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^|Youhavetobelieve,thereisaway.Theancientssaid:thekingdomofheavenistryingtoenter.Onlywhenthereluctantstepbysteptogotoit'stime,mustbemanagedtogetonestepdown,onlyhavestruggledtoachieveit.--GuoGeTech关于报告、总结、计划、函、决定、规定.办法、通知、通报、批复、请示、会议纪要、等文书的写法及范文公文写作基本要求公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化地字，一切以国家语言文字工作委员会颁布地汉字简化表为主。这就是公文地书写规范。词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用地个别文言词（如“其、之、者、所”、广泛使用地成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。遣词造句，也要规范。除“值此……之际”等已经通用地句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”地习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。标点符号要使用正确。常用地16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布地《标点符号用法》（自1996年6月1日起实施）为标准。要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文地动力，正如激情是产生文学作品地动力一样。此外，还要明确以什么为标准。“我有一言应记取，文章得失不由天”（鲁迅：《别诸第三首》）。广大秘书工作者要树立信心，勤学苦练，相信一定会在贯彻新《办法》地实践中写出篇幅简短、信息量大、有实用价值、提高行政效率地好公文。行文规则行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。文稿书写规范文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。公文写作的一般步骤（一）公文写作前的准备1·明确行文目的和要求。2·确立公文主题。3·选定公文文种。4·占有材料。5·确定具体表达方式。（二）撰拟文稿1·安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。2·拟出写作提纲。3·正式撰拟文稿。（三）审核修改文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。公文的语言特点公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。公文词语的选择在选择词语的过程中应注意：认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。公文中特殊事物和概念的表达要求在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度的表达；语气、神态的表达。公文修辞公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。公文专用词语由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。公文语言表达的简化简化公文语言表达的方法主要是：取消、压缩、替代、合并。公文中避免歧义的一般方法歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。歧义的出现是有规律的。消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；以上下文提供尽可能充分的语言环境。一、报告写法及范文建议报告关于××××××的报告院领导：根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：一、×××××××××××××××××××××××××××××。二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院××处××××年×月×日例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告国务院：脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部一九九三年十月二日情况报告关于××××××的报告根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。北京积水潭医院××处××××年×月×日例文(情况报告)关于中央移民建镇资金审计情况的报告(审计署一九九九年十月二十二日)根据《国务院办公厅转发国家计委灾后重建整治江湖兴修水利现场办公会会议纪要的通知》(国办发[1999]2号)的有关要求，我署组织省审计机关进行了审计调查。现将主要情况报告如下：去冬今春，国家计委下达4省移民建镇安置计划23.3万户，中央财政预算内专项资金34.9亿元，并于3月底前下拨到省。审计及调查结果表明，中央采取的移民建镇措施，使饱受洪涝灾害之苦的广大移民发自内心地感谢党和政府的关怀，对改善、密切党群关系及维护社会稳定起到了有效的促进作用，同时也活跃了这些地区的市场，对经济增长起到了一定的拉动作用。但是，审计也发现了一些问题，需要引起足够重视。一、多数地方未按每户1.5万元拨补资金到户(略)二、一些地方统建房造价高，入住率低(略)三、地方各级部门滞留占压、挤占挪用资金等问题比较普遍(略)四、拆旧完成情况不好(略)针对这次审计查出的问题，提出以下建议：一、对中央移民建镇资金用于基础设施建设的比例，国家计委应会同有关部门做出限制性规定，防止各行其是，随意扩大。二、重视和解决统建房入住率低的问题。三、对这次审计查出的滞留占压资金、挤占挪用资金及项目、资金管理混乱等问题，要进行整改，同时要进一步采取有力措施解决退耕移民的生计问题，并严格按照国办发[1999]2号文件要求做好拆除旧房工作，切实做到建新拆旧。《报告》写作要点报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。二、总结的写法及范文(一)总结的标题总结的标题有种种形式，最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成，如《××市财政局1999年工作总结》、《××厂2000年上半年工作总结》。有的总结标题中不出现单位名称，如《创先争优活动总结》、《1999年教学工作总结》。有的总结标题只是内容的概括，并不标明“总结”字样，但一看内容就知道是总结，如《一年来的谈判及前途》《周恩来选集》上卷，人民出版社1980年版，第251页。、《走活三步棋，选好一把手》《先锋》1996年第5期。等。还有的总结采用双标题。正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种，如《构建农民进入市场的新机制——运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结》、《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验》。(二)总结的正文和其他应用文体一样，总结的正文也分为开头、主体、结尾三部分，各部分均有其特定的内容。1．开头总结的开头主要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注意简明扼要，文字不可过多。2．主体这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。主体部分常见的结构形态有三种。第一，纵式结构。就是按照事物或实践活动的过程安排内容。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。第二，横式结构。按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。第三，纵横式结构。安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。主体部分的外部形式，有贯通式、小标