如何做好商务谈判的准备工作

如何做好商务谈判的准备工作谈判指的是有关双方围绕某个问题进行面对面会谈或磋商。谈判的共同基础是对需要的满足，为此，双方在谈判中要进行辩论，谈判的过程往往表现为辩论的过程。谈判的目的是为了达成协议，因此双方在谈判中的辩论是为了缩小双方分歧的距离，而逐步达到统一，谋求一致，所以常出现求同存异的情况。总而言之，谈判存在于社会各个阶层。判谈的种类很多，有外交谈判、政治谈判、军事谈判、经济谈判等等。就广义来说，谈判就是为了达到你的利益目标，而与对方彼此交换意见的说服过程。谈判不仅构成了生活的重要内容，而且深深地影响着生活，如果你能好好地回味一下你是如何作一些重要决定的，譬如择业、恋爱、结婚、生育孩子等等，其中有多少是你能单方面径自下决定的，而又有多少是你必须与别人一起通过谈判过程来作决定的呢？绝大部分人都会回答：“所有的决定都需要与别人磋商。”谈判是你在日常生活中或职业生涯中下决定时所采取的最优越的途径。什么是商务谈判呢？商务谈判只是经济谈判的一种，是一门综合性的、应用性的学科，既有一般谈判的特点，又有其自身的特殊性。它是不同的经济活动实体，为了协调彼此之间的经济关系，满足各自的经济方面的需求和利益，通过沟通，协商和妥协获得意见的一致，将可能的商业机会确定下来的行为和过程。一般包括：货物买卖、工程承包。技术转让、融资谈判等涉及群体或个人利益的经济事务。商务谈判虽然不比政治与军事谈判，但是谈判的本质就是一种博弈，一种对抗.每一次谈判，大到耗资数亿美元搅动行业格局的企业并购，小到订购一种纽扣的几毫厘差价，对谈判双方都是一种挑战，是进攻与防守的过程，是铸矛与固盾的艺术！美国前总统克林顿的首席谈判顾问罗杰·道森说过：“全世界赚钱最快的办法就是谈判！”美国通用汽车是世界上最大的汽车公司之一，早期通用汽车曾经启用了一个叫罗培兹的采购部经理，他上任半年，就帮通用汽车增加了净利润20亿美金。他是如何做到的呢？汽车是由许许多多的零部件组成，其大多是外购件，罗培兹上任的半年时间里只做一件事，就是把所有的供应配件的厂商请来谈判，他说，我们公司信用这样好，用量这样大，所以我们认为，现在要重新评估价格，如果你们不能给出更好的价格的话，我们打算更换供应的厂商。这样的谈判下来之后，罗培兹在半年的时间里就为通用省下了20亿美金！商场犹如战场，不打无准备之仗，参与谈判的人员来说如果想要顺利的达到商务谈判的目的当然需要做大量的工作，对整个谈判就要事先做到心中有数、胸有成竹，这样才能有效地控制谈判进程和节奏，使谈判以你事先预料并且希望的方式进行。商务谈判前的准备工作尤为重要，归纳起来，商务谈判的准备主要包括技术准备和礼仪准备这两大块，技术准备主要包括了市场调查、情报搜集、资料的整理工作、人员安排、谈判方案确定等准备工作；一、市场调查毛泽东说过没有调查分析就没有发言权，所以要想在商务谈判中取得主动首先要做的就是市场调查。市场调查是一种特定的有明确目标的商业活动，针对商务谈判所需要掌握的背景资料以及第一手的市场状态信息，通过问卷、走访、座谈、活动的形式，获得能够反映市场行为和相关信息的真实数据，从而为商务谈判提供决策依据。市场调查可以分为三个阶段：第一，设定调查范围，确定调查内容，设计调查方式；第二，具体调查并且根据需要和变化及时调整范围、内容、方式，使调查结果更趋全面、专业、合理；第三，整合调查数据，形成一个完整清晰的谈判概念，掌握重点，注重发挥。为了商务谈判而进行的市场调查，与为了市场营销而做的调查，在本质上是不尽相同的，前者的范围更广，政策性更宽泛，其结果是确定一份谈判方案；而后者的功能性更强，其结果是制定一份可以操作的营销方案。了解这一点非常重要，因为市场调查所需不菲，成本问题难免有所困扰，为了谈判而做的市场调查完全不必像市场营销调查那么严谨细致，自然调查成本也可以适当控制在一个合理状态。还有一点，市场调查获得的数据，毕竟只能作为商务谈判过程中的参考，调查的结果能让谈判者心中有底，但如果过分强调这些结果而忽略了谈判现场的发挥，以及谈判策略的运用，未免就会显得死板而且不可理喻。二、情报收集知已知彼方能百战百胜，这句话不论在军事战争还是在商场上都是金科玉律，这一点是不容置疑的；它暗示的是在商战开始之前的情报收集工作的重要性。在商场上，情报收集的无孔不入和防止情报泄露的滴水不漏是一对很有意思的矛盾。一方而，你必须尽量扩大情报收集的范围，准确掌握情报的来源；另一方面，你也要格外注意对自身情报的保密。情报收集的内容包括：与谈判目标的有关的情报；与谈判对手有关的情报。与谈判目标的有关的：行业行情；市场行情；历史经验教训；对方的经营情况；对方的谈判策略、计划、态度等。与对手有关的：对方的人员组成、对方主谈的个人情况、对方人员的权限和策略等。收集方法：业内相关人士或组织探询；网上查询；委托咨询机构；公开的资料；上门了解等。情报收集完成后就是对收集来的情报进行分析，孙子曰：“知己知彼，百战不殆”。又有云：知人者智，自知者明；胜人者力，自胜者强。对自身和对手及相关情况的分析、把握是谈判制胜的前提。对自身分析包括个人情况：优劣势；目的；资源；项目的可行性分析：定性与定量结合、静态与动态结合、历史与现实结合综合分析项目的成功率、收益等。对对手分析包括组织结构；发展历史；社会影响；资本积累；投资意向和规模；资信；经营管理战略；市场销售力；与外界合作程序；合作需求和态度；参与谈判人员状况；决策程序和负责人。只有掌握大量情报，你才能据此对对手做成出非常精准的判断，从而把握住谈判的主动权。己方对谈判期限的设定是种压力，对对方来说，他们会试图了解你方的底线，这时就要多注意己方各类情报的保密工作，并在收集情报时对此应有充分的认识，了解其所知多少，也是为了把握主动权。情报收集工作还要特别注意摸清对方对你方的信任程度，以便更好地设计谈判方案，争取主动。这个信任度包括对方对你方的实力与信用的评价和信任，信任度越高，对你方越有利，对交易成功也越有帮助。三、资料的整理工作资料整理一般分为下面几个阶段：(1)筛选阶段。筛选就是检查资料的适用性，这是一个去粗取精的过程。(2)审查阶段。审查就是识别资料的真实性、合理性，这是一个去伪存真的过程。(3)分类阶段。分类就是按一定的标志对资料进行分类，使之条理化。(4)评价阶段。评价就是对资料做比较、分析、判断，得出结论，提供谈判活动参考。整理资料与收集情报不同，情报是信息，通过分析来做判断；资料是实物，通过整合来促成交易。从商务谈判的角度，情报是知彼，资料是知己。正所谓：知己知彼，百战不殆。商务谈判的成功，很大程度上就在于资料和情报这两手准备是否充分，然后就是技巧和策略应用得当，再加上一些运气。四、人员安排商务谈判在某种程度上是双方谈判人员的实力较量。谈判的成效如何，往往取决于谈判人员的知识方面和心理方面的素质。由于商务谈判所涉及的因素广泛而又复杂，因此，通晓相关知识十分重要。通常，除了贸易、金融、市场营销、商法这些必备的专业知识外，谈判者还应涉猎心理学、经济学、管理学、财务知识,对于涉外谈判还应熟练掌握相关外语、有关国家的商务习俗与风土人情以及与谈判项目相关的工程技术等方面的知识。较为全面的知识结构有助于构筑谈判者的自信与成功的背景。此外，作为一个商务谈判者，还应具备一种充满自信心、具有果断力、富于冒险精神的心理状态，只有这样才能在困难面前不低头，风险面前不回头，才能正视挫折与失败，拥抱成功与胜利。因为商务谈判又常常是一场群体间的交锋，单凭谈判者个人的丰富知识和熟练技能，并不一定就能达到圆满的结局，所以要选择合适的人选组成谈判班子与对手谈判。谈判班子成员各自的知识结构要具有互补性，从而在解决各种专业问题时能驾轻就熟，并有助于提高谈判效率，在一定程度上减轻了主谈人员的压力。五、谈判方案的确定制定谈判方案首先是制定一个可以接受的谈判最终目标。谈判目标是指谈判要达到的具体目标，它指明谈判的方向和要达到的目的、企业对本次谈判的期望水平。商务谈判的目标主要是以满意的条件达成一笔交易，确定正确的谈判目标是保证谈判成功的基础。谈判的目标可以分为三个层次：(1)最低限度目标。最低限度目标是在谈判中对己方而言毫无退让余地，必须达到的最基本的目标。(2)可以接受的目标。可以接受的目标是谈判人员根据各种主、客观因素，经过对谈判对手的全面估价，对企业利益的全面考虑、科学论证后所确定的目标。(3)最高期望目标。最高期望目标是对谈判者最有利的一种理想目标，实现这个目标，将最大化地满足己方利益。谈判目标的确定是一个非常关键的工作。首先，不能盲目乐观地将全部精力放在争取最高期望目标上，而很少考虑谈判过程中会出现的种种困难，造成束手无策的被动局面。谈判目标要有一点弹性，定出上、中、下限目标，根据谈判实际情况随机应变、调整目标。其次，所谓最高期望目标不仅有一个，可能同时有几个目标，在这种情况下就要将各个目标进行排队，抓住最重要的目标努力实现，而其他次要目标可让步，降低要求。最后，己方最低限度目标要严格保密，除参加谈判的己方人员之外，绝对不可透露给谈判对手，这是商业机密。如果一旦疏忽大意透露出己方最低限度目标，就会使对方主动出击，使己方陷于被动。确定了明确的目标后，就可以根据前期做的其他准备工作制定一个合理的谈判方案；商务谈判方案就是在谈判开始前对谈判目标、谈判议程、谈判策略预先所做的安排。谈判方案是指导谈判人员行动的纲领，在整个谈判过程中起着非常重要的作用。由于商务谈判的规模、重要程度不同，商务谈判内容有所差别。内容可多可少，要视具体情况而定。尽管内容不同，但其要求都是一样的。一个良好的谈判方案应具备以下明显的特点:(1)简明扼要。所谓简明就是要尽量使谈判人员很容易记住其主要内容与基本原则，使他们能根据方案的要求与对方周旋。(2)明确、具体。谈判方案要求简明、扼要，也必须与谈判的具体内容相结合，以谈判具体内容为基础，否则，会使谈判方案显得空洞和含糊。因此，谈判方案的制定也要求明确、具体。(3)富有弹性。谈判过程中各种情况都有可能发生突然变化，要使谈判人员在复杂多变的形势中取得比较理想的结果，就必须使谈判方案具有一定的弹性。谈判人员在不违背根本原则情况下，根据情况的变化，在权限允许的范围内灵活处理有关问题，取得较为有利的谈判结果。谈判方案的弹性表现在：谈判目标有几个可供选择的目标;策略方案根据实际情况可供选择某一种方案;指标有上下浮动的余地;还要把可能发生的情况考虑在计划中，如果情况变动较大，原计划不适合，可以实施第二套被选方案。完成谈判方案后还应根据对方的谈判实力和主谈人的性格特点；对方和我方的优势、劣势所在；交易本身的重要性；谈判时间的长短；是否有建立持久、友好关系的必要性等要素选择谈判的策略，并进行模拟谈判，以便对方案的合理性做进一步的改进。