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202澳柯玛集团会计档案管理规定编号：Q/AKMG04A006第一章总则第一条为了规范和加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，有效地保护会计档案的安全与完整，提高档案的利用效率，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》的规定，制定本管理规定。第二章会计档案范围第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。第三条会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表、以及其他会计核算资料等四部分。1、会计凭证类包括原始凭证、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、汇总凭证、其他凭证。2、会计账簿类包括会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账、以及辅助账簿、固定资产卡片，其它会计账簿。3、财务报告类包括月度、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告、主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表、及税务报表。4、其他类包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他对账单、验资报告、以及应当保存的其他会计资料如：年终预算、决算、公司章程、经济合同等，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，财务人员交接清单。第三章会计档案立卷和装订第四条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。第五条会计资料分类标准应统一，财务会计资料分为一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他资料。第六条各单位会计档案形成统一，案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。第七条建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录：会计凭证装订成册、报表和文字资料分类立卷，其它零星资料按年度排序汇编装订成册。第八条会计凭证按时间和凭证顺序号组卷，每本为一卷，装订前要摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针等），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，203以便翻阅保持数字完整；整理检查凭证顺序号，装订后应填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员的签章。在封面编好卷号后，按编号顺序放入档案柜，并在显露处标明凭证种类、编号，以便于调阅。第九条会计账簿一本为一卷，装订账本保持原来面目：活页账簿撤出空白账页，编写页号装订成册，每本账簿均要加上封面，在账簿的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订一起。会计账簿按种类分别编制卷号，现金日记账、银行日记账全年按顺序编制卷号：总账、各类明细账、辅助帐全年按顺序编制卷号。第十条会计报表要区分不同的保管期限，年度报表要与季报分别组卷；每卷均需编有页号和加盖封面。会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。第四章会计档案的保管及交接第十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，并有财务经理签字同意后，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第十二条各种记账凭证应按时间顺序和凭证号顺序排列，五十号为一本，一本不能装订成册的，可分为多本，所附原始凭证要齐全，并折叠整齐。记账员将审核无误的记账凭证排列好顺序后，每周至少转一次凭证给档案保管员，并在交接本上写明凭证份数，档案管理员在核对相符后在交接本上签字或盖章，当月的凭证必须在次月的十日之前全部交接完毕，档案管理员在接受凭证后三天之内将凭证整理装订成本，归入档案橱内。第十三条会计账簿在一年度完毕后需要归档，各会计人员将自己所负责的会计科目在新一年度的一月份打印出来，不得有缺页、漏页现象，并加上封面装订成册或订成卷，填写好账簿启用扉页，在一月底之前，交由档案管理员保管。各类台账也应视同账簿归档保管。第十四条会计报表需要归档保管的，应将需要立卷的年度报表、季报、月单位与下属单位上报的报表分别装订成卷。第十五条由于工作需要而制定的各种登记账簿，如票据登记簿，单据交接本，支票领用登记簿，以及执行完毕的合同等，如需存档的，应加上封面，并在封面注明其所记载内容交由档案管理员保管。204第五章会计电算化档案的管理第十六条电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。第十七条电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责,必须将电子版的打印成纸质会计档案,在归档时，系统管理员应对已经备份的档案分类，并对每一类档案详细注明年份、内容后方可归档。第十八条存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据时的期间、备份日期、次数及备份人姓名等。第十九条对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应刻录在光盘上保存。第六章会计档案的移交第二十条每年形成的会计档案，应由档案管理员，按照归档要求，负责整理立卷，并在会计年度终了后一年期满，编造清册，并有财务经理签字同意后，移交本单位档案室管理部门。移交本单位档案室的会计档案，原则上应保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第七章会计档案的借阅第二十一条财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按照规定程序借用，并及时归还，若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。第二十二条公司内部各部门因公需要查阅会计档案时，必须经本部门领导批准，经财务部经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。第二十三条外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。第二十四条会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需要带出室外复印时，必须经财务部经理和单位负责人批准，并安排专人陪同复印，复印后立即归档。第二十五条查阅或者复印会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第二十六条如有丢失或损坏会计档案原始凭证的，应按所涉及档案内容的价值大小给予1-3倍罚款。205第八章保管期满但不能销毁会计档案管理第二十七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第九章准备移交会计档案的管理第二十八条被移交单位必须全部把已发生的业务进行帐务登记完毕，把所有的会计档案，装订成册，有电子计算机进行会计核算的单位，必须把所有的会计资料打印成纸质会计档案，同时把数据进行全部备份存档。第二十九条单位移交会计档案时，交接双方应当办理会计档案交按手续。第三十条移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。第三十一条交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。第十章监督考核第三十二条各所属企业必须严格遵守集团会计档案管理程序，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第三十三条集团财务管理部将对各所属企业的会计档案管理进行严格考核管理，未设专人保管会计档案的（出纳人员不能兼管），对单位财务总监或财务负责人罚款50元，并限期整改。第三十四条未及时装订会计凭证和会计账簿成册的，对单位财务总监或财务负责人罚款100元，并限期整改。第三十五条单位移交会计档案时未按规定办理的，视情节严重对相关责任人罚款100-500元，造成巨大损失的要追究其他相关责任。第三十六条各所属企业其他未按集团会计档按管理规定管理本单位会计档案，造成会计档案混乱、丢失、泄密、毁坏等其他损害公司利益的，对相关责任人罚款100-1000元，造成巨大损失的要追究其他相关责任。第三十七条本管理规定自发布之日起执行。集团财务管理部2007年1月1日