物品采购管理制度

物品采购管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一．目的确保采购业务适时、适量、适质供应公司运作所需的物品及服务，达成正常运营的目标二、范围适用于公司所需采购产品的采购过程，包括固定资产、其他材料设备及工程项目采购及日用品采购。三、权责总务部：1）根据各部门不同时期提出的物料采购申请，及时核查数量、规格是否符合相关规定，具有采购的必要性，并制定相应的采购计划，经批准后实施采购。2）收集、整理供应商资料，建立完善的供应商挡案，定期评估供应商。3）实施采购活动：包括询价、比价、议价、签定采购合同、下定单、跟单、催货、结算等。4）做好市场供求信息调查，及时优化采购品质，确保各部门与各项业务的正常活动需求。5）做好各部门的物料消费分析，在保证正常业务需求外降低资金占用，减少库存。6）收集市场价格信息，通过各种途径降低采购成本，完成成本控制指标。相关部门：1)仓储部：根据客户的要求在物品包装配置过程中，按规定及时提出采购申请，并负责物料入库前的质量检验。2)机修部：依据设备维护保养和机修的需求，按规定提出采购申请，并负责设备、机修配件入库前的质量检验。3)其它部门：根据实际需求，按规定提出采购申请并负责部门所需物品入库前的验收。4）相关各部门在物品入库前进行质量检验时，如发现问题应及时提出意见和建议，督查总务部做好采购工作。四、采购流程图（如下）：采购流程图五、请购及其规定1．请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2．请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购的物品的需求时间；（8）请购如有特殊需要请备注；（9）请购单申请人；（10）请购部门主管审核；（11）总务部审核；（12）公司总经理审核。3．请购单及其提报规定(1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由总务部审核后报公司领导批准；(2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请单）的格式进行填写提报；(3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资请购申请单）的格式填写提报；(4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（日用品采购申请单）的格式填写提报；(5）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；(6）常用的物料须提前15天以申请单形式报至总务部；(7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报总务部门，签字确认手续后补；(8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；(9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报总务部。4．公司物资请购单的提报部门（1）仓储部提报：公司经营的物资、固定资产、工程及其他项目等；（2）行政部提报：公司办公的物资、固定资产、及办公项目等；（3）总务部提报：后勤服务或其他劳防用品等；（3）各部门自行提报：公司各部门专用的物资；六、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）总务部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰。（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，信息资料信息不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；（3）总务部核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单总务部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3、采购周期的规定（1）单次采购金额预算在2000元以下的零星采购项目或预算在2000元以下可就近采购的物资及产品的采购周期不应超过7天。（2）单次采购金额预算在2000元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天。（3）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。七、询价及其规定1．询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3．对于紧急请购项目应优先处理；4．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；5．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；6．除固定资产外单次采购金额在2000元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在2000元以上的所有项目都应要求至少二到三家的供应商参与比价或招标采购。7．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；8．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。八、比价、议价1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格更低，所报价格的综、合条件更加突出；九、合同的签订及其规定1．合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。（1）合同正文应包含的要素1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3）包装要求；4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5）付款方式；6）工期；7）质量保证期；8）质量要求及规范；9）违约责任和解决纠纷的办法；10）双方的公司信息；11）其他约定。（2）合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来公司协助清点；5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；6）详细约定发票的提供时间及要求；7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9）违约责任一定要详细、具体；10）合同签定应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；12）签订的所有合同应及时报送财务部门。十、付款及合同执行1．付款规定（1）所有已签订合同付款时应参照《高投公司资金支出审批及报销签字权限及管理制度》中的相关规定执行；2．合同执行(1)已签订合同由总务部跟进，由总务部负责人进行监督，如出现问题，总务部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；十一、报验与入库1、报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，总务部应及时的通知有关部门进行验收；2、入库（1）公司所有的材料、设备及外协件入库前均应通过有关部门的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后总务部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）有关部门未及时验收的合同标的物，总务部在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）有关部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；（5）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。固定资产购置申请单企业名称：编号：申请部门需求时间申请时间规格内容购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因：申请人：部门主管审核：总务主管审核：财务主管审核：总经理审核：附表一物资请购申请单编号：申购部门：申请人：申请日期：序号品名规格单位数量参考单价用途质量/要求/备注需求时间1345678910111213申购部门主管经理意见/日期：总务部门预算核准意见/日期：总经理审批/日期：采购实施记录：记录人／日期：附表二日用品请购申请单编号：申购部门：申请人：申请日期：序号品名规格单位数量参考单价用途质量/要求/备注需求时间1345678910111213申购部门主管经理意见/日期：总务部门预算核准意见/日期：总经理审批/日期：采购实施记录：记录人／日期：附表三材料（设备）询价单编号：日期：年月日需求单位：序号材料名称规格型号单位数量单价小计备注123456合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期付款方式联系人电话传真邮箱公司网址办公地址：需方信息公司名称：联系人电话传真邮箱公司网址办公地址：邮编：备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单；附表四付款申请审批单合同编号:附表五合同名称：付款依据：合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额：合同金额：￥元；已付款额：￥元；申请付款金额：￥元；质保金:；本次申请付款大写：合同洽谈人：部门主管意见：总务主管意见：财务意见：总经理意见：