采购师模块九

ITC采购师培训模块九如何管理合同与供应商关系唐丽敏—大连海事大学Coverage:TheTotalSupplyChainSpecifyingRequirements&PlanningSupply2AnalysingSupplyMarkets3DevelopingSupplyStrategies4Appraising&ShortlistingSuppliers5Obtaining&SelectingOffers6PreparingtheContract8ManagingtheSupplyContract9ManagingInternationalLogistics10ManagingInventory11Measuring&EvaluatingPerformance12Negotiating7SupplementaryModulesUnderstandingtheCorporateEnvironment1ITCITCThisModulewillhelpyouto:Formcontractmanagementteams&developcontractmanagementplansUsekeyindicatorstomonitorcontractperformanceEnsuresuccessfulcontractimplementationDevelopcontractreviewreports&conductcontractreviewmeetingsDealwithchanges,variations&risksUseappropriatepaymentmethodsDealwithclaims&disputesLearningObjectivesKeyPointsDefinitionsFiguresActionPointsLearningCheckFurtherLearningSources4444ITCITCUnit1Intro-ductionUnit2ContractTeamsUnit3ContractManage-mentPlanUnit4PreparingtheRiskRegisterUnit5MeasuringPerfor-manceUnit6Adminis-tration&ReviewUnit7ManagingRelation-shipsUnit8Opera-tionalContractsUnit9Payment&Financing学习目的描述决定你的合同管理方法的三个主要问题。ITC通过本单元的学习，你应该能够：ITC1.1合同管理的目的-引言-管理一个合同意味着紧密跟踪和监督它的实施过程，以便在问题出现或情况改变的时候你能立刻采取措施来解决。通过好的合同管理，你能避免额外的成本、工期延误或质量下降ContractContract§§§ITC1.2管理一个合同——使用的方法应该依赖于：采购的性质：价值或风险关系的性质：交易或合作合同的性质：“项目型”或“执行型”ContractContract组建合同管理团队准备合同管理计划准备风险登记表考核执行情况合同事务管理和检查执行型合同的管理关系管理、争议和终止付款方式和财务Unit2Unit3Unit4Unit5Unit6Unit7Unit8Unit9本模块涵盖以下内容：ITCITC建立合同管理团队Unit1Intro-ductionUnit2ContractTeamsUnit3ContractManage-mentPlanUnit4PreparingtheRiskRegisterUnit5MeasuringPerfor-manceUnit6Adminis-tration&ReviewUnit7ManagingRelation-shipsUnit8Opera-tionalContractsUnit9Payment&Financing学习目的描述合同经理的主要角色和责任。定义管理一个合同管理团队所必须的主要技巧和能力。ITC通过本单元的学习，你应该能够：ITC2.2形成合同管理团队对于大型合同你可能要有“核心团队”和“外围团队”不同的合同需要不同类型的经理：“疏远的”关系（同供应商之间的）需要擅长应用合同法的经理合作性关系需要一个与人为善的经理CooperativerelationshipsrequiregoodpeoplemanagersContractContract一个优秀的沟通者关系建立者/擅长人际交往处理问题时能够做到对事不对人对技术性问题有工作方面的知识受人尊敬的、有影响力的和具有政治敏感性具有风险管理技术方面的知识合同法方面的知识很好的“大局观”熟悉项目管理技术老练的谈判者2.2合同经理：技巧、能力和经验ITCITC2.3合同管理团队你公司的团队应该包括相关职能部门的经理并且理想化的还应该包括最终用户每个团队成员的角色将在合同管理计划中被定义好。供应方也应该建立一个合同管理团队–确保让你知道谁在负责什么工作！ITC制定合同管理计划Unit1Intro-ductionUnit2ContractTeamsUnit3ContractManage-mentPlanUnit4PreparingtheRiskRegisterUnit5MeasuringPerfor-manceUnit6Adminis-tration&ReviewUnit7ManagingRelation-shipsUnit8Opera-tionalContractsUnit9Payment&FinancingITC学习目的确定并描述包含在合同管理计划中的不同类型的信息。概括出可能会应用于合同管理计划的政策和程序。开发一个合同进度表。描述在做合同预算时要考虑的不同的情况。列举一个合同质量计划应该包括的东西。定义在使用供应物品定位模型实施合同时的优先级别。通过本单元的学习，你应该能够：ITC3.1合同管理计划：描述合同的背景定义谁将参与合同管理提供进行合同管理的基础明确风险以及风险管理策略ITC3.2一个合同管理计划所包含的信息类型:定义背景信息和供应战略合同管理团队供应方的细节合作伙伴信息（如果有的话）合同范围合同的关键条款ContractContractContractContract§§§行动要点3.2-1定义定义是合同管理计划必须包括的关键要素。Definitionsarekeyelementstobeincludedinthecontractmanagementplan.试着给出“交付日期”这一术语的不同的解释»：Trycomingupwithsomedifferentinterpretationsfortheterm«deliverydate»:ITC行动要点3.2-2你的合同管理计划你的合同管理计划包括那些信息？Whatinformationdoesyourcontractmanagementplaninclude?这些信息充分吗？Isthisinformationsufficient?ITCITC3.3政策和程序1.责任分担和权力下放降低了不道德行为发生的风险合同：xyz责任分担工作通常的执行部门为公司使用额外的采购费用（即向供应上提出变更合同）采购部门预算外费用的批准/应急基金的使用合同管理部门证明供应的产品或提供的服务符合规格技术部门向供应商付款财务部门ITC政策和程序2.沟通政策：谁能够对谁说什么…3.检查和汇报方面的要求：哪些报告是必须的？哪些内容应该纳入报告中？演示报告的形式？谁负责准备报告？需要汇报的频率？报告应该分发给谁？ITC政策和程序4.其它政策和程序：健康和安全政策环境政策危险作业的检查程序视察和考核程序文件控制的程序合同评审程序合同检查的程序，等等POLICYPOLICY行动要点3.3-1你公司中的有关政策和程序描述在你的公司中的和合同管理有关的政策和程序。Describethepoliciesandproceduresinyourcompanywhicharerelevanttocontractmanagement.ITCITC3.4合同进度–准备过程基于自底向上的方法制定进度表列出所有必须包括的工作并表示出它们彼此之间的关系为这些工作分配责任人为这些工作设定时间段画出甘特图/找出关键线路优化进度表ITC合同进度表1.准备工作的网络图使用里程碑=一系列相关工作形成的关键成果。里程碑可能是：对应付款的交付物涉及的完成安装的完成…避免列举的工作太少或太多问问你自己：为什么我们需要做这项工作？在此工作开始之前必须已经完成了什么工作？一个网络关系中的相互依赖性工作35最后的安装测试工作36包装和运输工作50设备卸载工作45起重机运抵现场并安装完毕工作44在目的地安排起重机租用事宜并确认现场人员安排ITCITC合同进度表2.为工作分配责任3.确定完成工作的时间段4.画出甘特图和找出关键线路序号任务名称1工作12工作23工作34工作45工作56工作60%0%0%0%0%0%SSMTWTFSSMTWTFSSMTWTFSSMT27Mar'0003Apr'0010Apr'0017Apr行动要点3.4-1正推计算法画出网络图，表示出工作序号和每项工作的工期•工作3的最早开工期是哪一天？•合同的最早完成日期是哪天？ITC行动要点3.4-2逆推计算法利用在前面的行动要点中给出的例子，并假设合同必须在4月18日完成。•每项工作的最早开始日期是什么？哪些工作的“最早开始日期”和“最晚开始日期”相同？Whatistheearlieststartdateofeachactivityandforwhichactivitiesaretheearliestandlateststartdatethesame?两个日期相同意味着什么？Whatdoesitimply?哪些工作的“最早开始日期”和“最晚开始日期”不同？两者之间相差几周？activityhasadifferentearliest&latestWhichstartdate?Howmanyweeksisthedifference?这种差别被称作什么，意味着什么？Whatisthedifferencecalled?Whatdoesitmean?ITCITC合同进度表5.优化进度表Optimizingtheschedule压缩一个进度表包括以下选择：Optionsforcompressingascheduleinclude:将某些工作同时进行增加额外的资源Bringinadditionalresources增加每天的工作小时数Increasenumberofworkinghours合同转包Sub-contract减少范围ReducethescopeITC3.5合同预算1.对供应方的计划支付：阶段性支付必须反映在支付进度表中合同____________________支付条款:___________________支付货币:__________________扣除保证金支付理由发票到期日预定支付日期%数量税金税前支付金额含保证金和税金的应付金额应付款总额ITC合同预算2.应急费用：应该基于相关的风险程度合同:___________________________的应急费用在日期__/__/__的修正修正日期：__/__/__风险以美元计的原始条款（日期）__/__/__修正理由对先前条款的变更(美元)修正后的条款(美元)修正理由对先前条款的变更from(美元)修正后的条款(美元)行动要点3.5-1应急费用对于你的大一些的合同来说，通常你会有应急费用吗？Doyounormallyhavecontingencyallowancesforyourlargercontracts?如果有，它是怎样决定的？一般它会够用吗？Ifyes,howisitdeterminedandisitgenerallysufficient?ITCITC合同预算3.工时预算：要覆盖花在合同管理上的时间成本合同：______