胜利油田有限公司会计档案管理办法

1关于印发《胜利油田分公司会计档案管理办法》的通知分公司各单位：为了加强分公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，全面提高会计档案管理水平，现印发《胜利油田有限公司会计档案管理办法》，请遵照执行。二○○五年十一月二十二日2胜利油田有限公司会计档案管理办法第一章总则第一条为了加强有限公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，全面提高会计档案管理水平，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合有限公司ERP实施以后的实际情况，制定本办法。第二条有限公司所属各单位及控股子公司，依照本办法管理会计档案。第三条各单位应加强对会计档案管理工作的领导，创造必要的保管条件和良好的保管环境，建立会计档案的立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度。第四条会计档案应做到妥善保管，存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第二章会计档案的范围第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：(一)会计凭证类：记账凭证，原始凭证，凭证汇总表。记账凭证：SAP系统中所有FI类财务会计凭证，包括财务模块以外其他模块集成产生的FI类财务会计凭证，但不包括CO类管理会计凭证。原始凭证：包括集成和非集成业务处理需要归档的附件或单据，具体集成业务所需原始凭证参见附表一：《集成财3务会计凭证归档所需附件清单》，有关财务会计资料单据及单据流管理规定参见《胜利油田ERP系统财务模块业务操作手册》，各单位要按照此规定制定本单位的集成财务会计凭证单据管理流程。(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。明细账只包括金额账和往来明细账，不包括数量金额账、功能范围成本账、外币金额账；日记账包括现金日记账和银行存款日记账；辅助账簿包括各种管理台账；其他会计账簿包括承兑汇票登记簿等。(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，银行询证函、往来账询证函，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业资料。第六条采用电子计算机进行会计核算的单位，电子计算机内的凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计档案进行管理，按月采用磁带、磁盘、光盘、等磁性介质进行两套备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥善保管,由会计档案保管人员贴上写保护标签,装入盘套,放进硬盒,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。第三章会计档案的整理立卷4第七条各单位每年形成的会计档案，应由财务部门在档案管理人员的指导下，按照归档的要求，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。(一)各单位会计档案应按其形成特点和形式，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。(二)各单位形成的会计档案，应有专门人员负责会计档案的整理立卷，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒，并对会计凭证、会计账簿、财务报告、其他资料分别进行排列编号，会计档案盒要求外型整齐美观，信息全面，具体式样各单位可根据本单位档案管理部门要求自行设计。第八条会计凭证的整理立卷。各单位将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照利润中心凭证编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过5厘米）为一册，加上封面封底，装订成册。凭证汇总表需按每册凭证起讫利润中心凭证编号进行汇总打印分册装订。装订时，不得压字和掉页，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号，并由立卷人加盖骑缝章。对于数量过多的原始凭证，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。第九条会计账簿的整理立卷。各单位会计账簿每年打印归档一次，年终结账后打印装订成册。所有会计账页均采5用A4纸横向打印，按照账簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。账簿封面应写明单位名称、账簿名称、所属年度等信息，账簿应从第一页到最后一页连续编号，不得跳页、缺号，账簿还应设计“账簿启用表”并按规定逐项填写，并加盖名章和财务专用章。第十条财务报告的整理立卷。月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷，卷内须逐页顺序编写页码。财务报告案卷封面应写明单位名称、报表名称、所属年度、月份，并加盖公章，相关负责人签字或盖章后存档。第十一条其他类会计档案的整理立卷。各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数等。第四章会计档案的保管第十二条各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门会同档案管理部门编制移交清册，移交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，应当在财务部门内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。第十三条移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，档案管理部门需要个别拆封重新整理的，应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第十四条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应6当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十五条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第十六条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第十七条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第十八条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。7交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第五章会计档案的保管期限第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类,各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第二十条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第六章会计档案的借阅第二十一条各单位应当建立健全会计档案查阅、复制的审批和登记制度，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第二十二条各单位内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单或进行借阅登记，档案借阅单和借阅登记填写应注明借阅日期、借阅人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。第二十三条各单位保存的会计档案不得借出。外单位查阅会计档案，需持单位正式介绍信，经本单位财务负责人批准，办理登记手续后，可以提供查阅或者复制。8第二十四条各单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。第七章会计档案的销毁第二十五条保管期满的会计档案，需要销毁时，应当按照以下程序销毁：(一)由本单位档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(二)销毁清册应由单位档案管理部门和财务部门负责人、单位负责人签字后，上报财务资产处由财务负责人进行审批，审批同意后才能进行档案销毁。(三)对于其中未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。(四)销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。(五)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，9当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第八章附则第二十六条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第二十七条本办法由财务资产处负责解释。第二十八条本办法自2005年3月1日起实行。附表一：集成财务会计凭证归档所需附件清单附表二：企业和其他组织会计档案保管期限表附表一：集成财务会计凭证归档所需附件清单集成模块单据来源部门集成业务描述财务会计凭证归档所需单据备注MRO材料采购收货-收货单（入库单）如单据太多，可不附在凭证供应部门-寄售业务的代储入库单后，可单独按月装订成册，-器材储运自然损耗（合理磅尺差）报告单或将单据放在发票校验环节。MRO材料采购发票校验－采购订单/合同副本（线外）供应部门－发票（线外）－结算报告单MRO供应部门采购预付款－采购订单/合同副本（线外）－预付款申请MRO材料发货至成本中心－发料单供应处该类业务凭证可不附供应部门－退库单单据，其他材料消耗单位需要将此类业务单据进行归档。MRO供应部门材料发货至WBS－甲方供料发料单－退库单MRO供应部门材料销售发货－发料单－退库单MRO供应部门材料销售开票－应税货物清单MRO供应部门破坏性检验-质检单MRO委外加工发料－委托加工合同供应部门-委外加工发料单10-委外加工收料单MRO供应部门规格/标准价格调整-库存器材规格（价格）调整单MRO供应部门存货物资盘盈亏处理-库存物资盘点明细单MRO供应部门库存物资报废-库存物资报废清单（带附表）-出库单（业务科室）MM计划部门原油采购收货由于收货点分散，采购入库触发的会计凭证不再需要入库单做附件。MM原油采购发票检验－采购订单计划部门－收货证明－发票MM计划部门产品生产收货－入库单只适用石化总厂MM计划部门产品销售发货不附单据SD产品销售开票－销售发票计划\销售部门－销售订单－发货单SD计划\销售部门错误发票处理－更正发货单通知PS计划部门项目服务确认－进度验收报告如单据无法和凭证对应，可将－预结算书此类单据可附在发票校验环。节－工程结算账单－采购服务合同PS计划部门项目支出发票校验－发票PS计划部门项目结算－转资验收单附表二：会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记总帐5明细账15年ERP上线后只包括金额账、往来明细账6日记账25年包括现金和银行存款日记账7固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年各种管理台账9其他会计账簿3年承兑汇票登记簿11三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告10月、季度财务报告3年包括文字分析11年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类12会计移交清册15年13会计档案保管清册永久14会计档案销毁