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集团财务管理部1集团会计档案管理制度第一条总则为了强化**集团会计档案的管理工作，确保会计档案的有序管理、妥善保管、方便查阅、严防损毁，特制订本制度。第二条会计档案的界定1、会计凭证类，包括：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2、会计帐簿类，包括：总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、辅助帐簿、电算化备份及其他会计帐簿。3、财务报表类，包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、电算化盘片、附注及文字说明等。4、其他类，包括：银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、固定资产卡片、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的的其他重要文件，如经济合同、公司章程等各种会计资料，其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。5、电算化会计档案，包括储存在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据。第三条会计档案的装订1、对每月形成的会计档案，装订成册，贴上统一规格的封条，填妥凭证的年月、凭证的起止编号、凭证归档编号、凭证种类、凭证保管期限，并在凭证封口处加盖装订人的骑缝章，以分清责任。2、对每年形成的会计报表、会计帐簿，经核对无误后，按年装订成册，并按规定编制归档号码。3、每年对会计档案登记清册应单独装订成册。4、对每年形成的会计档案，按上海市档案局要求分报表、帐册、凭证、其他四大类装入财务凭证盒，并编制档号。第四条会计档案的保管。1、财务部为会计档案主管部门，负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。2、财务部应有专人负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立集团财务管理部2卷编号登记。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年，期满后原则上编造清册移交公司档案部门。3、对电算化的会计档案，其中重要的会计档案要做双备份，并存放在不同的地点；采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。4、会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。5、档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装；个别须拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。6、会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。7、凡遇单位撤消或合并，会计档案由接受单位全部接受并保管。当项目公司清算关闭结束后，项目公司必须把所有的会计档案整理造册及时移交给集团档案库。第五条会计档案的借用1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借用，并及时归还，所借资料不得带出公司；若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。2、公司内查阅会计档案要按规定办理手续。公司其他部门或集团内其他单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看，原件不得借出。3、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经公司领导及集团公司财务部批准后，方能由档案管理体制人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。4、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。第六条会计档案的移交由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。第七条会计档案的销毁1、对保管期满的会计档案，按照国家会计档案管理办法的规定，由财务部门和档案部门共同鉴定，严格审核，编制《会计档案销毁清册》（见附表），按规定程序报经批准，方可销毁。2、在待销毁的会计档案中，有未了的债权债务事项和投资事项，其原始凭证应单独抽出，另行装订，由档案管理部门保管到结清债权债务和投资终了时为止。3、各企业按照规定销毁档案时，由单位领导指定档案部门和财务部门共同派专人集团财务管理部3监销，并在销毁清册上签名盖章。第八条会计档案保管期限档案名称保管期限1、会计凭证类：（1）原始凭证、记账凭证。15年其中，涉及外来和对私改造的会计凭证。永久（2）银行存款余额调节表。5年2、会计账簿类：（1）日记账。15年其中，现金和银行存款日记账。25年（2）明细账、总账、辅助账。15年（3）涉及外来和对私改造的会计账簿。永久3、会计报表类：（1）主要财务指标报表；3年（2）月、季度会报表；3年（3）年度会计报表。永久4、其他类：（1）会计档案保管清册及销毁清册；永久（2）财务成本计划：3年（3）主要财务会计文件、合同、协议；永久（4）公司规定的付款申请的附属单据（如验收单、8年，工程签证单等）。第七条本制度之修改须经董事会讨论、批准。第八条本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。集团财务管理部4附表集团会计档案销毁明细表年月日单位：序号会计档案名称内容数量会计档案备注单位负责人财务总监财务主管档案管理员集团财务管理部5附表集团会计档案销毁汇总表年月日序号单位名称内容数量备注单位负责人财务总监财务主管档案管理员监销员