系统可以自动进行相当复杂的分析，根据客户对货物的需求以及客户本身的生产进程来决定是否有采购的必要。请购单一旦编制完成，就自动传递给有关负责人员进行审批。2、选择货源系统自动检查与供应商的供货合同是否已经签订。如果已签订了相关的合同，系统将核实所需的数量。如果还没有签订相关的合同，则编制一份报价请求文件。系统采用了许多技术方法来支持货源选择过程。它会自动监测与供应商签订的纲要性协议书。系统保存了有关供应商、合同有效期以及限额数量等相关信息。系统会将已获得批准和未获得批准的货源列表保存下来。根据以前保存下来的某项货物的供应情况，选择若干个供应商，邀请其就所需货物投标。3、报价请求在选择好若干个供应商后，系统会自动生成一份报价请求文件。报价请求编完后传递给供应商，请其对所需货物及劳务的价格及付款条件给予确认。报价请求既可以采用纸质文件的形式传送，如传真，也可以采用电子形式传递，如EDI。报价请求上还必须详细说明申请的截止日期以及投标的指导说明。问题：报价请求与请购单包含的信息是否相同？4、选择供应商系统会自动将企业的采购要求与报价单中记录的供应商的报价进行比较，挑选出最合适的供应商，然后向其他参与竞标但竞标失败的供应商发出拒绝信。经常要用专门的技术或经验评估供应商。系统可以提供一种自动对供应商进行评估的方法，可在采购业务流程中协助企业完成评估。报价信息会储存在采购信息记录中，以备将来参考。5、发出购买订单购买订单用来确定供应商，确认订购货物名称、数量、价格、交货日期、交货方式和付款方式。企业经常会建立自己特定的系统，以便针对特定的请购单自动签发购买订单。如，系统可以在不超过规定的价格或者数量的标准下，自动签发一张购买订单。购买订单的种类：﹡针对某一商品或劳务的购买订单﹡有转包合同性质的购买订单﹡有寄售性质的购买订单﹡有第三方购买订单﹡存货运输购买订单纲要性协议书是企业与供应商签订的长期供货的契约性意向书。其通常由信息要点和具体项目两部分组成。（1）合同（2）进度协议。一份进度协议可以分若干行项目分别列示，约定由企业制定一系列的进度表，然后报送供应商，这样对于进度协议的每行项目都会建立一个滚动交货进度。（“准时制”方式）6、验收货物收货文件的编制方式：（1）当货物入库时，由存货管理系统编制（2）参考购买订单编制收货文件（3）先过账到质量检测账户下，如果通过检测，一个转移性的过账操作会将货物从质量检测账户转入存货在登记收货文件后，系统会编制一份存货文件，以反映实际可以使用的存货究竟有多少。同时会形成相应的会计记录以反映总分类账的处理。7、确认发票在支付货款前，必须根据收货文件和原始的购买订单文件对发票进行检查。对发票进行确认可以将材料管理和采购与系统的其他组成模块（账务处理模块和成本控制模块）衔接在一起。当发票确认工作完成后，系统还可以自动将购买订单、收货文件与发票3份文件进行核对。8、付款付款是按照购买订单或者供应商控制记录中详细规定的方式和条件来执行的。9、控制记录系统中建立控制记录，必须有其特定的目标，能反映企业的组织结构和业务流程。这些目标通常以代码来表示，为目标设定的代码包括若干区域，分别确定公司、工厂、仓库位置、购买机构以及采购小组。◆公司代码确定了一个具有资产负债表和损益表的会计实体。◆工厂代码用来确定某个独立的场所。◆仓库代码用来确定货物存放的具体位置。◆购买机构代码用来确定负责为某个或某几个工厂协商购买事宜的单位。◆采购小组代码用来确认对材料的具体采购或者材料的等级负责的个人和团队，采购小组是企业与供应商的主要联系人。二、采购交易循环控制图4-1（a）--（c）是一份采购业务流程图中涉及的所有文件构成的分析流程图。在该流程中，最为突出的循环控制有：请购、采购、应付账款、现金支出、总分类账。（一）请购（仓储）请购单一定要经过最初提出申请的部门的审核准备请购单请购单处理请购单采购查核货物收货的处理收货报告应付账款收货报告交付单收货采购数据库图4-1（a）采购业务流程（二）采购采购过程如何完成取决于公司采购职能的集中化程度。采购部门选择好供应商后，应当根据请购单编制一份购买订单，并把其副本送交供应商。应付账款、请购以及收货部门在接下来的订单处理过程中将会分别接触并处理购买订单。请购单准备订单选择供应商订单的处理采购订单供应商采购数据库供应商发票发票的查核发票应收账款图4-1（b）采购（三）收货收货部门可以直接处理购买订单，并将其与从供应商处运来的货物进行核对。收货程序要求对运到的货物进行独立清点，并编制收货报告。清点过程可以使用独立盘点或盲点。供应商交付单盲点交付单仓库与采购订单匹配输入收货信息采购数据库订单处理收货报告仓库图4-1（c）收货（四）仓储仓储部门在收货部门之后再次确认货物已经收到，具体做法是签收收货报告，并传递给应付账款部门。对所购货物的接收进行独立的检查确认，是采购业务流程的一个重要控制点。（五）应付账款记录一次采购业务必须具备4种相关的文件记录（原始凭证）：请购单、购买订单、收货报告、发票。付款活动中使用凭单系统是对采购业务采取的一种必要的控制措施。凭单系统控制外的控制措施：1、收货职能要与货物的保管职能分离。在授权付款之前，必须要收到收货职能和保管职能两方面的确认。2、负责应付账款的职员只能处理与其有关的文件，不能单独接触货物或现金。3、请购单应当由采购部门以外的部门单独进行复查。4、发票在送交应付账款部门之前，要交采购部门进行必要的复查和核准5、采购条件一般应由采购部门以外的其他部门来评价是否恰当6、存货记录应当及时更新，以便能客观反映实际收到的存货数量（六）采购业务流程中的诚信问题购买订单和收货报告可以控制个别的采购活动，但不能对整个业务流程进行全面的控制。整个采购业务流程的控制焦点集中在采购方和供应商关系的诚实性上。大多数企业都认为，通过书面的政策和程序手册来控制采购业务流程是可行的，也是必需的。采购政策中要求公平竞价，可以通过使用报价请求文件来保证公平竞价。采购方必须通过签发报价请求来要求供应商竞价。采购方收到供应商提供的报价后，将有关文件进行整理归档，由采购经理进行检查。评价和选择供应商报价的方法一般是基于供应商本身的特征，这被称为供应商评分计划。（七）供应商评分计划当需要对若干个独立评价者的意见做出一个客观的评价时，也就是说，同一系统内多种评价混合在一起时，使用选择供应商的特征评分法是可行的。特征评分法的步骤：确认并列示评价中所包含的供应商的各种特征根据重要性和客观性原则，为每个特征设定一个权数每个评估者对每个供应商的各项特征进行排序，在1~10分内打分将每项特征的分数乘以其预先设定的权数，然后加总得到每个供应商的最终分数三、现金支出（货款支付）业务流程通常情况下，支票用于大额现金支出，而货币支出则仅限于从定额备用金中的小额提取。现金支出业务流程中的主要控制特征包括：使用凭单系统来支持支票的提取，批准支付与实际付款的职能分离，独立编制银行存款余额调节表。（一）应付账款应付账款部门会接触到现金支出所涉及的文件。这些文件经过检查和完整性确认，进一步编制成付款凭单。请购单采购订单收货报告发票恢复文档采购数据库准备凭单凭单处理凭单支票凭单日记账凭单总账现金支出在到期日凭单登记簿应付账款（二）现金支出（货款支付）现金支出部门从应付账款部门取得有关的支票和凭单，在对支票和凭单进行必要的检查后，在支票上签字盖章，将相关凭单注销并按号码整理归档。凭单支票凭单在支票上签字凭单支票凭单支票签字后取消凭单过账支票登记簿凭单支票控制汇总总账直接付款应付账款货款支付（三）总分类账总分类账部门从应付账款部门接到日记账凭证，从现金支出部门接到控制总额。将两个金额比较核对，确定一致后记入总分类账。控制汇总日记账凭证出纳应付账款比较过账总账处理控制汇总日记账凭证总账总账登记四、采购与应付子系统的数据文件（一）基础数据文件供应商档案文件、部门档案文件、结算方式文件、付款条件文件、存货档案文件等（二）业务数据文件1、采购订单文件2、入库单文件3、采购发票文件4、付款单文件5、应付账款文件第三节采购与应付子系统数据代码及其主要功能模块一、数据代码设计采购与应付子系统的数据代码有存货代码、存货类别代码、仓库代码、部门代码、供应商代码等。采购及存货子系统中有关采购、应付账款的所有数据处理都是围绕供应商这个中心环节而设计的。必须为每一个供应商进行编码。供应商代码一般也采用群码方式进行设计，以便根据采购管理、往来账管理和提供各种采购信息的需要进行分类、汇总。供应商编码一般应包括供应商所属国家、地区以及供应商单位性质等信息。××××××××××供应商序号城市或地区区号区域编码用10位代码表示供应商代码的编码规则二、系统主要功能模块系统主要功能模块应包括：◆初始化模块◆业务单据输入◆业务处理◆账表输出◆自动转账◆系统维护第四节采购与应付子系统初始化设置初始化设置是为用户在计算机上处理自己企业的采购与应付业务提供一个合适的运行环境而设计的模块，其目的是使通用的采购与应付业务管理系统能够适应本企业采购与应付业务的管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生时对已有的设置进行修改的平台。初始化设置主要内容包括：供应商档案设置、部门档案设置、职员档案设置、结算方式设置、付款条件设置、采购类型设置、单据设计以及年初建账等。第五节采购与应付子系统日常业务处理一、系统的数据输入（一）数据输入的类型1、初始数据的输入2、和其他子系统集成时自动调入数据3、日常交易数据的输入（二）采购订单的输入----P129图4-7（三）入库单与退货单的输入----P131图4-8（四）采购发票的输入----P140图4-9（五）付款单的输入----P131图4-10（六）日常业务数据输入的控制二、数据处理（一）自动转账系统根据日常业务处理输入数据，自动生成相应的凭证，通过自动转账功能传递到账务处理子系统中。（二）采购结算1、自动采购结算2、手工采购结算（三）往来核销1、自动核销业务号勾对、逐