会计档案管理规定

档案管理规范及系统操作手册目录1.会计档案管理相关制度...................................................................................................11.1.会计档案归档制度...............................................................................................11.2.会计档案保管制度...............................................................................................21.3.会计档案借阅制度...............................................................................................21.4.会计档案保密制度...............................................................................................51.5.会计档案库房管理制度.......................................................................................51.6.会计档案鉴定销毁制度.....................................................................................121.7.会计档案统计制度.............................................................................................121.8.分子公司兼职档案人员工作制度.....................................................................121.会计档案管理相关制度1.1.会计档案归档制度档案归档制度一、凡是公司经营、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的文件资料都必须按照相关会计档案管理制度进行管理。二、各部门将文件资料的形成、积累、整理和归档工作，纳入各项工作计划和管理工作程序中，纳入部门和人员职责范围，纳入绩效考核。三、各类档案需按照会计档案各类型整理规范及装订要求立卷归档。四、各部门工作人员因公外出或离职等原因，如有查阅未归档资料和需移交资料，请在外出前将相关资料及时向档案部门归档。五、归档资料应内容完整，字迹清晰可见，装订整齐美观，符合规范和标准等要求。传真件需复印后归档。六、对于光盘、磁盘等资料应按照特定存放条件去归档。七、所有归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。八、档案工作必须按照本公司会计档案管理规定及会计档案装订要求，将档案资料认真分类、整理、归档入库，无特殊情况不得延误档案的整理和归档时间。九、档案人员应及时跟进档案资料的外借情况，对超出规定时间的未归还档案，应告知借阅人走续借流程，如无续借应及时将档案归档入库。十、档案整理是档案管理工作的重要环节，档案人员在档案整理工作中，必须按照《会计档案管理办法》的规定，贯彻落实企业档案管理规定，认真执行公司的档案分类细则、严格要求的进行档案的整理和加工，确保归档质量。档案管理规范及系统操作手册1.2.会计档案保管制度档案保管制度一、集团总部是保存企业档案的中心，在各分公司及财务服务中心保存的档案在规定的保管期限到期后，按规定向集团总部移交。任何人不得私自保留企业档案。二、保存档案必须有符合要求的专用库房，确保档案的安全。三、存放档案必须具备专用柜、架，排列方法科学有序；各类档案必须按类别、按公司排架，柜、架应注明标识，方便利用，便于存取。四、档案人员需熟悉档案库存情况，每年对库藏档案进行核对，做到帐物相符。如发现有误，应立即更正。对破损和变质档案，要及时进行修补和复制。五、电子档案、声像档案等按照各自的管理办法执行。六、库藏档案遇有移交、销毁等情况时需注明原因，并保存依据。1.3.会计档案借阅制度档案借阅、借用暂行规定根据集团财务有关管理制度、档案管理的相关要求，在财务共享模式下，对有关财务档案资料的借阅、复印、借用及归还等方面制定以下操作规范：一、会计档案的密级分类：1、秘密文档是指在一定时期内形成的所有财务资料。如各类会计凭证、对账资料等。2、机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给公司的正常经营造成一定影响和损失的财务资料。如合同、纳税申报表等。3、绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给公司造成严重影响和损失的财务资料。如公司的对外投资报告、未经正式披露的合并财务报表等。二、会计档案的查阅范围：参照《档案分类和关键字段信息》三、会计档案查阅、借用的基本规则：1、总部各部门只能查阅、复印、借用本部门归档的秘密文档资料；需要查阅、借用其他中心（公司）资料的，需经中心总监审批、财务总部同意方可。2、分、子公司可以查阅、复印、借用属于本单位归档的秘密文档资料。3、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借机密文档资料的，必需经财务规划中心会计管理部审批。4、任何中心（公司）或部门查阅、复印、外借绝密文档资料的，必需经财务总部负责人审批。5、外单位查阅、复印归档资料，除按上述要求办理手续外，需要出具相关证明（身份证、委托证明、介绍信等）、同时还必须有我司陪同人员。四、会计档案的查阅、利用：档案管理规范及系统操作手册1、借阅申请（1）本公司人员需要查阅会计档案的，需在SOA内填写“档案借阅申请”，并由查阅方提出查阅申请，写清查阅内容的用途、档案的种类、所属公司和档案的年度、查阅的时间（日期），经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人，档案管理部负责人批准后，凭本人工作证在档案管理部档案阅览室查阅。（2）外单位人员因公需要查阅会计档案，由对口接待部门负责发起SOA申请，经审批后，由我司对口接待部门人员陪同，方能由档案管理人员接待查阅。原则上，查阅申请应提前一天予以申请，以便工作安排。档案管理部管理人员需核对身份证明。2、借阅服务：（1）档案管理人员根据借阅人提供的有效借阅申请表提供借阅服务，查阅人在档案管理部档案阅览室进行档案查阅，未经批准不得进入档案库房。（2）查阅档案资料需要复印的，一般由档案管理人员负责复印、移交复印件并登记。（3）档案管理部人员应根据“会计档案查阅、复印申请单”，定期（一月一次）建立会计档案查阅台帐，填写档案查阅情况及利用效果。（4）阅览室内必须保持安静，不得大声喧哗、抽烟。（5）档案管理人员必须有专人全程陪同在档案阅览室。（6）正常情况下，档案借阅时间规定如下：星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00星期六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：003、档案利用(1)一般档案的利用需经部门负责人审批，利用与本部门业务无关的档案需经本部门负责人和相关部门负责人共同审批。(2)密级档案利用需经总裁办签字审批。(3)会计档案的利用按照以下程序进行办理：（一）公司内部财务人员、结算人员只能利用与本工作职责相关的会计档案内容。（二）公司内部其他部门人员利用会计档案，应在SOA系统内填写“档案借阅申请单”并经申请部门负责人和财务部门负责人共同审批后办理借阅手续。（具体见档案借阅审批流程。）如外单位人员（例如监管机构、审计人员、法律部门、第三方顾问）因公需要查阅会计档案，由对口接待部门发起申请。在系统调阅申请中应选择调阅方式：在线查阅、现场查阅、复印/扫描查阅以及原件外借查阅。原则上电子档案（公文、影印资料）应选用在线查阅方式，实物档案可选择现场查阅、复印/扫描查阅。除非特殊情况（例如监管机构要求查看档案原件），一般不原件外借查阅。档案管理规范及系统操作手册如为原件外借查询，档案管理系统中应设置借阅声明，内容包括借阅人为借出的档案原件的直接责任人，有义务对档案原件进行妥善保管，对其完整负责等。此声明要求借阅人员在系统中签认。系统中应选择为内部借阅或外部借阅。(4)实物档案只提供电子档案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需经总裁办审批后办理利用手续。(5)利用档案一般只限在阅览室查阅，因特殊情况确需外借者，应妥善保管，用毕后立即归还。各中心各部门借阅档案期限一般为一周，最长不得超过两周。各分子公司需要利用档案期限一般为一个月，最长不得超过两个月。如在两个月内不能归还，需在SOA内从新提交档案借阅申请并注明特殊原因，为保证档案完整性，利用人只可续约一次。(6)档案利用者对档案不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散，严禁在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等。如发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。(7)档案利用者退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。(8)利用者借阅档案后，应办理退还手续，并认真填写《档案利用效果登记表》。(9)凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。(10)档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》，每年对档案利用情况进行一次统计分析。4、借阅使用规范：（1）查阅和复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封、抽换、污染、撕毁。（2）查阅的档案资料必须妥善保管、不得带出档案查阅室。五、会计档案的借用流程（具体参照《档案借阅流程》）（1）原则上会计档案不得借出，如有特殊原因需在SOA内填写“档案借阅申请”，经部门负责人、公司第一负责人或中心第一负责人批准，并报请集团财务总部审核批准后，可提供复印件。（2）公司以外人员一律不得借出公司档案。（3）对于各分子公司因外部原因，需要借用各类原件的，应当提前两天SOA申请，档案管理部负责整理并寄出查询资料，必要时，档案管理部可以派专人送达。六、会计档案的归还流程：（1）原则上原件内部借阅期限为两周，如两周结束后仍未使用完毕，应携带档案原件前往档案管理部申请续借。续借期为两周。内部部借阅的续借不得超过一次。（2）如果为外部借阅（例如监管机构查阅），借阅期限为一个月，如一个月结束后仍未使用完毕，应由外部机构开具证明进行续借。续借期为一个月。外部借阅的续借不得超过一档案管理规范及系统操作手册次。如发生特殊情况（例如法律诉讼、税务纠纷），在续借期满后仍需使用的，需由总裁办审批。（3）档案管理部档案管理专员对归还、外借的档案资料要对照清单进行验收，填写回执单并回传。（4）对于档案在外借期间时间较长的，档案管理员应每隔2周与借用相关部门负责人或经办人以邮件的形式确认一次，重点确认归还时间、资料完整性、经办人是否在职。（5）借用档案责任人或部门发生借用档案丢失的，当事人必须在第一时间内及时提交丢失报告并告知本部门负责人、中心负责人及财务服务中心档案管理部。在丢失资料为解决前，除财务总部特批外，不再受理丢失部门或公司办理档案借阅、借用手续。1.4.会计档案保密制度档案保密制度一、档案工作人员要遵守职业道德，严守企业秘密，不准向外泄露有关机密性内容，不该说的绝对不说，不该借的绝对不借，不该复制的绝对不复制。二、经常进行保密教育，不断提高档案人员的保密意识。三、档案库房除库房管理员外，其他人不得擅自入内。四、借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。五、利用企业重要档案，应严守企业秘密，不得擅自抄录，复制和对外公布。六、凡因违反档案保密制度，造成失、泄密制度，应视情节轻重，给预批评教育及相应的罚款，直至追究法律责任。1.5.会计档案库房管理制度档案库房管理暂行规定第一章总则第一条为了确保档案的安全，最大限度的延长档案的寿命，