应收账款管理办法

第1页共9页应收账款管理办法目录第一章总则.................................................2第二章应收账款管理的基本原则...............................2第三章应收账款管理的风险控制...............................2第四章应收账款目标责任管理.................................6第五章应收账款的催收管理...................................7第六章应收账款台账管理.....................................8第七章应收账款坏账准备的计提、核销、审批制度................8第八章附则.................................................9第2页共9页第一章总则第一条为有效运用客户信用，保证公司资产安全，防范经营风险，缩短应收账款占用资金的时间，加快公司应收账款周转速度，有效促进公司资产的良性循环，提高公司资产的使用效率，明确落实各销售片区与职能部门的管理职责，最大限度确保公司资产安全和质量，保障公司持续、稳定、健康发展，根据《企业内部控制应用指引》、《GSP质量管理规范》、《成都某集团股份有限公司应收账款管理制度（试行）》及药业相关管理制度的规定，结合药业经营管理工作的实际需要，特制定本办法。第二条本办法度所称应收账款主要指销售产品、提供劳务所产生的应收款项和公司在经营活动中发生的其他各类债权，具体包括应收销货款、应收工程款、预付账款、其他应收款等。。第三条本办法涵盖药业各项应收账款管理工作，主要包括应收账款风险控制制度、应收账款责任追究制度、客户信用管理制度、赊销客户监控制度、合同评审-审批-签订管理制度、折扣（折让）管理制度、应收账款定期对账确认制度、应收账款台账管理制度、应收账款催收和奖惩制度、坏账准备及坏账核销管理制度、应收账款管理交接制度等。第二章应收账款管理的基本原则第四条安全管理原则—确保应收账款债权合法有效，从严控制应收账款财务风险。第五条效益原则—提高应收账款周转速度，发挥资产使用的最大效益。第六条目标管理原则—设置应收账款管控财务指标，量化应收账款管控目标任务。第七条责任管理原则—逐级明确应收账款管理责任，形成应收账款管理的责任追究机制。第八条资信管理原则—建立客户资信管理制度，对客户实行信用管理。第三章应收账款管理的风险控制第九条销售合同管理销售合同的评审、审批和签订必须严格执行集团颁布的《合同管理办法（试行）》（成华集团字[2009]第003号）以及公司颁布的《某药业合同管理办法实施细则》相关规定，确保应收账款债权合法、合规，降低应收账款财务风险。第3页共9页在订立合同前，各销售区域与片区经公司授权或审核批准后负责经销商资质、档案信息收集与上报，商务部负责经销商、代理商的资质调查与初评、档案建立与维护销售合同资质审核内容：1、销售对象必须是药品经营企业（批发或零售）、医疗机构，且证照齐备，包括经营许可证、营业执照、GSP证、税务登记证、组织机构代码证、纳税资格证（经年审合格、加盖企业公章）等，杜绝与非法经营单位发生业务往来。特定商品的特定销售对象也须具备相关行业的资格许可证明；2、销售对象还要审查其销售规模、资信状况、业务辐射面、产品及其供货价、医院及商业销售比重、重要终端目标等，只能与质量信誉度应良好的商业单位进行业务往来；3、销售对象的经营范围应包括我公司供应的剂型及药品。销售合同的签订经公司授权或审核批准后，各销售区域与片区经销商的销售价格拟定与谈判、销售合同签订由片区经理负责，商务部负责代理商的销售价格拟定与谈判、销售合同签订销售合同的审批权限范围内勤部负责对销售合同各项内容进行初审，再由各相关职能部门（商务部、财务部）及审核人员（法务专员、审计专员）根据各自审查职责对合同进行审核，交分管副总、财务行政副总、总经理审批。其中销售总价超过（含等于）年度销售收入预算总额*5%的销售合同必须按照集团合同管理办法规定的流程报集团审批第十条应收账款的资信管理各片区应积极配合商务部建立完善经销商资信档案，及时提供商业单位的基本经营财务信息：药品经营资质证明（三证）、经营财务状况、主要销售渠道、重点配送医院及商业信誉度等，并随时对经销商相关经济信息的变更进行必要更新。（一）、经销商资信额度、信用期的确定与调整1、经销商资信额度：是公司核定的往来单位应收账款最高限额（最高压货限额），由商务部、内勤部、财务部根据公司产品在该单位的销售回款任务、历史销售回款数据及该单位的经营财务状况、商业信誉度等情况综合确定，报公司总经理、财务行政副总审批同意后执行。2、经销商信用期：是公司核定的往来单位应收账款最长回款周期，由商务部、内勤部、财务部在公司规定的应收账款基本回款周期基础上结合各往来单位的具体情况酌第4页共9页情确定，报总经理、财务行政副总审批同意后执行。信用期从对方单位将货物验收入库之日起至对应货款全额到达公司银行账户为止，原则上经销商最长信用期不能超过90天。3、经销商资信额度与信用期一经确定不得随意增加或延长，如需调增必须以书面报告形式详细说明原因报总经理、财务行政副总审批同意后方能进行调整。4、公司将定期结合经销商销售回款情况、货物配送量变化及片区反馈的商业单位经济信息，采取必要方式对经销商的经营财务状况进行调查，并根据调查结果对部分经销商资信额度和信用期进行适当调整。（二）、经销商资信管理措施1、内勤部负责对经销商的每笔发货申请进行资信审查，如果加上本次申请发货金额该单位应收账款余额超过了公司核定的资信额度，内勤部有权拒绝或暂缓受理片区的发货申请。如片区需要临时增加经销商的资信额度，应在发货申请中陈述原因报商务部审核，经区域营销总监、总经理审批同意后可暂时执行临时资信额度。2、经销商临时超额度发货必须在30天内收回货款，限期内未能及时收回的公司将暂停对该单位发货，直至超额度欠款全额收回。如果由于超额度发货使应收账款风险加大并最终给公司造成呆坏账损失，公司将严格按照“某药业片区营销管理办法”的规定对相关责任人（直接责任人、片区经理、区域总监）进行处理。3、临时调增的资信额度仅在调整当年内有效，即年底公司将按照原先核定的资信额度对片区应收账款资信管理情况进行考核，如果片区应收账款总额超过公司核定的资信额度，公司将按照超额度金额冲减片区当年实际完成的销售回款任务，并按照应收账款超额度金额的30%暂缓发放片区业绩奖金，直至超额度欠款全额收回。4、财务部负责计算经销商每笔回款的回款周期，如经销商回款周期超过了公司核定的信用期，每超一天则按应回款金额的万分之二扣罚片区计提的业绩奖金，同时按每超一天扣罚区域营销总监万分之零点五的个人收入；如经销商回款周期低于公司核定的信用期，每提前一天按回款金额的万分之一额外奖励区域经理，万分之四额外奖励片区经理。5、经销商回款周期根据实际回款金额，按照先进先出法计算，不考虑回款品种。回款周期=货款实际到账日期—货物验收入库日期（以对方单位收货回执日期为准）6、每年年末公司将对片区应收账款账龄结构进行分析考核，账龄超过一年的欠款为严重超期货款，公司将按超期货款的30%暂缓发放片区业绩奖金，直至超期货款全额第5页共9页收回。第十一条应收账款的定期对帐制度财务部应在每季度末10个工作日内，向片区邮寄各业务单位的《往来账项核实确认函》，片区人员应在接到该确认函后的20个工作日内与对方核对双方往来账务及应收账款余额，并对双方确认数据加盖对方单位合法有效印鉴（印鉴名称同前），如双方数据存在差异，由片区经理对差异加以说明，再送达公司财务部存档。如果片区未能按时进行账务核对，在规定时间内未将已确认盖章的《往来账项核实确认函》邮寄回公司财务部，公司将处片区经理500元/家（经销商）的罚金，并暂缓发放片区经理的工资与业绩奖金，直至片区将对账结果报回公司为止。由此造成的坏账损失，由片区经理、区域总监和直接责任人共同承担。第十二条应收账款的收款管理应收账款发生后，企业应采取各种措施，尽量争取按期收回款项，否则会因拖欠时间过长而发生坏账，使企业蒙受损失。业务部门对外收款，均应按公司指定的银行收款帐户以转账方式办理，未经公司许可，销售人员不得以现金方式回笼货款。不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。片区应以电汇、支票、银行汇票、银行承兑汇票方式回笼货款，严禁接受商业承兑汇票。其中，以银行汇票、银行承兑汇票等方式回款，由于销售人员原因导致票据丢失，应及时告知公司。由此造成的公示催告费、诉讼费等费用，均由直接责任人自行承担，且有责任追回该笔款项。收回的款项必须及时入账，不得设置账外账，不得侵占、挪用公款。客户用非现金资产抵偿所欠款项，最终审批权归集团，由公司业务部门提出抵款申请报告，并由公司业务副总、财务负责人以及总经理签字后，报送集团财务总监、总裁审批同意后方可进行。第十三条销售折扣、折让管理(1)片区根据书面返利协议对经销商、医院进行折让返利所需的费用，申请时必须填写“折让返利费申请审批表”。(2)所有与销售折让相关的费用原则上均应签订正式的书面返利协议，约定返利条件与返利标准并报公司审批核准，严禁任何片区和个人未经公司审批核准对经销商或个人实施暗返行为，一经发现相关返利费用及由此给公司造成的一切损失由片区经理和直接责任人承担，从其个人收入中直接扣罚，并对片区经理与直接责任人作除名处理。第6页共9页(3)统管商业单位的返利条件与标准由公司统筹确定，返利费用由公司全额承担；原则上除统管商业单位以外的经销商的返利费用及所有返给个人的款项由片区自行承担，从片区工作费用或扣点经费中列支。给与经销商的折让返利均应以转帐方式支付，且开具合法有效票据，或者以明折明扣的方式在增值税发票上体现。如需现金兑付者，经批准由区域总监与片区经理共同执行，并提供交付凭据。第十四条应收帐款管理交接制度片区销售人员离任或离职时，若其经管单位或所辖区域内存在超过6个月以上的应收款未能收回，公司将暂缓发放离职人员的工资、业绩奖金及待发放奖金，直至欠款全额收回。接任人员有义务和责任继续进行清理、催收，实际收回欠款和应收账款的差异金额及相关诉讼费用，如离任或离职人员为片区经理则承担损失的45%，如离任或离职人员为销售代表则承担损失的50%，从其暂扣款项中直接扣除。如接任人员消极对待应收账款清收工作，坏账损失未完全弥补部分由接任人承担。无论应收账款是否为任期内形成，区域营销总监、片区经理及直接经管人员均有义务和责任进行清理、催收，凡在2006年12月31日以前停止业务往来的单位，其相关责任的界定与坏账损失金额的承担，按照公司2007年出台的“呆滞应收账款清理催收办法”执行；凡在2006年12月31日以后停止业务往来的单位，坏账金额及相关诉讼费用由区域总监承担5%，片区经理承担50%，直接经手人承担45%，从其个人收入中直接扣罚。第四章应收账款目标责任管理第十五条财务部设专人负责对应收账款按债务人进行品种数量金额明细核算；应收账款岗位人员应熟悉公司的管理政策和各单位的基本情况，管理好公司的应收账款，不得出现数额不符的情况；应收账款岗位人员负责督促片区经理按时按质完成《经销商品货物发票台账》的登记和核对工作并每月对其进行检查，应收账款岗位人员负责与片区进行日常账务核对、片区各种往来资料的整理和传递工作。财务部及时进行应收账款清理并作专题分析；及时向集团报送有关应收账款的财务资料和信息。第十六条1、片区经理及销售代表必须逐月与业务单位核对各经销商或医院应收账款数额及品种结存情况，积极主动配合公司的应收账款清理核查工作。若存在账务差异，应及时查找差异原因，向公司据实反映情况。同时有责任及时反馈客户的经营财务状况，对企业经营财务状况发生重大变更（如濒临破产、倒闭以及资产重组等）的客户，片区第7页共9页经理或直接经管人员应第一时间通知公司相关部门，停止调发货，同时加大清欠力度。如因片区