采购工作说明书

作业指导书部门：采购部岗位：采购目录第一部分：岗位职责................................................第二部分：材料采购材料前期准备....................................一、材料供应商信息的获取..........................................二、材料供应商筛选................................................第三部分：材料采购实施阶段........................................一、项目材料定购..................................................二、项目材料剩余和材料供应商管理..................................第四部分：材料采购后期流程........................................一、供应商信息获取................................................二、材料供应商筛选................................................岗位职责1.根据企业经营计划和项目工程进度计划，组织编制年度、季度、月度物资（设备）的采购计划；2.按照组织的要求，规范、考察、管理供应商，考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。3.实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术。向技术及工程部等有关部门提供材料、设备的厂商、规格型号、价格等相关数据和资料；提供准确供货周期；4.搜集、分析、汇总已使用产品的性能和质量信息，及时向供应商反馈原材料质量信息。以图改进。与供应商建立良好关系，掌控供应商物资（设备）制造与供应能力；5.根据产品的价格、促销、产品分类和质量，有效地管理特定货品的计划和分配。向管理层提供采购报告；6.编制单项物资（设备）采购计划并逐级上报审批，参加商务谈判和拟订合同条款。签订和送审小额采购合同。督促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项，确保我司利益。负责索取所购物资的发票和单据以及相关资料，协助做好验收工作；7.按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）至少比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的采购任务。负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道，确保采购的顺利执行；8.依据企业物资、设备采购审批程序，逐级进行审批，保证材料、设备的及时供应。合理安排采购顺序，对紧缺物资（设备）及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进。随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款；9.认真贯彻执行公司采购管理规定，努力提高自身采购业务水平。定期对合同进行回顾，查找不足，提交采购分析和总结报告。协助采购部经理管理合同的副本，建立台账，掌握合同的执行情况。负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报；10.负责采购业务信息的统计，采购业务资料的整理、归档工作；进行供应商信用评定，据实提出对供应商信用评定意见，建立健全供应商档案；11.最大程度地保证采购物资（设备）的质量，并取得较低的采购成本；严把采购质量关，保证采购产品符合项目的需求；确保到仓库的产品都符合国家有关规定。协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。对采购的材料、设备进行出入库、验收管理；12.负责商务标的成本控制；13.有权拒绝未经领导同意批准的采购定单；材料供应商信息的获取一、工作要求与标准1.通过实际市场调研、网络搜索、网页查询、人脉转介绍或者其他方式熟悉北京周边大型建筑材料集散地的位置以及主要建筑材料的类型2.在完成正常工作的同时运用以往的材料供应商不断增加和更新自身相关建筑材料的信息量，以及扩展公司建筑材料信息数据3.对每一个和自身业务相关的建筑材料供应商时刻保持较好的信息交流或者更新，以便实时掌控建筑材料的市场4.在工地筹建初期，尽最大限度熟悉工地周边的建筑材料的集散状况，为该工地在以后的施工过程建筑材料的选型和使用做好充分的前期工作，个别材料就工地周边采购，相比较可以缩短供货的周期和建筑材料运输费用，可以有效的对公司的利润以及成本进行合理的实现5.对建筑材料的租赁市场不断更新，对曾合作过的租赁供应商持续加深沟通和交流6.对项目在一段时期内即将采用的建筑材料应有较好的计划，通过项目提交的采购申请单的具体技术要求和相关参数对所要采购的建筑材料的供应情况，做较熟悉的市场分析和调查7.根据需求，将材料供应商分为三个类别（见供应商的筛选）二、工作流程：项目明确材料或者设备的需求采购部拟定供应供应商开发计划寻找新的材料或者设备供应商初步联系供应商相关业务人员进一步了解供应商供应商对我所需材料或设备进行报价是否符合要求是否符合要求是否符合要求样品认证（经项目部质检或者技术确认）供应商开发成功是否符合要求供应商的筛选一、工作要求与标准1.根据需求采购岗位应将材料供应商分为三个类别1.1A类材料（设备）（关键材料，项目需求率占整个项目总体20%以上比例的）必须对供应商进行现场考察评定；并填写《考察情况记录表》；1.2A类材料（设备）的供方评定；1.3对供方必须进行现场考察时，采购部应向项目技术部提供该供方的品牌、公司等基本信息做详细的了解和评估；1.4确定具体时间和参加人员前往现场考察；1.5考察人员应在分工范围内重点考察、询问和记录；1.6根据材料（设备）质量验证需要，采购部应进行现场材料（设备）抽样，对样品检验和测试并做好记录；1.7考察结束后，依据现场记录、抽样检测报告或者供方以往业绩，填写《供方考察记录表》作出评审意见；1.8如评审及抽样合格，采购部进行材料（设备）封样。1.9B材料（设备）（重要材料，项目需求率占整个项目总体20%-10%的比例）；1.10C材料（设备）（一般材料，项目需求率占整个项目总体10%以下比例的）；1.11B类、C类材料（设备）供方的评定；1.12若不到现场考察，采购部通知供方送样品，经技术、项目部检测并试用合格后，技术部和项目部评审；2.各相关部门根据监测报告和试用情况，分别在《攻防材料（设备）考察记录表》上做出评审意见；3.如评审及送样检验合格，采购部进行材料（设备）封样；4.在自身掌握建筑材料供应商的基础上，尽可能最大限度的掌握更为广泛的供应商的数量，为选定供货商提供更广的可选范围。5.按照项目需求和设计要求制定投招标的文件；6.根据项目需求（需求来源项目的图纸、招标文件、合作合同或者项目技术）对材料（设备）的参数要求、性能指标、以及所能达到的效果进行编制材料（设备）的购销招标文件；7.招标文件应注明回标的时间、地点、人物，应注明标的物价格组成，应对标的物有一个形象的说明和阐述；8.根据材料供应商的经营范围发出邀约申请（报价）；9.按照供应商的A、B、C的分类进行邀约申请；10.发出邀约应该依据有良好合作经历的优先考虑；11.从初次报价中选出符合技术参数和设计要求都比较符合的供应商；12.按照建筑材料供应商所呈报的价格初步筛选品牌以及供应的材料（设备）；13.智能化的材料和设备应该选定参数最符合的供应商，并且经过技术实际测试样品测试；14.智能化的材料和设备在选定最符合的供应商的前提下，针对价格有优势，对公司利润空间的优先进行再次议价；15.如果有甲方指定的品牌或者厂商，首先应进行从其他的渠道进行议价（包括与其对应的代理以及渠道；尽可能推荐对自身优势的材料和设备，并配合项目或者技术更改参数或者品牌变更）。16.最终选定价格合理且最大限度符合项目需求和设计要求的建筑材料供应商，以保证公司利益的最大化。二、工作流程：A类材料供货商B类材料供货商C类材料供货商材料供应商、设备供应商曾经合作过的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商曾参与过我公司报价的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商有合作空间或合作意向的供应商、考察过程中没出现影响关于合作的供应商三、包括文字记录和表格记录合作方考察表记录每次询价的供应商以及价格情况招标文件原件以及电子版记录备案，以防备查招标文件应该以项目或者以材料种类进行登记备案编号：成立时间网址职务姓名手机电话传真e_mail法人代表主管业务联系人项目部采购部日期：年月日填表人：合作方考察调查表供方人员以及生产信息供方人员总数供方名称详细地址企业性质联系人②相关业绩证明材料③供应商库存照片④供应商现场照片供货能力库存信息技术人员数量认证信息供应信息以及物流库存信息产品/材料公司随想考察人员：附件：①供应商详细资质复印件物流信息办公地点性质项目材料订购一、工作要求与标准1、项目材料供应商经过投标报价和筛选后，经公司上一级领导审批签字认可后，须进行材料订购的工作程序。2、选定的材料供应商应分为以下几种类别；签订材料购销合同的固定供货商、尚未签订材料购销合同的零散供货商以及需要加工订制的供应商或者分包形式的合作商。2.1签订材料购销合同的固定供货商；2.1.1需要签订材料购销合同的材料供应商，采购人员应积极有效的结合项目实际需求、项目所需材料或设备的技术要求、参数、规格（若需要供应商配合项目施工或者属于分包形式的材料合作商，详见材料分包合作商）；2.1.2签订材料购销合同的固定供应商，应考虑购销合同的版本，须事先经公司的法务部专业律师组以及合同审核部门进行对合同条款和内容审核（电子版合同）；2.1.3合同经审核修订后，填写合同审批单；2.1.4合同审批单中应明显标注材料供应商或者合作商的公司名称、地址、联系人、联系电话以及我方经手人认为有必要著名的信息，以供公司的资源共享和备案。2.1.5合同审批单中还应显要注明，我公司的需求该材料的项目名称、所属部门、该合同的摘要、付款方式、付款形式、合同内容以及材料相关等信息，以供公司领导简明扼要的审批手续。2.1.6按照流程递交合同审批单的同时，需附盖章的合同原件（纸质、已经过审核）、项目材料需求表、（材料需求内容表应包括，签订合同材料的特征、技术参数、规格参数、需加工定制的还要附加经项目负责人签字确认的图纸或者文字的说明）、材料合作商的相关资质证明文件复印件。2.1.7合同审批所需要的材料整理完整后，递交上级进行签字确认审批。2.1.8材料购销或合作合同经审批、盖章后，联系合作方进行改正完成此项工作。2.2尚未签订材料购销合同的零散供货商。2.2.1需要签订材料购销合同的材料供应商，采购人员应积极有效的结合项目实际需求、项目所需材料或设备的技术要求、参数、规格；2.2.2根据材料的或者设备的技术要求、参数、规格，进行询价；2.2.3起草询价对比清单；2.2.4对比清单中注明材料或者设备的型号、单价、合价、差价、供应商的相关信息以及整理数据的采购人员的建议，以供上级领导参考；2.2.5上交对比清单时，应注意简明扼要的表明主题；2.2.6材料对比清单所需要的内容整理完整后，递交上级进行签字确认审批。2.2.7审批完成后进行加工或者材料以及设备的订制2.2.8根据供应商和材料的要求，进行付款计划，有必要的需提前借支支票或者现金。二、工作流程图项目材料供应商筛选已经领导审批完成后固定供货商零散供货商项目提交材料需求表（参数、规格、型号）拟定合同版本起草供货价对比拟定我公司固定版本的合同电子版或者采用行业版本合同电子版（合同封皮和编号采用公司统一标准）传公司法务部律师进行审核审核完成后按照程序提交合同审批流程（附加合同审批单、项目采购需求表、供应商相关资质证明文件以及该合同付款和结算方式）并完成盖章对比表内应注明需求材料的项目、材料的规格、单价、差价和供货商的应有的信息，并填写经手人的建议，供上级领导批准领导审批完成合同盖章完成根