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文件编号：HH/GAP-B良好农业规范程序文件汇总第A版编制：审核：批准：***********有限公司2007年07月15日发布2007年08月01日实施***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：2/15HH/GAP-B-01文件控制程序1目的对GAP良好农业规范所涉及的文件进行有效控制，确保各部门、各环节使用的都是有效文件。2适用范围适用于GAP管理体系文件的控制管理。3职责3.1基地科负责所需文件的编写、更改。3.2基地科负责文件登记、发放和管理。4工作程序4.1文件的分类、编号4.1.1文件的分类文件与资料分为受控文件与非受控文件。受控文件是受更改控制的文件，须加盖“受控”印章并注明分发号；非受控文件是不受更改控制的文件，须加盖“非受控”印章。按公司内部文件和外部文件可分为：公司内部文件和外来文件。4.1.2文件的编号规定：HH/GAP–A-XXXXHH---*****缩写；GAP---指农业良好规范管理体系文件；A---指为第一层次文件，即质量手册（B为二层次程序文件，C为作业文件）XXXX---指发布年号，如2007。4.2文件编写与审批4.2.1质量手册和程序文件由基地科组织编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.2作业类文件由基地科组织各相关部门编写，主管经理审核，管理者代表批准。4.3文件发放4.3.1受控文件由基地科统一发放，发放数量及范围由管理者代表确定。4.3.2文件领用人领用文件时应在《文件发放登记表》上签名。每份文件发放时有不同的分发号，便于追溯。4.3.3公司内不得使用未加盖“受控”印章的复印件，也不得随意借用他人的文件复印，***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：3/15一经发现立即由基地科收回。4.3.4使用人将文件丢失后，应到基地科办理文件补发手续，同时作废丢失文件的分发号，并给予新的分发号。4.4文件的更改、换版文件的更改须填写《文件更改审批单》，并注明更改形式，经原批准人批准后实施。每年结合内部审核，对文件进行评审或当要求发生变更，依据标准、法律法规变更时随时进行评审、更新并再次批准。4.4.1质量手册、程序文件的更改须经总经理批准，由基地科负责更改。4.4.2作业类文件的更改须经管理者代表批准，由基地科负责更改。4.4.3记录的更改须经分管经理批准，提交基地科执行更改。4.4.4文件的更改采用换页方式，修改内容较少时可采用划改方式。更改完毕后，发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件。对于归档文件，不将原作废页收回，加盖“作废”章夹入新页。4.4.5更改人填写更改一览表，文件持有人在更改记录上签字。4.4.6文件更改后，在更改页的刊头注明修改码，修改情况记录修改页。4.5文件的作废4.5.1作废的文件由基地科收回并记录，经主管经理批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，由文件管理员加盖“作废”和“保留”印章，方可保留存档。4.5.2基地科文件管理员收回作废的文件，填写《作废文件清单》，作废文件清单上应有拟制、审核、批准人签字。4.6文件管理4.6.1文件经拟制、审核批准后，原版文件由基地科文件管理员填写《文件资料归档登记表》。编制《受控文件清单》存入软盘备份。以软盘存储的文件也应进行标识。4.6.2需临时借阅文件的人员，经文件管理负责人批准方可借阅，借阅者应在指定日期归还文件，愈期不还的由文件管理员收回。借阅文件或收回文件均应填《文件(资料)借阅登记表》。原版文件一律不准外借，以防丢失或损坏。4.7外来文件管理4.7.1外来文件一般指：a)国家、地区的相关法律法规和政府相关文件；b)相关产品国际标准、国家标准、行业标准和客户的要求；***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：4/15c)上级主管部门的规定、规范、标准；d)国家相关部门颁发的产品质量认证证书；e)国际和相关国家、组织的法律法规；f)进口国产品质量标准、检验标准；g)国际和相关组织授予的产品质量认证证书。4.7.2外来文件联系渠道：基地科每年与上级政府主管部门或在互联网上查询，索取查询与本企业相关的现行法律法规、政府文件、标准及规范等，同时对本公司正在执行的文件进行核对，将确认有效的文件进行登记更新；4.7.3外来文件的管理a)基地科将已经确认的文件进行分类，建立《外来文件清单》进行统一管理，并将《外来文件清单》下发各有关部门以供查阅和参考。b)各部门需要参考、领用外来文件，应在基地科统一办理手续，加盖“受控”印章和分发号；部门和个人不得复印受控文件，一经发现立即收回进行销毁。c)基地科负责对内部使用的外来文件每年进行一次检查，及时更换过期文件，以保证文件的有效性。检查的结果形成记录。4.8文件的评审4.8.1由基地科组织相关部门在内部检查前对文件进行评审。4.8.2评审主要是评定文件的适用性和协调性，对不符合要求的及时更改。***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：5/15HH/GAP-B-02记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以提供产品质量符合GAP规定要求和有效运行的证据。2适用范围适用于公司GAP管理体系相关的所有记录的控制。3职责3.1质检科负责记录的编号、登记、存档、归档后的保管和销毁。3.2各相关部门负责各自记录的正确填写与归档前的保管。3.3基地部负责记录内容的审核和运行过程中记录填写的检查。4工作程序4.1记录格式的设计与审批4.1.1记录的格式由各使用部门设计。4.1.2主管经理负责格式的审定。4.1.3质检科负责对记录进行编号；保留样本，并填写《记录汇总表》。4.1.3当需要对外提供记录时，经总经理批准后,由办公室负责提供。4.2记录格式的更改与审批。4.2.1记录格式需要更改或需要新增记录时，由该记录使用部门提出更新和设计,主管经理批准后实施。4.3记录的发放控制记录经审定、取得编号后，由使用部门交基地科根据需求印制发放，并保留记录空白表及审批手续。4.4记录的填写与控制4.4.1记录只能由文件规定的人员填写，不能由他人代为填写。4.4.2记录填写应及时，不可补记。填写记录只能用钢笔或园珠笔，不得用铅笔或红字。4.4.3记录不得随便更改，如需更改，填写人必须在更改处签字或盖章。4.4.4记录要清晰、完整。4.5记录的保护记录使用人员应对记录进行保护，不得损坏、丢失，防止霉变、水浸、火灾发生，保持记录干净整洁。***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：6/154.6记录的装订、归档、检索每年结束，各部门应将上一年度的记录进行分类整理和装订，同种记录按时间先后顺序保持页码连续，根据记录的保存期和保管部门进行标识、编号和归档，以便于检索。4.7记录的保存记录应保存于干燥处，防潮、防霉、防虫蛀、鼠害等，记录的保存期不低于2年。4.8归档后记录的借阅按照《文件控制程序》执行。4.9记录的销毁按《文件控制程序》执行。4.10当合同有要求时，在商定期内，客户及其代表可通过经理审批后查阅相关记录。***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：7/15HH/GAP-B-03抱怨处理程序1目的制定顾客抱怨处理程序，规范处理的步骤和方法，减少抱怨和增强顾客满意。2适宜范围适用于客户的抱怨及农场/农场业主的抱怨处理。3职责3．1经理负责顾客抱怨的协调，供应科负责具体的处理事宜；3．2农场及农场业主负责相关顾客抱怨所采取的措施。4工作程序4．1供应科应经常了解客户对本公司产品品种、规格、质量、种植和加工工艺流程等方面的特殊要求，将这些信息在公司内部沟通。4．2顾客沟通4．2．1同客户达成购销协议后，主动邀请客户参观公司农场（种植基地）及加工厂，虚心听取顾客意见；4．2．2产品售出后，在一个月后，进行回访，征求客户对产品的各种意见。4．3设专（或兼）职人员处理用户投诉并做好登记、调查和处理工作。4．3．1接到用户信函、电话或其他形式的投诉后，应及时填写“用户投诉登记表”，其内容包括：序号、投诉日期、用户名称、内容要求及联系方式等。4．3．2投诉或抱怨程度分：轻微投诉、重要投诉和严重投诉。4．3．2．1轻微投诉：指引起投诉的产品缺陷是轻微的，不会对人体健康造成影响的，如产品因运输、贮存过程中致使外包装破损；4．3．2．2重要投诉：虽然对用户不构成很大危害，但对公司带来负面影响或从长远的看影响产品销售，如由于分检过程控制不严产品中混杂质或异物；4．3．2．3严重投诉：给用户造成较大损失，严重影响企业形象。如产品农药残留超标或其他项目不符合标准要求。4．4投诉或抱怨的处理4．4．1轻微投诉及重要投诉的，供应科对投诉者(在产品有效期内)给予书面或口头答复就能满足用户要求的应立即答复；需调查后答复的，应立即向有关部门调查了解产生的原因，向用户做出答复，答复最迟不超过一天；***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：8/154．4．2严重投诉或抱怨的，供应科接到用户投诉后，必须立即报告经理和质检科、基地科等部门，组成调查小组进行原因调查和提出处理意见，采用登门致谦或给予经济补偿等方式消除顾客的投诉或抱怨。4．4．3投诉处理完毕后，应在“客户投诉登记表”上填写相应处理结果。4．5公司内因产品或服务致农场或农场业主投诉时，管理者代表会同基地科及时进行协调处理，属于农场或农场业主因违反相关规定导致顾客投诉的，基地科应依据合同规定的罚则处理。4．6保管“客户投诉登记表”、“客户反馈意见表”及所有投诉处理往来信件、口头投诉、文件资料等，并统一保存至产品寿命同期后一年。***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：9/15HH/GAP-B-04内部审核程序1目的：对内部审核实施有效控制，以良好农业规范质量管理体系运行的有效性及符合标准、文件的情况。2适用范围本程序适用于GAP质量管理体系内部审核的管理。3职责3．1管理者代表负责内部审核的组织，并组织评价活动；3．2各部门配合内部审核的工作，对发现的不符合项及时进行原因分析和实施纠正措施。4工作程序4．1审核依据：CHINAGAP标准和GAP质量管理体系文件，分三个档次：一级控制点项、二级控制点项和三级控制点项。4．2审核时间安排：根据蔬菜生长的季节合理安排审核的时间内容，完整的内部审核每年不得少于一次。4．3审核内容：对照CHINAGAP标准和GAP质量管理体系要求，对控制点逐条审核，以实际记录资料为主审对象，分三个等级：完全符合、部分符合、不符合。除完全符合等级外，其余两个等级均应找出具体缺陷提出纠正措施建议。4．4审核的具体步骤：4．4．1由管理者代表组成审核小组；4．4．2审核小组编制审核计划，计划内容应包括审核的具体时间、审核的内容、及各审核人员的分工等；4．4．3审核组准备好所需的各种文件，如检查表、审核标准、审核所依据的文件等。4．4．4审核实施4．4．4．1审核（检查）员通过交谈、查阅文件和记录、检查现场等方式收集证据来检查与标准和文件的相符情况；4．4．4．2现场发现问题时当场让该项工作负责人（或操作者）确认知晓，以保证不符合项能够完全被理解，以利于纠正。4．4．4．3审核结束由审核组长召开基地负责人及有关人员会议，报告审核结果及纠正措施。***********有限公司文件编号：HH/GAP-B-2007GAP良好农业规范程序文件版次：A页码：10/154．4．4．4责任部门针对发现的不符合进行原因分析、针对减少和消除产生问题的原因制定切实可行的纠正措施，并做到举一反三。4．4．4．5由审核（检查）组长完成审核报告，并做出审核（检查）的结论。4．5审核结果验证：管