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物采中心工作标准一、总则为了规范公司采购行为、降低公司运营成本。建立标准化、集约化采购体系特做如下规定：二、管理体制1、总公司设立直属采购中心，实行物采中心经理负责制，工作直接由公司总经理负责，并受公司总经理授权部门监督。2、公司所有固定资产、原材料、办公用品、机器设备及燃料的采购，均应符合本办法的原则精神与采购工作流程之规定。3、公司采购行为实行集中与分散相结合体制。即重要、贵重的或限额以上的采购，由采购中心统一办理，低值，小额、限额以下或使用单位急需又方便购买的物品及归口专业性强的物品，由使用单位自行办理。4、根据具体情况，采用成批和零星采购相结合的方法。（1）根据年度经营计划、预测，及常规物料年度总结，每年进行1～4次的成批采购。（2）年度经营计划难以包括，或市场供求变化导致物料需求计划改变的，可在年度中进行多次交货的零星采购。（3）贯彻“五适”方针，即以最适当的价位，在最适当的时间，以最适合的地点，购进适当的品质及适当数量的物料。三、采购计划与申请1、采购中心将汇总编制年度计划，即根据各分支机构上报总公司年度经营计划中物料需求计划，原料消耗定额，及现有库存情况，统一计算制定年度采购计划。2、根据年内经营进度的实际情况，资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的采购计划，该计划按期滚动修订。3、公司年度采购计划，半年、季度或月度采购计划应报请物采中心经理及总经理审批。4、根据采购计划，编制采购预算，确定成本考核指标，报由物采经理、财务中心经理及总经理审批。5、各分支机构需采购中心集中购买的机动零星物品，需填写采购申请（或采购清单），经机构负责人签字，并报由总经理签字审批，采购中心方可实施购买。6、各餐饮，酒店项目采购当日经营所需原料中，属于本地购买的，且重要、贵重及限额以上物品，（建酒店集中采购原料明细规定）应由各项目仓储部负责人在有效时间范围内以电话、传真或电子邮件方式通知采购中心，采购申请应由项目负责人签字审批，由采购中心负责通知供方，在规定时间内将合格原料，送至使用单位（有效时间范围指从提出采购申请到要求货物到达使用方时间、相距3个小时）7、总公司及各分支机构物料库存，降低到安全库存量或控制标准时。即可提出采购申请，采购申请应定时与定量相具备。8、对于非本地采购范围内的商品购买计划，应提前3日内做出计划。并由使用机构负责内部各环节审批，并报由总经理签字，方可交由采购中心实施。四、采购实施1、采购部收到申购单或采购计划被批复后，立刻展开多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种性能指标，报价、数量、运输、售后、结算条件及供货商信用等级方面信息，客观填写“询价表”经采购中心负责人批复，报，由总经理审批。2、对大宗、批量性采购可采取公开竟价，招标，产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量、获得采购批量折扣，降低采购成本。3、采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈合同条款，买卖合同采用国家标准合同和本公司拟定的合同格式，合同文本须经物采中心经理和总经理批准。4、决算采购总成本，报经物采中心经理及总经理批准。5、重大采购合同须经公司律师审核并进行公证。6、合同规定的结算方式，应报财务部备案，并制定结算进度计划。7、现金支付全额货款的，应保证支付与验货及到货同步，控制风险。8、尽量采用赊销方式，采购商品。9、采购合同经双方签章生效后，采购员按合同进度付款，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货款。10、采购员按合同交货进度，及时督促供方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点物料的品种、质量、数量或重量、相符后签收。11、如发现货物品种，数量或重量与合同不符，质量经验测与合同约定标准不符，采购员即可拒收或将货物退回供应方。12、对物料品种，质量、数量与合同不符采购员须及时告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判，并备案。13、验收合格的物料由经办人要及时运抵仓库，办理入库验收及移交手续，并持有相关发票和提货凭证到财务部销账。14、采购员对遗失缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更需求计划。五、职业操守1、采购中心应努力完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。2、采购员必须要密切关注主要材料的市场供求、价格变动、政策法规出台等，并及时进行趋势预测，提出最有力的采购时机。3、采购部门要分析物料的采购成本及成本构成，掌握订价、运输费、采购费用、在途损耗，保险费等在采购成本的比重，对有关费用及时进行重点监控，力求优化成本结构。4、采购部门在进行运输方式选择时，要考虑运输费用，快捷程度，途中损耗，安全性、方便性等，经多方案比较后选定运输方式。5、汇同财务部门确定货款的支付和结算方式，协商尽可能使用赊购，商业票据等方式，以减少公司采购和库存资金的占用。6、采购员在谈判购货条款时，尽可能的提高供应方对其产品的售后保障程度，以降低物料的使用风险。7、采购员应进行“合格供方”评价，注重考察供货商的信用等级及供货能力，降低公司采购风险。同时对供货方的可持续发展能力进行评估，寻求长期共赢合作伙伴。8、总公司汇同采购中心负责对采购人员进行绩效考评。（1）采购目标成本的完成情况。（2）采购合同履约率和违约程度。（3）采购费用控制能力。（4）采购物料质量合格率。（5）主要物料的市场询价及相关信息收集能力。（6）对供货商的持续改进或拓新，以优化供货效果能力。（7）市场预测能力。（8）加强供货商稳定性建设同时，争取更多来自供货商政策支持的能力。以上工作情况记入采购员业绩档案，作为考核依据，并做出相应的将励和处罚。六、纪律操守1、采购中心全体人员，必须遵守总公司制定的统一规章制度，遵守办公区作习纪律，接受该方面的统一奖罚标准。2、采购人员必须自觉接受公司的绩效考评及相关考试。3、采购人员必须保证公司各项物资的供给。4、采购人员在由于工作需要以保证公司运营顺畅时，必须服从公司的加班通知，加班补助按公司的统一标准执行，如遇特殊情况应由采购中心经理批准。5、严格按照采购流程及各项审批手续进行采购，不得违反后给公司造成重大损失。6、采购人员不得私收购货回扣、有价证卷及50元以上礼品，而应予以充公。7、采购人员不得接受供货商的请客吃饭、娱乐活动。8、采购人员不得接受供货商的变相服务，而代购人员从中获取私人利益及私人帮助。9、采购人员应自觉遵守公司财务支付及报销各项制度，不得私自挪用或贪污公款。10、采购人员的采购行为应最大程度保证公司利益的实现，不得安排任何私人供货关系，并给公司造成利益损害。以上各项规定中，第一条的处罚按公司统一标准执行，2～10条的违反者，将被公司视情节轻重给予100-500元罚款、公开检查、通报批评直至除名的相应处罚。七、附则本办法由采购中心解释执行，经总经理批准生效。本办法根据实际动作情况不断修改完善。八、考核指标1、费用率。必须控制在10%，即10000元采购商品价值，为其所发生的各种费用总和不得超过1000元。2、综合成本持续降低率。应力求每季度保证3%的降低率。即总体采购成本同质、同量情况下，力求3%的降低率。如果可以争取厂家返点、礼品及帐期的，则可折算现金冲抵降低额，并记入考核成绩。3、履约率。应达到95%。4、物料合格率。应达到98%。5、争议解决率。应达到100%