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采购管理培训XXXXXXXXXX公司2016年9月做好采购理解采购目的牢记职责掌握方法目录一、采购的定义和原则二、采购部门的职责三、采购部门的组织架构、人员要求四、采购实施和管理实务五、目前采购部存在的问题和解决措施一、采购的定义和原则采购人员不是在为公司讨价还价,而是在为顾客讨价还价,我们应该为顾客争取最低的价钱。-----山姆沃尔顿沃尔玛的创始人1、从两句名言谈起一、采购的定义和原则在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。-----杰克韦尔奇通用电气前任CEO一、采购的定义和原则采购就是以合理的价格从最合适的供应商处适时获得所需的物品及服务的有关活动,也称“供应管理”。2、采购的定义一、采购的定义和原则3、采购的四大误区误区一:采购就是杀价,越低越好,所以应重于谈判/技巧;误区二:采购就是收礼和应酬,不吃白不吃，不拿白不拿;误区三:采购管理就是要经常更换采购人员,以防腐败;误区四:采购控制就是急催交货,拖延付款,玩经济魔方.一、采购的定义和原则采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来展开工作。5R原则：适时(Righttime）适质(Rightquality)适量(Rightquantity)适价(Rightprice)适地(Rightplace)。4、采购原则一、采购的定义和原则4、采购原则采购的五大原则最合适时间最合适品质最合适供应商最合适价格最合适数量一、采购的定义和原则公司内控管理制度《物资采购管理办法》第四条物资采购原则（一）公正、公平、公开原则；（二）货比三家、同质比价、同价比质、择优选择原则；（三）定点采购、定点外协与商情监察相结合原则；（四）尽可能从商品生产源头单位采购，在质量、价格、服务等相同的情况下，直接生产厂家优先，国有企业优先的原则；（五）采购计划、采购、审价审批三权分离原则；（六）技术谈判、商务谈判分离原则；（七）大宗物资采购采取招（议）标的方式审核定价；（八）重大采购事项集体讨论决策原则。4、采购原则一、采购的定义和原则5、采购管理制度1军标质量体系程序文件23公司内控管理制度《采购控制程序》《产品的监视和测量控制程序》《合格供方管理规定》《业务外包管理办法》《物资采购管理办法》《采购合同管理办法》《物资采购审价管理办法》《资金使用审批管理规定》《报销票据管理办法》公司考核管理制度《生产考核奖惩管理办法》《质量奖惩管理办法》二、采购部门及采购人员职责影响采购部门在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：（1）在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。（2）公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是接近垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。（3）公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。（4）管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。1、采购部门在组织中的地位二、采购部门及采购人员职责很不幸，目前公司采购部门在公司的地位是：比较“重”，但不“要”。“重”是任务重、难度大、要求多！不“要”是因为采购部本身原因和公司管理层认识水平问题，没有、也不能把采购职能提升到战略的高度！所以采购部门没有成为关键（要害）部门、采购职能没有提升到战略的高度、公司管理层没有提供更多的支持和规划！1、采购部门在组织中的地位二、采购部门及采购人员职责（1）依据公司经营生产需要，编制物资的月度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需材料供应；（2）负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，掌握广泛的供应信息与渠道资源；（3）根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式；（4）按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商；（5）负责招标采购的组织管理工作；（6）负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；2、采购部门的职责二、采购部门及采购人员职责（7）负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织质量检验部门进行验收入库；（8）根据合同办理上发票、付款手续；（9）负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供应商提供的售后服务；（10）负责建立完整规范的采购合同档案、供应商信息档案，并对物资设备使用情况进行跟踪调查；（11）负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；（12）与重点供应商建立战略合作伙伴关系，培育重点供应商；2、采购部门的职责二、采购部门及采购人员职责2、采购部门的职责总而言之：采购跟单管理采购业务管理采购供方管理采购运输管理主要职责职能采购票据处理采购档案管理票货款采购计划付款计划上票计划供方管理计划二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责基本职责（1）主持采购部全面工作，提出年、月度采购总计划，确保各项采购任务完成；（2）调查研究公司生产经营中物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数；指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量；（3）要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地；检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任；采购部主任二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责基本职责(4)制定采购谈判的策略和方案并加以实施；(5)处理质量问题，以及退货方案的实施；(6)同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系；(7)对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议；(8)运用一些战术性的方法如供应商伙伴关系；供应链管理等建立良好的供应商关系；(9)处理供应商的问讯，异议及要求；(10)实施对新供应商的开发和扶植工程；(11)配合财务在整体上用的付款策略。采购部主任二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责核心职责（1）首要任务是保证本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作；（2）不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量；（3）控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本；（4）建立可靠、最优的供应配套体系；（5）利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发；（6）建立并维护本企业、本公司的良好形象；（7）管理、控制好与采购相关的文件及信息；（8）关键任务是组织和领导好采购部员工，建设核心团队。采购部主任二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责主要职责（1）协助部门领导做好部门的管理工作；（2）根据年、月度总采购计划和项目采购清单，编制各单个项目的物资采购计划，确保各项采购任务完成；（3）审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应；（4）监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。（5）按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。主管（主办）采购员二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责主要职责（6）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。（7）在部门周工作例会上，定期汇报采购落实结果。（8）每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，以便于部门、公司领导以及生产管理部门掌握全公司的采购项目进展情况。（9）督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。主管（主办）采购员二、采购部门及采购人员职责3、采购人员职责主要职责（1）负责严格执行公司采购管理制度，按《采购计划》、《技术文件》在合格供方名单内采购（外协）器材、物资；（2）负责到货产品、物资的清点、核对、返修，办理入库、上发票，按《付款计划》办理请付款等手续；（3）负责跟踪了解合格供方的生产质量保证能力，定期用书面材料报告本部门领导；（4）负责市场部前期报价项目的核价工作；（5）完成领导交办的其他工作。采购（外协）员二、采购部门及采购人员职责4、采购人员注意事项（1）采购员本人提运货物时，应验器材的数量、外观质量、包装质量、质量证明文件及检验证书，进公司入库及时报检验；（2）当出现供方数次不能按时交货，质量不能符合要求时，有权建议重新选定合格供方；（3）遵纪守法、遵章守纪。采购人员执行作业时，必须把国际法律、公司规章制度、采购管理制度作为其行为准则；（4）采购人员要努力成为采购、谈判和品质管理方法的多面手，同时要了解公司的产品、生产流程、物料的技术要求，充分运用其创造力、想象力及机智，出色地完成采购业务；（5）采购人员要洁身自好、廉洁奉公，自觉地抵制任何损害企业利益，或违反法律的不当行为。三、采购部门的组织架构、人员要求1、采购部门的组织架构总经理生产部质安部采购部综管部(财务部)市场部技术部(科技研发部)副总经理副总经理总经理助理九江中船消防自动化有限公司组织架构图三、采购部门的组织架构、人员要求1、采购部门的组织架构采购经理档案部跟单部票据部采购部运输部残料部研究部价格表产品目录档案记录采购记录程序研究市场研究价值分析办公设备制造设备普通物料各种燃料包装材料化学原料金属材料其他物料五金原料大型企业采购部门组织架构图三、采购部门的组织架构、人员要求1、采购部门的组织架构自动化公司采购部门组织架构图？三、采购部门的组织架构、人员要求2、优秀的采购人员应具备的品德1)公正与诚实；2)临财不苟得；3)敬业精神；4)虚心与耐心。三、采购部门的组织架构、人员要求3、优秀的采购人员应具备的才能1)成本意识与价值分析能力；2)预测能力；3)表达能力；4)专业知识；5)良好的人际沟通与协调能力（与供应商、与营销部门、与生产部门、与品管部门、与财务部门、与技术部门、与仓储部门）四、采购实施和管理实务1、从传统采购到战略采购时间采购管理的进展1832年查尔斯先生首先提出了物料管理概念.1915年“采购代理”(后改名“采购”)杂志出现,美国成立“国家采购代理协会”1929年美国“国家采购代理协会”设立了一系列买卖标准程序.1939年古德伊尔公司在分销配送管理方面做了改进,更好地控制成品采购1951年英国斯图亚特王室将采购定义为“购买的业务”,视作关键的业务职能.1960年采购被视为利润中心,批量采购,MRP（物资资源计划）问世,采购人员使用:谈判技巧,学习曲线,成本分析,库存控制,卖方培训,买方评估等各种采购技巧.1970年石油禁运,物料短缺等使采购成本剧增,采购也由此引起高度重视,成为组织关注的焦点,采购作为一项专业职能被提升到组织高层.1980年美国许多企业采用日本的准时制采购方式,采购订单趋向小批量多批次多品种(“少食多餐，看菜吃饭”）1990年网上采购/互联网与电子商务,采购的网络化,电子化2000年全球采购与采购的规模化,外包采购与采购的专业分工四、采购实施和管理实务1、从传统采购到战略采购从传统采购走向战略采购，是采购发展的趋势，因此要把握战略采购的关键特征。一个采购组织是否具备战备采购的思想，判断依据也是基于这些关键特征。对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳，可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征：特征一：从关注单价到更多地关注总成本。特征二：供应商的数目由多到少甚至到单一。特征三：与供应商的关系由短期交易到长期合作。特征四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。战略采购的四个关键特征四、采购实施和管理实务2、采购金额下降对利润的影响项目名称目前情况采购额降低5%获取同等利润销售额采购额人工成本固定成本100050050%30030%10010%1000475300100？？？100利润100125125四、采购实施和管理