操作手册-存货核算、成本

操作手册—存货核算连带成本计算操作前的准备工作：核对/确认销售系统开票、发货全部完成工作全部完成，核对并确认采购模块的采购订单、到货单、采购发票全部完成。核对并确认委外模块的委外订单、委外到货单、委外发票全部完成核对并确认库存管理模块的各仓库的入库单、出库单、调拨单/形态转换单及其自动生成的其他出、入库单、盘点单及其自动生成的其他出、入库单、手工输入的其他出库单、其他入库单等单据全部输入并审核完成操作的第一步，发票结算根据财务人员对发票的审核情况进行发票结算1、采购发票结算：进入采购模块、采购发票、采购发票列表以未结算和当前自然月为时间区间做为凭证日期为过滤条件，将本月财务部门已收到为结算的发票全部过滤出来，以发票号为准进行排序。如下图双击相应的发票记录行，将发票打开，进入发票编辑界面，单击结算按钮，系统自动完成发票与采购入库单之间的结算，生产结算单。对于上一年度发票和没有按照入库单生成的发票不能采用此方式进行结算，必须在采购结算模块中进行手工结算，否则系统中的有关数据会发生错误，这一点必须引起注意。手工结算的方法见下：进入采购模块、采购结算双击手工结算即可进入手工结算的界面。单击选单按钮。进入发票和入库单选择的界面，单击过滤按钮，探出过滤菜单。根据我们已经掌握的需要结算的发票信息，进行过滤，我比较习惯于使用供应商编码。比如开封高压阀门铸钢的供应商编码是1185，将此编码输入供应商编码栏内，单击过滤。在随后出现的发票和对应的入库单列表中选取相应的存货，其原则是业务员提供的发票和对应的入库单，选取完成后单击确定，回到手工结算界面，单击结算按钮，系统完成结算，结算完成后系统给出提示信息，单击确定。2、委外发票结算委外模块的结算过程与采购非常类似，首先进入委外管理模块中委外发票列表，过滤出没有结算而财务已经做完凭证的发票，双击每一张发票将其打开，进入发票编辑界面，如下图单击结算按钮，完成结算。对于上一年度发票和没有按照入库单生成的发票不能采用此方式进行结算，必须在委外结算模块中进行手工结算，否则系统中的有关数据会发生错误，这一点必须引起注意。其结算的方式方法与采购模块完全相同，这里不再叙述。上述两个模块结算后即可进入存货核算模块完成记账和凭证处理。3、存货核算模块的操作1）设置：此项工作非常重要它涉及到记账和凭证处理的最终结果以及财务账目的准确性，所以只有主管会计或主管部长才能进行相关的操作，正常情况下一步需要对此次进行操作。2）日常业务中可以查看业务过程中所形成的全部单据，并可以修改出入库单据的中相关存货出入库的单价或金额。同时可以根据财务账务处理的要求对各仓库的库存金额进行必要的调整，比如：由于系统的原因库存商品结存数量已经为0，但是还一定的库存金额。此现象是由于出入库金额不对等造成的必须进行调整。调整方法是通过出库调整单和入库调整单。一般的来讲库存正金额用出库调整单，负金额用入库调整。此调整可以在每月业务核算完成后，通过收发存汇总表查看各仓库的具体情况，根据实际进行调整。出库调整单与入库调整单的操作方法基本一致，下面以出库调整单为例进行说明。a.用鼠标单击【日常业务】，选择【出库调整单】，进入单据卡片。在新增出库调整单时，点击其他则代表该出库调整单的属性为其他属性；点击销售则代表该出库调整单的属性为销售属性的出库调整单。b.进入出库调整单，系统自动新增一张空白的出库调整单，显示录入状态。c.输入单据头的各项内容，输入需要调整的仓库，输入调整的日期，输入收发类别，此项在单据记账和生成凭证后直接指向总账的相关科目，因此需要特别注意输入核算部门名称或编码。d.按下图样例输入需要调整的存货编码、需要调整的金额，部分存货需要输入相关自由项，自由项输入的内容必须与要调整的存货数据一致。否则适得其反e.如出库调整单填制完毕，发现有错，可直接进行修改。保存后，点击〖记账〗按钮，用户可以直接记账。也可以在业务核算时记账。提示：记账标志：出库调整单在单据录入时仍按整单记账，在正常单据记账中可拆单按行记账，因此记账标志放在表体。修改单据：由于可拆单按行记账，因此单据修改也需要按行记录处理，一张单据中，已记账的单据行不可修改，未记账的单据行可修改。只要表体有已记账的行记录，则单据的表头就不可修改了。当本月正在进行期末处理，或已期末处理后，不允许增加本月单据。出库调整单不能输入被调整单号，即不能对出库单的成本进行调整。录入时，如果存货、供应商、客户档案已录入停用日期，则参照时不能再显示此存货、供应商、客户信息，不允许再做任何业务处理。增加、修改、删除单据时，系统将按仓库、存货、部门、操作员进行权限检查。【出库调整记账规则】出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据，它只调整存货的金额，不调整存货的数量。可按生产订单手工调整存货的金额。它用来调整当月的出库金额，并相应调整存货的结存金额。只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。调整单记账时，在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录。计划价方式核算时，调整金额记入差异账或差价账中，形成一笔差异调整。实际价核算时，调整金额记入存货明细账中，形成一笔存货调整。3）业务核算业务核算的主要作用是将全部业务过程中形成的单据进行记帐以及相关的财务处理。操作流程如下：a.暂估成本录入：此操作主要目的是处理本月没有输入单价和金额的采购入库单确认其入库成本。操作界面如下图，将存货的成本价输入单价栏内，单击保存按钮。b.结算成本处理：主要目的是处理采购过程中所涉及到的运费等成本，由于我们运费没有按照单击输入和处理，所以我们只在这里做一下对应的操作即可，即将全部结算后的单据过滤出来，单击全选、单击暂估两个按钮，待处理完成后单击确定按钮。注意过滤时选择全部仓库，否则会有被遗漏的单据。c.正常单据记账首先对采购入库单进行记帐，过滤时在单据类型处选择采购入库单。单击全选，记账。待记账完成后单机确定。在特殊情况下会弹出另一界面要求你输入单击，此时将相应的单价输入后单击确定，系统完成记账。注意：采购入库单完成记帐后应先退出正常单据记账，双击特殊单据记账，特殊单据记账后再进入正常单据记账处理。其次，对原材料仓库（机电配套库、大五金库、铸件库、标准件库、装配校验部外购件1、2库、各工具辅料库、综合库）其他入库单进行记账。单击查询按钮，打开过滤界面。在仓库条件内参选上述仓库，在单据类型条件内选择其他入库单。单击过滤按钮，单机全选，待左侧选择栏内出现标记后，单击记账按钮。对没有入库单价的入库单系统将出现价格输入界面，输入价格后单击确定，系统将完成记账操作。第三、对原材料仓库的材料出库单、其他出库单记账。单击查询按钮，打开过滤界面。在仓库条件内参选原材料相关仓库，在单据类型条件内选择其他出库单和材料出库单。单击过滤按钮，单击全选，待左侧选择栏内出现标记后，单击记账按钮。对没有出库单价的出库单系统将出现价格输入界面，输入价格后单击确定，系统将完成记账操作。第四、对委外模块产生的采购入库单记账。现进入委外模块、委外核销模块，双击自动核销进入自动核销的过滤界面，由于单据量不大，一般不需要输入过滤条件直接单击过滤按钮，将为核销的单据过滤出来。单击全选、单击核销按钮，系统自动完成核销。此时系统将对应的材料费用计入到委外入库单中如果对应发票已经完成结算，入库单的价格为材料费和加工费的合计，如果发票为结算，那么形成加工费暂估。核销完成后回到正常单据记账界面，按照采购入库单的记帐方法进行入库单记账。此时会发现还有部分委外的单据不能记帐，是因为使用自制半成品作材料的委外入库单，材料出库单未记帐。需要在成本模块核算成本后在对此部分单据记账，因此在成本模块核算完成成本后必须会到此环节，完成剩余单据的记帐工作。第五、上述工作完成后，必须退出存货核算模块，到成本管理模块中完成本月的成本计算。在成本卷积计算完成后，再次运行正常单据记帐，以检查是否存在未记账单据，如果存在未记帐单据，按上述步骤和方法记账。元件库、成品库的记账只需按先入库后出库的顺序记帐即可。第六、恢复记账，对记账错误或发现的错误单据必须进行二次记账，因此需要在此处进行恢复记账的操作。4）财务核算此模块的主要任务是完成物流系统记账后的单据的凭证生成工作，便于总账系统进行财务处理；检查物流数据于总账系统数据的一致性。A．生成凭证双击生成凭证，进入生成凭证的界面，首先将凭证类别改为转账凭证。然后单击选择按钮，弹出过滤对话框。按照过滤条件过滤想要生成凭证的单据。正常情况下单据的过滤顺序（生成凭证顺序）为：采购入库单—回冲单—调拨单—形态转换单—其他入库单—材料出库单—其他出库单—产成品入库单—销售发票—其他单据经过滤后出现本月及以前月份记账但未生成凭证的单据，单击全选—确定，回到凭证生成界面。单击合成或生成按钮生成凭证，输入凭证号单击保存按钮保存凭证。合成和生成的区别，合成是将全部的此次选中业务单据合成为一张凭证，生成是对应每张业务单据单独生成凭证。注：当单据中没有填写收发类别时，生成凭证时系统要求你输入相关科目代码。未结算的委外单据可能会要求你输入对应的材料暂估科目和委外加工费的暂估科目。系统自动生成的出库调整单由于没有对应收发类别，生成凭证时必须输入相关科目凭证保存后需要在总帐模块中对所生成的凭证进行审核和记账处理。B、与总账对帐凭证记帐后，在此处检查本月业务处理的结果是否正确。要求总帐系统与存货系统各仓库的数据一致（不考虑数量只考虑金额）。若出现错误应该查找原因予以纠正。必要时需要从新进行业务核算的相关操作。C月末结帐：本月工作处理完成后，完成月末结帐。完成工作包括：记账、成本计算、凭证生成、对帐正确。4、成本模块的操作该模块是对本月发生的自制半成品、产成品进行成本分摊的模块。在没有成本模块时将总帐系统记录的相关成本和费用的总和在存货核算/业务核算中以产品成本分配的办法摊销成本，将成本分摊到对应仓库的入库单中。从而改变仓库中存货成本。1）设置模块实施期初，进行相关设置以决定有关的数据关系和逻辑，正常使用时不需要改动相关设置，改动时需要经过财务主管的同意。因此日常运行时只进行期初建账余额和定义产品属性两个模块的操作。A建账期初余额：a在建账初始，进行期初余额的录入。b在期初数据全部录入完毕后，点击〖对账〗按钮，与总账对账。c对账确认无误后，点击〖记账〗按钮，表示本期初数已记账，不允许修改。d记账后，需要修改数据，如果本月未进行过成本计算，点击〖恢复〗按钮，可以取消记账。e您可点击〖材料〗按钮，查询共用材料列表。显示本年度期初的成本中心共用材料的数量，即上年末，月末在产品处理表中的共用材料剩余内容。不允许修改。f也可点击〖盘点〗按钮，显示本年度期初的该产品直接领用材料的剩余数量，即上年末，月末在产品处理表中的该产品的专用材料剩余内容。不允许修改。g上年初始余额结转到本年后，未进行记账，可以双击进入各成本对象材料、人工、制造、辅助、其它费用明细，调整相应数量或余额；也可点击〖差异〗按纽，根据各成本中心汇总的调整差异，手动在总账生成生产成本的调整凭证。定义产品属性：对属于成本核算范围的产品，即已在【产品结构或物料清单】或生产订单中的定义产品，进行属性的定义、产品的大类的定义。确定本月成本核算的B定义产品属性的作用：确认每月成本核算系统的产品核算范围。定义产品的所属大类。在成本报表的查询中，按产品的大类进行查询范围的细分。【操作说明】a单击主菜单中的【设置】，然后单击设置菜单中的【定义产品属性】，进入过滤界面。b过滤条件中下拉选择成本对象类型，主要分为基本成本对象、计划成本对象、实际成本对象、实际成本对象（当月），未选择时，默认显示实际成本对象（当月）。基本成本对象：主要应用范围为【设置】部分-定义分配率_产品权重系数。计划成本对象：主要应用范围为【设置】部分-定额管理、计划成本部分。如果是多成本中心生产，按订单核算需要提前制定相应定额工时、计划成本或按品种核算无法制定多成本中心的计划成本对象，可以点增加按纽，在现有成本中心下生成另外成本中心下的计划成本对象；如果是