搜索
电子邮件沟通规范电子邮件沟通的重要性•现代企业的工作强度加大，工作量加大–领导没有那么多时间面对面听取工作汇报–而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计•不少企业工作完全依赖电子邮件–80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件–70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件–30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务需要发送邮件的情况•正式工作报告•部门之间事务往来•通知•知识推荐和信息传递•没有见面交流条件的其他交流内容•难以简单用口头表达说明清楚的事项办公Email注意项目一．邮件格式（主题、签名）二．邮件发送对象三．发件人、收件人、抄送人及时间等重要信息在重要位置体现四．附件命名邮件格式•邮件一定要注明标题–通常人们会根据主题判断邮件的重要性–标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意–一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理•结尾签名–对方可以清楚的知道发件人信息–Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多–电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分•正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显--Bestregards，人力资源部余正霖MOBIL：15907331529短号：6529湖南炎帝生物工程有限公司：0731-22520028FAX：0731-22520048邮件主题在这里填写邮件主题!签名设置•进入邮箱后,点击设置,点签名设置•在签名设置中将公司统计的格式复制上去,再修改自己的信息。签名格式•--Bestregards，人力资源部余正霖•MOBIL：15907331529短号：6529•湖南炎帝生物工程有限公司：0731-22520028FAX：0731-22520048邮件发送对象的选择（1）•工作计划的发送对象–经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人–为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理•项目通报类的邮件–主送给项目小组成员–抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导•寻求跨部门支持的邮件–一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级–同时抄送本部门的直接上级–这样往往可以获得支持部门的更好的支持邮件发送对象的选择（2）•小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能–CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况–BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）–将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」•“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件–如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议–应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！•回信时注意保持线索–想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）–一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件邮件发送对象的选择（3）•选择邮件发送对象的时候避免以下现象–非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理–避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论•你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件–不能随便向群体邮箱发送不必要消息•全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送•一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）如何填写抄送人点击这里!填写抄送人在这里填写抄送人的邮件地址!重要信息在邮件正文左上角按如下格式填写相关内容:To:王玉兰、欧志立。。。。。Cc:钟总、胡丹From:余正霖Time:2011年11月19日附件命名•附件的命名格式：名称+时间（XXXX）+字母（X）•如：《电子邮件沟通规范1118A》，表示“电子邮件沟通规范”我最后修改在11月18日完成，A表示第一稿，若第二稿改为B，依此类推。养成用邮箱的习惯！•早上上班的第一件事情：•打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件•邮箱是工作的平台•使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率