部门职责和岗位说明书编写培训[1]

部门职责和岗位（工作）说明书编写培训二00六年十一月三日部门职责根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级有关文件（部门）规定部门所承担的职责，或集团及各单位有关文件规定的部门所承担的职责。体例要求：首先概述本部门的职责范围；其次分类简述各项职责。部门职能1、概述本部门的职能范围：用3-5个关键词概述，如：学生管理、学籍管理、人员招聘、就业指导2、分类简述各项职责：根据大类职能范围，分类简述。以人事处为例作说明一、概述职能范围：人事处在分管院长领导下负责全院人力资源的管理和开发，包括人员招聘与调配、干部任免与考核、师资培训与管理、薪酬福利管理、人事统计等项工作。二、分类简述各项职责1、人事工作⑴负责学院人员招聘和人才引进工作，审核各部门人员需求申请，拟订招聘计划，发布招聘信息，办理拟聘教职工有关聘用手续；⑵协助用人部门对新聘教职工进行试用期考核，办理试用期满的教职工转正和签订劳动同；⑶办理学院教职工的内部调配，办理批准离职的教职工的离校手续；⑷劳动合同的管理：办理教职工劳动合同续订、解除、终止；⑸实习生管理：安排实习生到有关系、科、处（室）实习，协助用人部门对实习生进行考核；⑹办理应届毕业生的接收和教职工调动；⑺协调处理学院与教职工间的劳动关系，做好辞职、离职教职工解释、面谈工作；⑻拟订学院人力资源编制方案；⑼对岗位进行科学分析，编制学院所有岗位《岗位说明书》。2、师资〈干部〉工作⑴组织对全院教职工进行绩效考核，参与对有关人员的考核；⑵负责学院干部的任免，对拟任免人员进行面谈和考核，做好拟任免职人员的思想工作；⑶负责全院学科（专业）带头人、优先中青年骨干教师的考核、评聘；⑷负责全院教职工职称评审工作，根据政府有关规定和安排，组织教职工报考或参评；⑸办理教师资格认定工作，根据教育部门有关规定和安排，组织教职工申报；⑹拟订学院教职工培训计划，组织实施各项培训（入职、岗前、转岗、专项培训），负责教职工外派培训管理，审核、登记培训费用，签订服务协议。3、薪酬福利工作⑴通知试用期及试用期满转正定级教职工薪酬；⑵根据教职工工作岗位、职务、职称、技能等级等变动情况，调整工资、福利、津贴等薪酬事项；⑶根据学院规定，为符合条件且提出申请的教职工办理社会保险、商业医疗保险的参保，为离校的教职工办理停保，为教职工办理保险待遇的申领和养老基金的转入、转出；⑷根据学院规定，为提出申请的教职工办理住房公积金的缴存，为离校的教职工办理封存，办理教职工住房公积金的转入、转出，对教职工住房公积金提取进行审核；⑸对教职工享受国内旅游津贴进行审核、登记，协助发放节日慰问品4、文档、统计工作⑴人事处文件的收发、传阅、催办、归档；⑵人事处会议的通知、组织，并做好会议记录，人事处办公用品的领用与管理、办公设备维护管理、清洁卫生等内务管理工作；⑶进行人力资源的统计、分析，编制人力资源报表；⑷为学院教职工开具证明其身份、薪酬、工作关系等证明，为人事档案由学院管理的教职工开具婚姻状况、计划生育情况的证明，负责教职工胸卡的制作；⑸登记、审核教职工的出勤情况，对违反考勤制度的教职工进行处罚，办理教职工请假、休假、销假事宜；⑹搜集、整理、保管教职工个人档案，办理教职工档案的查阅、借阅、转递事宜，登记教职工学历学位、职称、技能等级变动情况；岗位（工作）说明书一、基本信息二、工作描述三、任职资格什么是职位说明书？职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人员无关。通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任范围等的分析，给工作岗位画像、照相。岗位说明书的意义与作用岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础在人力资源管理系统中，岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略岗位分析三大原则1、分析，而不是列清单；analysis,notlists2、分析工作，而不是在职人；jobs,notpeople3、分析实际工作，而不是做主观臆断。Facts,notjudgements一、基本信息1-1职务名称1-2编号1-3所属部门（处室/系/部/中心/本部门）1-4职务等级（院、处/系、科/室、组）1-5工资等级（管理、教师、工勤－级/档）1-6所辖人员1-7定员人数1-8岗位性质(管理、教师、教辅、工勤)1-9编写日期二、工作描述2-1工作概述2-2工作内容2-3工作职责2-4权限范围2-5工作结果2-6工作设备2-7工作环境2-8工作关系2-9绩效标准2-10职业发展路径2-1工作概述工作概述是对工作职责、性质、任务的总体表述，应简明扼要，但应突出工作重点。例如:常务副院长工作概述：在院长领导下，主持学院日常工作，负责学院行政工作，统筹协调学生工作和就业实习指导工作。教务处处长工作概述：在主管院长领导下，主持教务处全面工作。人事处招聘主管工作概述：在人事处长领导下，负责学院人员招聘、人才引进、劳动合同管理工作。2-2工作内容工作内容概括本职位的主要职责及要求达到的目标。要求表述概括简洁、全面而又切中要点，含义明确。做什么－达到什么目的例如:人事处招聘主管的工作内容做好人员招聘、人才的引进工作，把好面试关，保证新聘人员的水平、质量；按照用人部门需求，及时补充所需人员，降低人员流出对学院工作造成的损失；按时完成劳动合同续签工作，做好辞职教职工的挽留和解聘教职工的解释工作，降低人员离职率，维护学院的声誉。2-3工作职责列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确；每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。做什么——负什么责任例如：财务总监工作职责1、利用财务核算与会计管理原理为集团经营决策提供依据，协助董事长制定集团战略，并主持集团财务战略规划的制定；2、建立和完善财务管理制度，建立科学、系统符合集团实际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制；3、制定集团资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算；4、筹集集团运营所需资金，保证集团战略发展的资金需求，监管集团重大资金流向；5、主持重大对外投资项目的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制；6、协调集团同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护集团利益；7、参与集团重要事项的分析和决策，为集团的经营、业务发展及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据；8、审核财务报表，提交财务管理工作报告；9、完成董事长交办的其他工作。职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向……倾听客户的买卖指令……比较部门实际费用与预算费用的差别……用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：动词宾语目的描述收集财务数据审核各部门提出的预算费用需求执行财务预算模型分析支持公司下年度财务规划统计客户数据向公司管理层汇报老客户流失率清洁机房设备按照清洁手册的排班要求，保证正常操作驾驶员工班车在工作日接送员工上下班检测和修理报损的机器设备每天，或根据需要决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化专业与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援特定性或基层工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应一般性管理联系协助控制监督协调2-4权限范围权限范围包括工作权限、费用权根、人事权根。例如：人事处长权限范围▲工作权限：人力资源规划权；劳动合同履行权；违纪处理的建议权；各类假别审核、批准权；部门内部工作考核权；部门文件的批准权。▲费用权限：培训经费使用管理权；工效分配审核权；处内二次分配权。▲人事权限：人力资源调配使用权；中层管理人员监督考核权；处内人员调配权；处内员工奖励、惩罚权；处内人员提升建议权和聘用权；人员聘用考核、建议权。2-5工作结果主要描述工作：事项；数量；质量；程度2-6工作设备（信息）主要描述工作中需要使用工具、作业(办公)设备及信息。例如：综合办公室文印文员本岗位人员能熟练使用电脑、复印机、速印机，对设备故障会简单排除、处理。2-7工作环境主要描述工作场所、工作危险性程度、有无职业病发生可能、工作时间、工作均衡性、工作舒适程度、所处社会环境等。例如：维修工本岗位主要在室内工作，有时需要在户外工作；工作有一定危险性，但危险性较低；一般不会发生职业病；八小时工作制，晚间需要值班，有时需要加班；工作舒适度一般；社会评价一般。2-8工作关系主要描述工作中的直接上级（上级）、直接下级以及工作需要内部联系、外部联系部门。例如：人事处长工作关系内部工作关系1、各职能部门2、各系部中心外部工作关系1、省、市教育部门2、省、市组织人事部门3、省、市劳动保障部门4、省、市人才交流中心5、省、市劳动力市场6、省、市专业资格考试中心7、各大、中院校8、咨询顾问公司分管人事副院长人事处处长人事处所属员工院长2-9绩效标准KPI(KeyPerformanceIndication)根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准和要求。1、数量、质量、时间、成本2、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果数量•每月、每季度顾客的数量•每周、每月处理的项目（报告、表格）数量•每月、每季度处理的诸如咨询、投诉的事件•每月、每年顾客投诉的数量•（在具体项目中）员工参与的百分比•每月、每季度由于旷工而消耗的劳动时间质量•（部门、计划等的）差错率•每季度、每年由于严重失误而造成的生产时间损耗•正确无误的订单比例•员工流失的比率•重复检测的百分比•返工（或完全废弃）的百分比•故障或停产（停工期间）时间的百分比时间•错过截止期的百分比或数量•铃响三声之内回复电话的百分比或数量•完成工作的天数•月末或季度末还需工作的天数•流失的时间（经营突然好转的时间）•每月/季度某一件事的发生频率成本•与预算偏差的百分比•预算中的生产开支（包括超工作量或其他成本）•比上期或上个季度所节省的金额•完成每个单位工作的时数KPI类型四个方面的举例KPI考核评分标准设定示例IKP目标值权重评价标准1产量90箱25分按照标准折合为标准产量，90箱/台班为基数，得分为20分，每＋－箱则＋－1分。最多加工分。折算标准参照相关文件规定2消耗1.5KG/件15分按照标准折合为标准消耗，以1.5KG/件为基数,基数得分13分.每+-0.01KG/件则－＋0.1分,15分封顶,8分保底,折算标准参照相关规定3质量检验自检及时/无漏检记录及时/真实/规范20分自检滞后-2分/次;自检漏项-1分/项;记录不真实-2分/次;记录不及时-1分/次;记录不规范-1分/次,不保底检验合格率99%20分99%为18分，每提高0.1%+0.2分,每降低0.1%-0.2分420%100%为100分,没降低0.1%减1分,进行线性评分部门经理月度业绩考评表部门：人力资源部姓名：考核时间段：考核内容评分标准优良中差权重91-10076-9061-7560以下工作计划性、目标性有明确的月度工作计划。有很好的计划监控手段，工作目标明确，并且能够让每位执行者都明确并理解工作目标。目标达成率100%有明确的月度工作计划，有较好的计划执行监控。工作目标明确，目标被执行者普遍知晓，目标达成率在90%以上有