搜索
2/29Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一.它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。在Word中也有表格,在Excel表格与Word表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力.Excel中内置的公式和函数,可以帮助用户进行复杂的计算.由于Excel在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。Excel简介3/29课程分享内容基础操作技巧1常用函数2综合应用3数据透视表4常见错误提示与处理54/29一、基础操作技巧我们首先要了解Excel菜单的一些基本应用，这样才能使我们对其进行熟练的操作，达到提高工作效率的目的。5/291、我们要借助Excel软件中自带的帮助功能来为我们解决工作中遇到的一些简单问题。例如：我们想知道Excel中有那些快捷键，这时我们就可以使用Excel帮助功能来为我们解决。输入需要帮助的内容基础操作技巧6/29基础操作技巧2、数据录入技巧。我们可以根据自己日常操作习惯，配合Tab键和Enter键进行操作，选择适合自己的数据录入方式。如图，我们怎样在不使用鼠标的情况下快速录入右图中的数据。7/29基础操作技巧3、常用快捷键。快捷键的使用是我们提高工作效率的有效途径之一。Excel中快捷键相当多，根据不同的组合，功能也不尽相同，我们掌握一些常用的即可。下面给大家介绍一下我掌握的一些快捷键。①、基本快捷键CTRL+C：复制CTRL+V：粘贴复制的单元格CTRL+X：剪切选中的单元格CTRL+A：选中整张工作表CTRL+Z：还原CTRL+home：跳到文件开头CTRL+end：跳到文件最后8/29基础操作技巧②、F4功能键的妙用，它等同于“Ctrl+Y”，主要功能是重复上一次操作和在相对引用与绝对引用之间相互切换。在很多情况下都会用到，比如在工作表内重复插入或删除行、标记部分数据等，只需按下F4键即可重复操作，不用重复使用菜单栏，大大提高我们的工作效率。相对引用，指单元格公式中用列表和行号直接表示所引用单元格的地址，当复制公式时，原单元格内引用的地址在新的单元格内发生变化，但其引用单元格地址之间的相对位置间距保持不变。绝对引用，指绝对位置引用单元格，如果公式所在单元格位置改变，绝对引用单元格保持不变。9/29基础操作技巧③、Ctrl键的部分使用ctrl+“右方向键”或“左方向键”，是将光标移到到该数据区域最右边，反之为移动到最左边。若在配合Shift键使用，功能将变为选择相应区域。ctrl+“上方向键”或“下方向键”，是将光标移到到该数据区域最下边，反之为移动到最下边。若在配合Shift键使用，功能将变为选择相应区域。10/29基础操作技巧Ctrl+*或者Ctrl+Shift+8，功能为快速选择工作表中一个连续的数据区域。此快捷操作可以避免我们不能准确的选择一个数据区域，提高我们的工作效率。④、Alt+Enter键,其功能为强制换行，通常用于工作表表头的制作。11/29基础操作技巧4、排序，在实际工作中怎样根据我们自己的要求去对相应的数据进行排序。如：怎样按照自己公司规定的一个部门顺序进行排序。使用菜单栏里排序是不能实现的，因为他默认是以字母顺序排列，因此，我们需要通过工具菜单选项自定义序列里面增加该序列来实现。12/29基础操作技巧5、查找与替换功能，使用通配符“*”、“？”来高级模糊查找（星号代表无限多个数据，问号代表一个一位数值），以及使用该功能对设置有相同格式的内容进行快速查找或者替换，轻松实现大海捞针。6、利用工作组对工作组格式调整、数据录入以及对工作组中相同单元格求和等。13/29基础操作技巧小结：1、F4键的功能是什么，与格式刷的区别在哪里？2、怎样快速选择一个连续的数据区域？3、通配符“*”和“？”各代表什么？有什么作用？14/29二、常用函数1、基本函数Sum函数，计算单元格区域中所有数值的和。Sumif函数，按条件求和，即根据指定条件对若干个单元格求和。语法：（求和的对象，条件，求和范围）Round函数，按指定位数对数值进行四舍五入。Rand函数，返回大于或等于且0小于1的平均分布随机数。15/29常用函数2、日期函数①、Date函数，根据提供的年月日数字返回一个完整的日期。语法（年，月，日）如：计算年份为2006、月份为6月、日期为12号的日期=date(2006,6,12)将得到结果为2006-6-12一个完整的日期16/29常用函数②、Datedif函数，主要功能：计算返回两个日期参数的差值。语法（第一日期，第二日期，返回类型）返回类型是指指定返回差值为年、月、日的数值此函数是Excel中的一个隐藏函数，在函数向导中是找不到的，可以直接输入使用，该函数主要用于计算年龄、工龄等非常有效。17/29常用函数3、逻辑判断函数If，根据指定的条件计算结果为True或False，返回不同的结果。可以使用IF对数值和公式执行条件检测。（原则，如果用大于符号则从大到小排列，反之则从小到大。）语法：（条件，是则结果，否则结果）用If函数条件判断18/29常用函数大家思考：我们怎么用函数来做一个自动到期提醒？19/29常用函数4、查找引用函数Vlookup，在表格或数值数组中查找指定的数值，并由此返回指定的数值。语法：（查找值，查找范围，赋值序列号，查找类型）左图为一个数据源，我们可以使用Vlookup函数在右图品名中录入品名后，规格和单价自动生成，从而减少数据录入次数，并能提高数据准确性。引用20/29常用函数5、取数函数Left、Mid，这两个函数的功能均为按照指定要求提取字符串。工作常用这两个函数来提取身份证号码中包含的出生年月、性别、籍贯等个人信息。利用函数来代替人工判断，不仅有利于提高工作效率，而且还可以保证信息的准确性。21/29小结：1、我们需要有条件的求和时选择那个函数？2、求员工的工龄用那个函数？3、那些函数可以用来提取字符串？常用函数22/29三、综合运用下面我和大家一起，将上面讲到的部分函数结合在工作的使用给大家做一个连续性展示。23/29四、数据透视表数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。使用数据透视表可以深入析数值数据，并且可以回答一些预计不到的数据问题。数据透视表是针对以下用途特别设计的：1、以多种用户友好方式查询大量数据。2、对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。3、展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域摘要数据的明细。将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的不同汇总。对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，使您能够关注所需的信息。4、提供简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。24/29数据透视表我以制作带本页小计和累计的数据透视表和数据图给大家演示。25/29五、常见错误提示及处理方法１、错误值：“＃＃＃＃”含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。解决办法：增加列度，使结果能够完全显示。２、错误值：“＃DIV/0!”含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。3、错误值：“＃REF!”含义：删除了被公式引用的单元格范围。解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。26/29常见错误提示及处理方法4、错误值：“＃VALUE!”含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。５、错误值：“＃N/A”含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据27/29常见错误提示及处理方法6、错误值：“＃NUM!”含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。7、错误值：“＃NULL！”含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10C1:C10)”，就会产生这种情况。解决办法：取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10,C1:C10)”28/29常见错误提示及处理方法8、错误值：“＃NAME?”含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意将公式中的文本括在双引号中。29/29