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电子邮件基本使用规范DancerHuang人力资源与行政部培训与发展主管•Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容•《合同法》第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯•一定不要空白标题，这是非常失礼的•标题应表明邮件主旨、简明扼要•一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情•可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。•回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：”Dear”“你好”“您好”“大家好”“各位好”…结尾：“ThanksandBestRegards”“祝您工作顺利”……原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了X厂商，沟通信息如下：1、产品价格：……2、产品进货量：……3、附加服务：提供一次现场培训……合理提示重要信息本周会议纪要如附件。市场部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸•提醒收件人查看附件•合理命名附件•附件通常不超过2m，最大不超过5m•特殊格式附件，告知收件人打开方式•注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合◦非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理◦避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节◦避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替◦对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。◦不能随便向群体邮箱发送不必要消息全体邮箱：只有一定级别或者授权后才能发送工作计划的发送对象◦经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人◦为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理项目通报类的邮件◦主送给项目小组成员◦抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持的邮件◦一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级◦同时抄送本部门的直接上级◦这样往往可以获得支持部门的更好的支持•自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚•客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要•给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。•以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。•万一BCC收件人Reall呢？CC的影响BCC的风险一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读收条（如下图）一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯•收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方，这是对他人的尊重，•理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；•对于优先级较低、占用时间较长，以延后回复，但不要超过24小时。及时回复•如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复•如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮件回复进入“工具栏”—“过滤器管理”—新建—执行动作中选择”自动回复“如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该REAll，让大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回复给必要的人21不要就同一问题多次回复讨论•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;•不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复•为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（ReAll）•“全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！•“全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露。一．email的使用原则二．email的写、发、收三．email的收发工具四．使用email的好习惯和坏习惯一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从头到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件,保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（reall）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发