第7章-采购合同

第7章采购过程与采购合同管理教学目的与要求：掌握采购的程序，熟悉采购表格。了解采购合同的特征、功能。了解合同的分类方法。熟练掌握采购合同的内容。了解解决合同争议的几种方法。熟悉采购合同的几种管理方法。导入案例有一家位于上海市浦东的农蔬果食品配送企业，专为企事业单位食堂配送食材及生活用品。该公司为典型的夫妻创业模式，男主外女主内，经过十多年的发展，已经成为一家服务数百家企事业单位，拥有300多名员工的公司。小高，30出头，爱耍小聪明，是老板妹夫的表弟，浦西分公司经理，负责浦西市场开发，另外兼任IT部负责人；老李，是在公司工作6年的老员工，50来岁，行政部经理，负责行政办公用品及IT设备的采购，做事不紧不慢，有点拖沓；老张，40多岁，去年年底空降的总经理，来公司刚满半年。公司的张总在生产现场检查时发现，生产线上还有不少地方没有安装记录取数的电子扫描设备，将直接导致ERP数据不完整，影响使用，因此在最近一次周例会上，他要求相关部门尽快落实安装，下次周例会必须结束，要看到汇报。小高马上去勘查现场，并找了一家布线安装的IT服务商过来，该服务商按照小高的要求测量了尺寸，报了价，并承诺一周后安装完毕。小高经过和服务商的一番商讨，最后确定了价格和工期。该服务商走后，小高把事情跟老李说了一下，请老李负责跟踪落实，然后就忙其他事情去了。眼看明天就是周例会，要汇报任务完成情况，小高赶紧到现场一看，发现根本没有完成，供应商也不在，他就去找老李，老李忙着去采购东西不在，他就打电话问老李。老李说他也不知道该买哪种型号的摄像头等器材，所以迟迟装不上。想到明天必须交差，小高有点慌了，但想了想，他随后又镇定了。他走向老张的办公室，没敲门直接进去了。老张办公室里有人谈工作，一看小高没敲门就进来，一股无名火就开始在老张肚子里萌动。老张刚要问，小高先开口了：“张总，上个礼拜你布置的安装探头和扫描仪的任务，我弄好以后，就交给老李去跟了，谁知道到现在都没有装好，找老李人不在，现在该怎么办？”老张一听这话，刚才强压的无名火“腾”地一下就上来了。问题来了：谁有错？？？老张该怎么办？？？本案例是一个典型的采购流程，应包括申（需求）、采（询价、商务谈判）、购（下单、跟单）、验收四个环节，相应的工作内容、权力以及责任也应分成四部分。按照正常的程序，小高接到任务以后，经过准备，填一份申购单，报给负责采购的行政部门，由行政部门询价寻找供应商安装，然后小高验收，合格后流程结束。但是，小高并没有这么做，而是几乎一手完成了供应商选择谈判工作，然后交由行政部门具体执行。他不仅揽了老李的“工”，也夺了老李的“权”，但又想把“责”全推到老李身上，显然坏了流程的规矩。因此，小高有问题。但是，如果简单地把责任推给小高，说他没有流程意识，这样既于事无补，对其他员工也没有指导性。我们需要擦亮眼睛，理出头绪，找出流程的关键道理，才能治病救人。7.1采购程序7.1采购程序一、要购1、采购需求分析确定采购需求，哪些物料可以自己制造；哪些物料需要“外包”传统方法：采购需求计划表和请购单；需求分析法：根据客户需求历史或生产计划归纳出需求规律，再根据需求规律预测客户今后的需求品种和数量。7.1采购程序一、要购2、编制采购计划主要依据：需求分析所确定的采购需求量及相应的采购规格。作用：进行采购的基本依据；控制盲目采购的重要措施；现金流量预测的有效手段。7.1采购程序一、要购3、提出采购需求1）规格、图样和采购文件；2）对采购产品的要求，（产品的类别、形式和等级；产品的检验程序和规范；质量体系标准）3）明确主要控制环节（编制、审批、发放）；4）提出完整的采购文件，包括采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。7.1采购程序二、订购1、供应商调查了解供应商，了解资源市场1）初步供应商调查（供应商的基本情况，面广、内容浅）；2）资源市场调查（资源市场的规模、容量和性质以及资源市场的管理制度、法律制度、经济环境和政治环境等）；3）深入供应商调查（重点考察生产工艺设备、质量保证体系和管理水平）；7.1采购程序二、订购1、供应商调查建立采购认证体系1）对选择的供应商进行认证（考察供应商的软、硬件）；2）对供应商提供的样品进行试制认证；①技术规格和实际生产过程有无出入；②对样品及检验报告进行评审7.1采购程序二、订购1、供应商调查建立采购认证体系3）对供应商提供的小批量物料进行中试认证；4）对供应商提供的批量物料进行批量认证；①控制新开发方案批量生产的物料供应质量的稳定性；②控制新增供应商的批量物料供应质量的稳定性7.1采购程序二、订购2、供应商选择1）总包与分包问题（清楚各自的优缺点）；2）考虑采用固定价格、一次付款还是采用成本补偿；3）实行招投标采购或询价采购等采购方式7.1采购程序二、订购3、签订采购合同1）交货的价格（常采用固定价格）和条件（包括各种风险的规定）；2）付款条件（以供应商履行合同的情况为基础）；3）罚款条款和保证条件；4）其他协议（包括保险、安全规则、权利和义务的转移等）；7.1采购程序二、订购4、订购和发出订单常规采购中，对于长时间需求的物料，可就合同进行滚动式谈判，购货订单按照合同发出即可。购货订单应该包括：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。7.1采购程序二、订购5、采购完成（1）供应商跟踪管理跟踪和催货1）订单跟踪按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟踪跟踪和催货的方法：联单法；统计法；跟催箱2）定期跟踪每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表统一定期跟催。7.1采购程序二、订购5、采购完成（2）进货验收设备验收：1）装运之前在供应商的生产现场进行验收测试；2）交货后在采购方的安装现场进行验收测试；3）设备第一次投入运行之前的验收测试；7.1采购程序二、订购5、采购完成（2）进货验收产品验收：1）免检；2）全拣；3）抽样检验7.1采购程序二、订购5、采购完成（3）付款并结清票据结算和支付常用票据，包括汇票、本票、支票，以汇票为主。常用的支付方式有汇付、托收和信用证三种方法。付款方式通常有预付、货到付款、月结30天（60天、90天）7.2采购表格一、请购单7.2采购表格二、订单及其他辅助性单据1、订购单2、其它辅助性单据包括采购计划表、进料验收单、外协加工成本核算表、物料采购记录表、交期控制表、来料检验月报表7.3采购监管与控制一、采购监管的内容目的：实现“5R”采购目标。即：适时、适质、适量、适价、适地1、采购人员的控制避免和消除在采购活动中存在的假公济私、行贿受贿、贪污腐败、损害企业利益的行为。7.3采购监管与控制一、采购监管的内容2、采购流程的控制（1）采购计划的制定（2）采购文件的准备（3）采购文件的基本内容和要求；（4）采购文件的审批（5）向合格的供应商提交采购文件（6）采购合同的审批（7）采购合同的签订（8）向供应商提供采购文件（9）向供应商反馈采购物资的质量状况（10）在供应商处验证采购产品（11）采购文件的保管7.3采购监管与控制一、采购监管的内容3、采购资金的控制制定合理的采购预算，为采购资金的控制提供明确的标准。建立一套严格的规章制度规定资金领取、审批的范围。4、采购信息的收集和使用5、采购绩效的考核7.3采购监管与控制二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容：⑴采购控制程序（各部门及相关人员的职责；采购程序要点；采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等）⑵采购规范⑶采购管理办法（对企业采购流程的每一个步骤的详细说明）7.3采购监管与控制二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容：⑷采购作业规定⑸采购作业指导⑹外协加工管理办法⑺物料与采购管理系统⑻进料验收管理办法⑼采购争端解决的办法7.3采购监管与控制二、采购监控的方法2、实施采购标准化作业（1）制定标准化的采购作业流程，制定采购作业手册（2）明确采购人员的权限范围，（3）建立请示汇报制度（4）建立资金使用制度（5）建立运输进货控制制度，降低进货风险（明确进货风险和责任，以及理赔的相应办法7.3采购监管与控制二、采购监控的方法3、建立采购评价制度（1）采购人员的评价①主观考核：采用填写自我评价表的方式进行，内容主要包括实际完成情况的汇报，实际情况与计划对比的变化及原因，实际完成指标的优劣程度评价。②客观评价技术：采用分值评价法。7.3采购合同概述1、采购合同的定义采购合同是一种经济合同（买卖合同），是法人之间为实现一定的经济目的，明确相互的权利义务关系而签订的书面契约，也是对采购双方都具有法律约束力的一种正式协议。它具有以下法律特征：（1）它是转移标的物所有权或经营权的合同（2）采购合同的标的物是工业品生产资料（3）采购合同的主题比较广泛（4）采购合同和商品流通过程密切联系7.3采购合同概述2、采购合同的种类根据其主体不同，可以分为政府采购、国有企业采购合同、非国有企业采购合同。几种特殊的采购合同：（1）分期付款的采购合同（2）凭样品采购的采购合同（3）试用的采购合同（4）招标、投标的采购合同7.3采购合同概述3、采购合同的内容和形式（1）采购合同开头内容①合同的名称②合同编号③采供双方的企业名称、地址④签订地点⑤签订时间7.3采购合同概述3、采购合同的内容和形式（2）采购合同正文的内容①货物的名称与规格②货物数量条款（采购数量和交货数量）③货物质量条款（技术标准及编号）④价格条款⑤运输方式⑥支付条款⑦交货地点⑧检验条款⑨违约责任此外还可附加保险、仲裁条款、不可抗力条款等项目7.3采购合同概述3、采购合同的内容和形式（3）采购合同结尾的内容①合同的份数及生效日期②签订人的签名③采供双方的公司公章7.3采购合同概述3、采购合同的内容和形式（4）采购合同的形式①口头合同形式②书面合同形式合同书（记载合同内容的文书）信件（当事人就合同内容相互往来的信函）数据电文（通过电子形式用以传递信息的一种书面形式）确认书（当事人以书面形式对合同内容予以确认的文件，在合同成立前签订）7.4采购合同的履行和检查1、采购合同的签订（1）要约希望和他人订立采购合同的意思表示，应符合下列两点规定：①内容具体确定②表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。7.4采购合同的履行和检查1、采购合同的签订（2）承诺受要约人同意要约的意思表示：①内容具体确定②表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。7.4采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（1）采购合同履行的一般规则①质量要求要按国标、行标或符合合同的特定标准履行②价款或报酬按订立合同是履行的市场价格履行③履行地点在履行义务一方所在地履行④履行期限债务人可以随时履行，债权人也可以随时要求履行⑤履行方式按照有利于实现合同目的的方式履行⑥履行费用的负担由履行义务的一方负担7.4采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（2）采购合同标的物的权属转移①标的物的权属种类（所有权和处分权）②标的物的交付时间③标的物的交付地点7.4采购合同的履行和检查2、采购合同的履行（3）标的物质量、数量、包装条款的履行①标的物质量条款的履行（以合同约定为准，提供质量说明的以该说明为准）②标的物数量条款的履行③标的物包装条款的履行