采购控制程序指导培训

采购控制程序指导培训2013-03-05公司版目录培训目的适用范围采购术语部门职责管理要求支持文件2/38培训目的3/38熟悉公司物资设备的采购流程了解采购专业术语掌握请购资金的审批权限明确各部门职责计划性的采购各类生产物资降低或节约采购成本适用范围4/38供应商的选择采购实施方式物资/服务/工程采购的立项申请/审批由采购到付款的整个过程公司向所有国内外采购的所有物品和服务管理层已审批的纸质请购单在U8供应链审批的电子请购单有效请购单采购术语5/38采购周期指从采办部接到有效请购单之日起,至完成执行采购订单或合同的采购项目且验收入库所经历的时间。标明采购物资的规格型号及技术参数注明采购物资的品牌及采购数量明确采购物资的需求时间及申购理由估算采购物资的价格采购术语6/38采购请购单公司各部门根据生产需要而申请采购的物料、服务及工程项目的单据凭证。请购单必填信息采购请购单新增加项目采购术语7/38采购请购单审批流程采购请购单审批权限新旧采购请购单区别采购订单物资品牌规格型号及技术参数物资数量物资单价总金额到货日期存放地点采购术语8/38采购订单指公司与供应商签订的除采购合同之外的其他供货协议。与采购请购单不同之处（红字体）采购术语9/38采购订单审批流程采购订单审批权限≥5万元＜5万元采购术语10/38采购订单附件价格信息供应商信息请购物资库存情况说明选择供应商的理由描述采购术语11/38紧急采购指涵盖在正常办公时间之外或在数小时之内需要的物资与服务的采购。此项采购允许非采购人员执行，以满足安全、环保和生产需求。必备条件正常办公时间之外或在数小时之内非采购人员执行符合《供应商管理流程》采购术语12/38紧急采购指涵盖在正常办公时间之外或在数小时之内需要的物资与服务的采购。此项采购允许非采购人员执行，以满足安全、环保和生产需求。注意事项5个工作日内补办采购请购单10个工作日内补办采购订单请购部门须建立紧急采购登记表并记录1000元以下紧急采购由执行人申请付款1000元以上紧急采购由采购员申请付款未授权采购次数/年分值051320采购术语13/38紧急采购采购控制指标未授权采购年度紧急采购未授权采购：即未授权承诺，指在没有获得合适的书面批准或执行权利的条件下承诺采购物资或服务，或改变一个已经执行的现有采购订单。年度紧急采购分值紧急采购发生率为[0，20%）5紧急采购发生率[20%，50%）3紧急采购发生率[50%，70%）1紧急采购发生率[70%，100%）0采购术语14/38紧急采购采购控制指标未授权采购年度紧急采购紧急采购发生率＝部门年度发生的紧急采购次数/公司年度允许紧急采购次数×100%请购部门次数/年水厂维护部20管网维护部10行政综合部3后勤部3米铺水厂2污水处理厂2水质质监测中心1信息技术部1其它部门0采购术语15/38紧急采购采购控制指标未授权采购年度紧急采购采购术语16/38采购急件涵盖在正常办公时间之内，但须在五个工作日内或低于该物资采购周期一半以上物资或服务的采购。使用/归口管理部门请购条件1公司采办部采购员执行条件2五个工作日内或≤1/2该类物资采购周期条件3必备条件温馨提示采购急件（率）非年度考核内容定期发送给相关部门经理、副总计划性采购生产物资的参考依据采购术语17/38急件率请购部门当月/年请购单急件的总数量除以申请部门请购单的总数量乘以百分之百。2012年月平均23.5%采购术语18/38分批采购经常使用，需要采购部门频繁采购的物资或服务，须先订立分批采购合同，由分批采购执行者负责执行的采购。温馨提示采购急件（率）非年度考核内容定期发送给相关部门经理、副总计划性采购生产物资的参考依据由使用部门向归口管理部门提出具体需求条件1由归口管理部门提交请购单至采办部条件2由采办部负责采购并付款条件3采购术语19/38归口管理部门按照部门职能对公司范围内的某些业务进行集中管理的部门。必备条件课间休息时间（15分钟）20/38影视对白\简爱对白经典片段.f4v经典歌曲\江南style现场版.f4v①核准请购单②确定供应商③签订采购合同（若需）④采购生产物资⑤物资、工程、服务项目的招标工作⑥组织物资、服务、工程的验收工作⑦办理物资采购项目款项的支付申请⑧组织公司相关部门评审合格供应商⑨建立供应商名录并监督其履约情况⑩……部门职责21/38采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部采办部门核心工作《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：审核公司工程项目的预付款、进度款、尾款等款项支付申请部门职责22/38采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：原水计量和采购部门职责23/38采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：用电计量和采购部门职责24/38采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：①采购项目前期的方案拟定及审批②参与涉及水厂维护事务相关供应商的评估、评审③参与涉及水厂维护事务采购事宜，包括邀标、技术标书制作等④参与涉及水厂维护事务采购事宜相关采购物资和服务的验收部门职责25/38《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部①年度采购预算汇总②办理款项支付审批，实施款项支付③会计核算工作部门职责26/38采办部工程审计部米铺水厂水厂运行部水厂维护部财务部《采购控制程序》中涉及6个部门权责共6款，其中与我们密切相关的有24条。具体情况如下：预算内项目物资类项目不必立项预算外项目工程类项目需要立项管理要求27/38采购立项不必立项的采购项目需要立项的采购项目紧急采购的立项审批需要立项的紧急采购在采购实施后或在项目实施的同时必须补办采购立项审批手续物资服务工程立项申请单.xlsx管理要求28/38采购立项审批权限－技术类归口管理部门副总经理/总监≤5000元财务总监≤5000元总经理＞5000元＜50000元董事长≥50000元＜100000元董事长+技术委员会≥100000元详情请参照《采购控制程序》5.2.2条款采购立项审批权限表管理要求29/38采购立项审批权限－非技术类归口管理部门副总经理/总监≤2000元财务总监≤2000元总经理＞2000元＜＜50000元董事长≥50000元详情请参照《采购控制程序》5.2.2条款采购立项审批权限表管理要求30/38采购立项审批权限采购立项的填写格式详情请参照《采购控制程序》5.2.4条款•填写请购单•审核请购单•批准请购单•提交请购单采购请购单•选择供应商•询议价•比价•确定供应商采购订单•拟定采购合同•审核采购合同•批准采购合同•签订采购合同采购合同管理要求31/38采购合同管理要求32/38采购合同什么情况下签订采购合同？采购金额(RMB)采购请购单采购订单采购合同备注0-5000需要需要不需要①外埠且是第一次合作的新供应商需要签订采购合同＞5000需要需要需要①年度合同供应商经不需要②常合作的供应商视情况而定管理要求33/38未授权承诺未授权承诺情形在收到批准的采购申请单之前，采购员就要求供货商发货在未签订合同或紧急授权的情况下，直接要求供应商供货有机会谈判协议条款或条件、或得到更低的价格之前，供货商的价格已经由未授权人员接受在执行采购合同或采购订单之前，向供货商做出若采购物料经检验合格，就一定购买的承诺在有机会谈判协议条款或条件、或得到更低的价格之前，供货商的价格已经被该采购员接受管理要求34/38未授权承诺未授权承诺风险危害来自其它供应商承诺的现有货源，并会失去为公司争取到最大价值所需的谈判地位供应商在没有责任约束的情况下，若一旦出现质量问题，会将潜在的责任推给了本公司供应商可能会延误发货，并在接收、购买和付款的流程中导致冗长和无谓的浪费当未授权人做出的有意或无意承诺时，将使公司和供应商受到严重的风险与处罚在有机会谈判协议条款或条件、或得到更低的价格之前，供货商的价格已经被该采购员接受管理要求35/38未授权承诺未授权承诺纠正与供货商或申请者取得联系，确定是否曾真正地做出过承诺评估形势的潜在影响，采取措施减缓后果，并防止再次发生如果取消承诺对本公司最为有利，则可考虑退货或重新进货如果不能取消承诺，则试着协商最佳的价格和条款，降低损失在有机会谈判协议条款或条件、或得到更低的价格之前，供货商的价格已经被该采购员接受管理要求36/38未授权承诺未授权承诺预防采办部应协助公司各部门，以帮助各部门人员了解他们的角色与责任采办部定期编制报告并呈报财务总监、总经理和董事长（若需）审核鉴别报告记录的趋势，由公司管理层决定需要采取何种措施或行动若做出了未授权承诺，则必须立即采取纠正措施，以减轻所产生的后果在有机会谈判协议条款或条件、或得到更低的价格之前，供货商的价格已经被该采购员接受管理要求37/38未授权承诺物资采购验收验收不合格的物资不得入库，仓库管理员填写《不合格物资登记表》，采购员通知供应商退换货，只有经供应商更换并经验收合格后，方可办理入库手续。详细规定请参照《采购验收管理流程》。管理要求38/38相关支持性文件中国人民共和国政府采购法公司财务管理“支付管理制度”公司行政管理“合同管理流程”公司行政管理“公司档案管理流程”公司物流管理“供应商管理流程”公司物流管理“招标管理流程”公司物流管理“采购验收管理流程”公司物流管理“闲置、报废物资处置管理制度”公司物流管理“库房管理制度”公司物流管理“编码管理规定”用友供应链作业指导书39/38