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会计档案及财务工作交接管理（一）管理规定1.会计档案的定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告等会计专业材料。2.会计档案的范围2.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、原始单据等会计凭证2.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿及相应的电子文档资料。2.3会计报告类：月报、季报、年报、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告及相应的电子文档资料。2.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。3.会计档案的管理3.1公司财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。3.2公司财务部形成的会计档案，应有专人负责保存会计档案，顺序整理立卷，装订成册。3.3公司惠州片区的单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由公司财务部门保管一年，期满之后，应当由公司财务部编制移交清册，移交公司综合管理部档案管理岗实行统一保管。3.4异地所属控股子公司的会计档案由控股公司按照相关档案管理规定要求自行保管。4.会计档案的交接4.1公司财务部与综合管理部交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。4.2移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。4.3交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名盖章。4.4各下属异地控股公司发生合并、分立、解散、重组等情形时，会计档案应移交给控股方或由投资双方协商确定移交一方进行保管。5.会计档案的借阅5.1公司财务部保存的会计档案不得借出。5.2经本单位主管领导批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。5.3财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序放回原处。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂写、拆封和抽换。6.会计档案的销毁6.1保管期满的会计档案需要销毁时，应由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门领导审查，主管领导批准。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册、列明应当销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、已保管期限的内容。销毁时应有审计部门和财务部门有关人员共同参加，并在销毁档案上签名或盖章。6.2保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。6.3仍处于项目建设期或未办理项目竣工正式结算的项目会计档案，即使其保管期满了也不得销毁。7.会计档案的保管期限7.1会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。7.2会计档案的保管期限为：档案名称保管期限1、会计凭证类1.1会计原始凭证、记账凭证15年1.2银行存款余额调节表3年2、会计账簿类：2.1日记账15年其中现金和银行存款日记账25年2.2明细账、总账、辅助账15年2.3涉及外来和对私改造的会计账簿永久3、会计报表类：3.1主要财务指标报表3年3.2月、季度报表15年3.3年度会计报表永久4、其他类：4.1会计档案保管清册及销毁清册25年4.2财务成本计划3年4.3主要财务会计文件、合同、协议永久8.工作交接管理8.1应当办理会计交接的情况8.1.1各会计人员在调动工作或离职时必须办理会计工作交接。8.1.2各会计人员在临时离职或其他原因暂时不能工作，需要接替或代理的，也应办理会计工作交接。8.2会计交接基本程序8.2.1移交人交接前的准备工作：8.2.2已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。8.2.3尚未登记的账目（如现金、银行账簿）应当登记完毕，结出余额并在最后一笔余额后加盖经办人印章。8.2.4整理好应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。8.2.5编制移交清册。8.2.6各会计主管人员（包括财务经理、财务总监等）移交时，应当将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚，并形成书面记录。8.3移交点收移交人员离职前，必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接管人员移交清楚。接管人员应认真按照移交清单逐项点收，包括如下内容：8.3.1现金要根据有关会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺。8.3.2有价证券的数量要与会计账簿记录一致。8.3.3银行存款账户余额要与银行对账单相符，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债券债务的明细账户余额，要与总账有关账户的余额相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。8.3.4公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。8.3.5会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。8.3.6对已经实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。8.3.7专人负责监交（1）一般会计人员办理交接手续，由各会计主管负责监交。（2）各会计主管办理交接手续，由公司财务部经理负责监交。（3）财务负责人办理交接手续，由公司主管财务领导负责监交，必要时公司可以派人会同监交。8.4交接后的有关事宜：8.4.1会计工作交接完毕后，交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明：单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。8.4.2除年度结束日办理会计交接可使用新账簿外，接管人员应当继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。8.4.3移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。8.4.4移交者在移交日后有对以前从事的工作作出解释的义务，接管者应迅速熟悉工作，不得以刚接手不熟悉或不是本人经手为由推诿。9.附则本规定由公司财务部负责解释。（二）工作流程图（暂无）（三）工作记录表格（暂无）