采购与付款内部控制制度

采购及付款内部控制制度第一章总则第一条为了加强对采购与付款业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规、《企业会计准则》和公司章程的规定，制定本制度。第二条本制度所称的采购主要是指外购商品并支付价款的行为。第三条采购与付款业务内部控制目标：（一）保证采购与生产、销售及其他经营活动需求相一致；（二）保证货币资金支付后获得相应的采购物资或劳务；（三）保证应付账款的真实性和合理性；（四）合理揭示公司所享有的折扣和折让；（五）防止采购过程中可能出现的舞弊、差错。第二章岗位分工与授权批准第四条公司建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务的不相容岗位包括：（一）请购与审批。（二）供应商的选择与审批。（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。（四）采购、验收与相关记录。（五）付款的申请、审批与执行。不得由同一部门或同一岗位办理采购与付款业务的全过程。第五条办理采购、验收、付款业务的部门和岗位的主要职责是：（一）物料管理部门（或岗位）主要负责选择供应商、询价、下达采购订单、签订采购合同以及验收。（二）办公室负责除生产用物料外的其他所有物资的询价、签订采购合同工作。（三）质量保证部门（或岗位）主要负责采购物资的质量检验事宜。（四）财务部门（或岗位）主要负责采购款项的结算和记录、办理货款支付。第六条物料管理部应建立供应商档案，广泛收集有关供应商信息，充分比较各供应商的产品质量、供货价格、折扣比例、付款条件等，选择对公司最有利的供应商。第七条建立采购与付款业务的授权审批制度。单项（一个采购合同）采购额10万元（包含10万元）以下的，由分管副总经理审批；超过10万元至30万元（含30万元）的由总经理审批；30万元以上的由公司经理办公会批准；必要时可采取招标采购。第八条严格按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，加强对请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第九条对办理采购业务的人员每两年进行一次岗位轮换。第三章请购与审批控制第十条公司根据采购的产品和采购部门不同，分以下几种情况：（一）公司生产用原辅材料：由生产部门下达采购计划，物料管理部门接到采购计划后，首先查明现有库存，然后再确定具体的采购计划。并填写请购单，经部门经理审核后，根据审批权限报有审批权的人员批准后，由物料管理部实施采购。（二）其他物资采购：由需求部门提出采购申请，填写请购单，明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。经部门经理审核，报有审批权的人员批准后由办公室（或物料管理部）进行采购。第十一条严格按采购预算进行采购业务。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由公司董事会或股东大会进行审批。第四章采购与验收控制第十二条公司建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。公司成立由采购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门组成的采购评价小组，共同对供应商进行评价。包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。第十三条公司生产用药材的采购一般采用定向采购的方式并签订合同协议；生产用辅助材料和包装材料及其他材料应采用询价的方式采购，询价对象应不少于三家，通过比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应当由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。第十四条货物验收应包括单据审核、数量验收、质量检验等方面，对采购的生产用物料，应由质量保证部对其进行质量检验，检验合格后，仓管员根据检验合格证办理入库手续，对所购物品的品种、规格、数量进行验收。对采购的其他物资，应由采购部门会同使用部门共同进行验收，并出具验收报告。第十五条对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。第五章付款控制第十六条财务部按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《山西仁源堂药业有限公司货币资金内部控制制度》等规定办理采购付款业务。第十七条在办理付款业务时，采购部门应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，审核后提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交企业相关权限的机构或人员进行审批，办理付款。第三条对已确认的应付款项应及时正确支付和记录。在付款前，应复核采购发票上的数量、价格、合计数及折扣条件，及时支付款项，获取现金折扣，巩固与供应商的良好关系，维持公司信用。第十八条货款支付后，出纳须在发票或付款凭单上加盖“付讫”章，以免货款重复支付。第十九条财务部门每月要与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。第六章附则第二十条本制度由公司财务部负责解释。