unit 1商务信函基本知识介绍

Unit1FundamentalsofModernBusinessLetterWriting现代商务函电写作的基本知识InternationalBUSINESSLETTERS国际商务函电专业英语教研室山东省经济管理干部学院主讲教师：郑召关introduction2Contentsandwaysofwriting(主要内容和写法)3LayoutofBusinessLetter(商务信函格式)4HowtowriteAnEnvelope（如何书写信封）1PrinciplesofaBusinessLetter(商务信函规则)Preface1.DefinitionEnglishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.2.AimThepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpre-ssionsinthesimplestpossiblelanguage.1.Ithasitsuniquelanguagestyleandjargons行话，黑话2.Itisfullofbusinessterminations词尾andabbreviations3.Thereisacloserelationsbetweenbusinesscommunicationandinternationaltrade3.FeaturesWeareinthemarketforsilkblouses丝绸上衣andshouldbepleasedifyoucouldkindlyquoteusyourkeenestpricesforthegoodsbelowOfferquotationordercounterofferletterofcreditCIFFOBYL11/11RVDS/C123L/CUNRCVPLSRUSHExamples:PartofBusinessLettersA.Thestandardparts(1)theletterhead(2)thedate(3)theinsideaddress(4)thesalutation(5)thebodyoftheletter(6)thecomplimentaryclose(7)thesignature(1)thereferences收发文编号(2)thespecialmarkings特殊标志(3)thesubjectline标题，主体，事由(4)thecarboncopynotation(5)theenclosurePartofBusinessLettersB.TheoptionalpartsTherearesevenpartsinanordinarybusinessletter:1—letterhead（信头）2—date（日期）3—insidenameandaddress（封内名称和地址）4—salutation（称呼语）5—message（bodyofletter）（正文）6—complimentaryclose（结束语）7—signatureandofficialposition（签名与职务）Contentsandwaysofwriting(主要内容和写法)Somelettersmaycontainoneormoreofthefollowing,whichdependonthedifferentsituationofeachwritingrequirement:8—referencenotation（编案号）9—attentionline（送交）10—subjectline（标题）11—enclosure（附件）12—The“PerPro”signature(代理人签字)13—TheIdentificationmarks（认辩符号）14—postscript（附言）1)Letterhead(信头)Theletterheadusuallyincludestheessentialinformationaboutthewriter—name,address,cableaddress,telexnumber,etc.ThewritingoftheaddressshouldbestressedasitistotallydifferentfromChineseorder.Thenumberandthestreetshouldbeputatthebeginningwhilethecityandcountrybeputattheend.Forexample,中国广东省广州市天河街14号”shouldbetranslatedinto“No.14TianheStreet,Guangzhou,GuangdongProvince,China”.一般放在整封信的首页最上面中央，有些公司为方便直接将信头印在信笺上端。如PINGANINSURANCECOMPANYOFCHINAAdd:No.48ZhonghuaRoad,Nanning,Guangxi,ChinaTel:5899900Cableaddress:xxxFax:2438999TelexNo:E-mail：ping‘[e-mail]这里须强调一下，国外地址写时应注意从小写到大，而不是中国人的习惯从大写到小。2)Date（日期）Asforthedate,itisusuallyputoneortwolinesundertheletterheadontherightforthepurposeoffilingorchecking.Simplewaysofwriting:March4,2006March4th,20064March,2006Avoidusing“3/4/06”or“2006.3.4”.打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(04)代替(2004)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。D.日期的表达式最简单的主要有（英式）日期/月/年，及（美式）月/日期/年排列法，如2006年3月4日写为：4thmarch，2006（英式），March4,2006,OrMarch4th,2006(美式)。3)InsideNameandAddress(封内名称和地址)Itwillbethesameasintheenvelope,whichshallbethenameandaddressofthereceiver.Butwhensomecompaniesusethenameoftheowneraspartofthecompanyname,“Messrs”willbeaddedbeforethename,forexample,“MessrsBob&MichaelTradingCo.”收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。此名称和地址由于写在信内而被称为封内名称地址，目的是为了确保信封与信件的一致性以免装错信封寄错信。封内名称地址的写法与信头写法一致。此内容放在日期之下，齐左边。如xxx,ChinaNationalChemicalImp.&Exp.Corp.,NanningBranch,65#Qixingroad,Nanning,Guangxi,China.姓名的写法：1）写给认识的男性，用Mr.加上姓名，如Mr.JohnSmith2)对认识的男性，可用头衔或职称代替Mr.表示尊重，如：DoctorJohnSmith,ProfessorJoyceGwillian3)对认识的男性，可以同时写上职称甚至工作单位，如：Mr.JohnSmith,managerCameraShop4)对数位男性，可用Messrs.,如：Messrs.ThomasWoodandJohnSmith5)写给不知姓名的人，可写其职务或所在机构，如：ThemanagerOrientedBank6)写给未婚女性，用Miss,接姓名；给已婚女性，用Mrs.；给不知婚姻状况的女性，用Ms.信内地址的一般规则及礼节尊称信内地址的一般规则收信人的姓名（及头衔）商行名称门牌号码和街名城市或州名州、县名及其邮政编码国名信内地址中所使用礼节尊称Mr用于男性Mrs用于已婚妇女Miss用于姑娘或者未婚妇女Ms用于已婚或者未婚妇女Dr用于享有博士学位的人Professor用于教授身份的人Messrs(法文Messieurs的缩写），是Mr的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称由人的姓名组成。4)Salutation(称呼)SalutationinbusinessletterisdifferentfromthatinChineseorordinaryEnglishletters.“Dear”isusedtoexpressrespecthere,forexample,“DearMr.Perton”.Sometimestheletterisnotad-dressedtoaspecificperson,then“Dearsir(s)”,“Gentleman(men)”areused.Thispartisplacedontheleftundertheinsidenameandaddress.1.称呼放在封内名称地址之下，齐左边。2.这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号3.称呼规则如果知道名字，则用DearMr—或者DearMrs——如果不知道名字，则用DearSir或者DearMadam如果写给公司，则用DearSirs,美国人习惯用Gentlemen,当今更习惯应用DearMadamorSir5)Message/Body(正文)Messageisthepartthewriterexpresseshisideaorrequirements.Usually,itisdividedintothreeparts:opening,bodyandclosing.Openingistogivethereasonofwriting;bodyistospecifyhisrequirementsandwisheswhileclosingistoexpressthanksorhope.Thecontentsofbodywillvarywiththespecificstepofbusiness.Therearetwomainkindsoflayouthere:indentedonewiththefirstlineofeachparagraphindentedandblockedonewithalllinesontheleft.正文的内容一般都包括开头、正文、结束三部分。正文内容会根据具体的交易环节而有所改变。正文格式根据信件格式不同有区别，齐头式下正文全部齐左边，缩进式下正文每一段首行往里缩进。这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习